Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tư nhân, việc bảo hộ các đối tượng sở hữu công nghiệp như nhãn hiệu, kiểu dáng công nghiệp hay sáng chế là yếu tố sống còn để duy trì lợi thế cạnh tranh. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, không ít trường hợp văn bằng bảo hộ gốc bị thất lạc, hư hỏng hoặc cần thêm bản sao cho các đồng chủ sở hữu. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập Tờ khai cấp phó bản văn bằng bảo hộ đối tượng sở hữu công nghiệp theo đúng quy định pháp luật hiện hành năm 2019.

1. Tại sao cần cấp phó bản văn bằng bảo hộ sở hữu công nghiệp?

Theo quy định tại Luật Sở hữu trí tuệ 2005 và Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi 2009, văn bằng bảo hộ là chứng thư pháp lý duy nhất xác nhận quyền sở hữu của cá nhân, tổ chức đối với đối tượng sở hữu công nghiệp.

Việc yêu cầu cấp phó bản thường phát sinh trong hai trường hợp chính:

• Đồng chủ sở hữu: Khi quyền sở hữu công nghiệp thuộc về nhiều tổ chức, cá nhân khác nhau, mỗi chủ sở hữu đều có quyền được cấp một phó bản văn bằng bảo hộ.
• Thay thế bản gốc: Mặc dù thủ tục cấp lại văn bằng bảo hộ (khi bị mất, hỏng) có sự khác biệt nhất định, nhưng tờ khai này thường được sử dụng tích hợp để yêu cầu Cục Sở hữu trí tuệ xử lý các vấn đề liên quan đến hình thức của văn bằng.

2. Căn cứ pháp lý thực hiện thủ tục năm 2019

Tính đến thời điểm tháng 05/2019, các doanh nghiệp cần đối chiếu hồ sơ dựa trên các văn bản sau:

• Nghị định 103/2006/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết thi hành Luật Sở hữu trí tuệ về sở hữu công nghiệp.
• Thông tư 01/2007/TT-BKHCN (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 16/2016/TT-BKHCN).

3. Hướng dẫn chi tiết cách điền Tờ khai cấp phó bản

Tờ khai phải được trình bày theo mẫu chuẩn, sạch sẽ và không tẩy xóa. Dưới đây là các mục quan trọng cần lưu ý:

3.1. Thông tin chủ đơn (Mục 1)

Chủ đơn là tổ chức hoặc cá nhân đang đứng tên trên văn bằng bảo hộ gốc. Bạn cần ghi chính xác tên đầy đủ, địa chỉ theo đúng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân. Đừng quên cung cấp số điện thoại và email để Cục Sở hữu trí tuệ liên hệ khi cần thiết.

3.2. Đại diện của chủ đơn (Mục 2)

Nếu doanh nghiệp tự thực hiện, hãy đánh dấu vào ô "là người đại diện theo pháp luật". Trong trường hợp thuê các tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp, cần ghi rõ tên tổ chức và thông tin liên lạc của họ.

3.3. Xác định loại văn bằng bảo hộ (Mục 3)

Bạn cần đánh dấu chính xác loại văn bằng mình đang sở hữu, bao gồm:

• Bằng độc quyền sáng chế/giải pháp hữu ích.
• Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu.
• Bằng độc quyền kiểu dáng công nghiệp.
• Giấy chứng nhận đăng ký thiết kế bố trí mạch tích hợp bán dẫn.

Lưu ý: Phải ghi rõ số văn bằng bảo hộ tương ứng vào cột bên cạnh.

3.4. Nội dung yêu cầu và cam kết (Mục 4, 5, 8)

Tại Mục 4, hãy ghi rõ lý do yêu cầu cấp phó bản (ví dụ: cấp cho đồng chủ sở hữu thứ hai). Cuối tờ khai, chủ đơn phải ký tên, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu pháp nhân của doanh nghiệp tư nhân. Lời cam đoan tại Mục 8 khẳng định tính trung thực của thông tin, nếu sai sót chủ đơn sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.

4. Hồ sơ đi kèm và mức phí, lệ phí

Để hồ sơ được chấp nhận, ngoài tờ khai, bạn cần chuẩn bị:

• Bản gốc văn bằng bảo hộ (nếu yêu cầu đổi do hỏng).
• Mẫu đối tượng sở hữu công nghiệp (nhãn hiệu, ảnh chụp kiểu dáng...) trùng khớp với bản gốc.
• Giấy ủy quyền (nếu nộp qua đại diện).
• Chứng từ nộp phí, lệ phí theo quy định của Bộ Tài chính.

"Việc sửa đổi nội dung Tờ khai này được quy định tại khoản 14 Điều 1 của Thông tư 18/2011/BKHCN-SHTT sửa đổi Thông tư 01/2007/TT-BKHCN."

5. Những lưu ý quan trọng khi nộp hồ sơ

Hồ sơ nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện đến Cục Sở hữu trí tuệ (Địa chỉ: 386 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội) hoặc các văn phòng đại diện tại TP. Hồ Chí Minh và Đà Nẵng. Thời gian xử lý thông thường là 01 tháng kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Việc chủ động thực hiện các thủ tục này không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ pháp lý mà còn là lá chắn bảo vệ tài sản trí tuệ trước các hành vi xâm phạm của đối thủ cạnh tranh trên thị trường.