Trong quy trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hàng năm, việc phân loại và kê khai đúng các nhóm đối tượng thụ hưởng thu nhập là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh được các sai sót về mặt pháp lý. Một trong những biểu mẫu quan trọng nhưng thường gây nhầm lẫn cho kế toán chính là Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần (Mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN).

Chuyên gia kế toán đang thực hiện rà soát dữ liệu quyết toán thuế TNCN (ảnh minh họa)

1. Đối tượng nào phải kê khai vào Bảng kê 05-2/BK-QTT-TNCN?

Theo quy định tại Thông tư 92/2015/TT-BTC và Thông tư 111/2013/TT-BTC, bảng kê này dành riêng cho các cá nhân mà tổ chức trả thu nhập đã khấu trừ thuế theo thuế suất toàn phần trong năm. Cụ thể bao gồm:

• Cá nhân cư trú: Không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng có tổng mức trả thu nhập từ 2.000.000 đồng/lần trở lên (khấu trừ 10%).
• Cá nhân không cư trú: Thu nhập phát sinh tại Việt Nam (khấu trừ 20% đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công).
• Các khoản chi khác: Phí mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động.

2. Chi tiết các chỉ tiêu quan trọng trên mẫu 05-2/BK-QTT-TNCN

Việc điền sai các chỉ tiêu không chỉ dẫn đến sai lệch số thuế phải nộp mà còn có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế. Dưới đây là phân tích các chỉ tiêu cốt lõi:

Chỉ tiêu [11] - Tổng số thu nhập chịu thuế (TNCT): Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công mà tổ chức đã trả cho cá nhân trong kỳ tính thuế.

Bên cạnh đó, kế toán cần đặc biệt lưu ý các chỉ tiêu sau:

• Chỉ tiêu [12]: TNCT từ phí mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác. Đây là khoản thu nhập mà doanh nghiệp mua cho người lao động tại các đơn vị bảo hiểm nước ngoài chưa có pháp nhân tại Việt Nam.
• Chỉ tiêu [15] - Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ: Phản ánh chính xác số tiền thuế mà doanh nghiệp đã giữ lại và nộp vào ngân sách nhà nước thay cho cá nhân.
• Chỉ tiêu [16]: Số thuế TNCN được giảm do làm việc tại Khu kinh tế (KKT). Đây là ưu đãi đặc thù dành cho nhân sự làm việc tại các địa bàn được khuyến khích phát triển.

Mẫu bảng kê 05-2/BK-QTT-TNCN cần được lập chi tiết cho từng cá nhân (ảnh minh họa)

3. Những sai sót thường gặp khi lập bảng kê

Trong thực tế triển khai tại thời điểm năm 2019, nhiều đơn vị thường mắc phải các lỗi như:

1. Gộp chung đối tượng: Đưa cả cá nhân có hợp đồng lao động trên 3 tháng vào bảng kê 05-2 thay vì bảng kê 05-1.
2. Sai mã số thuế: Không kiểm tra tính hiệu lực của mã số thuế cá nhân dẫn đến việc hệ thống HTKK báo lỗi khi kết xuất dữ liệu.
3. Thiếu hồ sơ chứng minh: Đối với các trường hợp áp dụng Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (Chỉ tiêu [14]), doanh nghiệp thường thiếu hồ sơ thông báo miễn giảm thuế theo Hiệp định gửi cơ quan thuế.

4. Mẫu bảng kê chi tiết (Tham khảo)

Dưới đây là cấu trúc trình bày của bảng kê theo quy định hiện hành:

Lưu ý: Đơn vị tiền tính bằng Đồng Việt Nam. Người nộp thuế phải cam đoan số liệu khai là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Lời khuyên từ chuyên gia

Để việc quyết toán thuế diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp nên thực hiện rà soát danh sách nhân sự và phân loại hợp đồng ngay từ trong năm tài chính. Việc sử dụng các phần mềm kế toán có kết nối trực tiếp với hệ thống HTKK sẽ giúp giảm thiểu sai sót thủ công khi nhập liệu các chỉ tiêu từ [06] đến [24].