Trong bối cảnh quyết toán thuế thu nhập cá nhân đang đến gần, việc đăng ký mã số thuế (MST) cho người lao động là nhiệm vụ quan trọng của bộ phận kế toán tại các doanh nghiệp. Theo quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC, doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thuế cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và đăng ký thuế cho người phụ thuộc của cá nhân một lần trong năm.

1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị thông tin gì?

Để quá trình kê khai trên phần mềm diễn ra suôn sẻ và tránh sai sót dẫn đến việc bị từ chối hồ sơ, doanh nghiệp cần yêu cầu người lao động cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin sau:

• Họ và tên: Phải khớp hoàn toàn với Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Thẻ căn cước công dân (CCCD).
• Số CMND/CCCD: Kiểm tra kỹ các chữ số, tránh nhầm lẫn.
• Ngày, tháng, năm sinh: Thông tin bắt buộc để định danh cá nhân.
• Địa chỉ cư trú và địa chỉ đăng ký theo hộ khẩu: Cần ghi rõ số nhà, đường/phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.

2. Quy trình 5 bước đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng

Việc đăng ký MST cá nhân năm 2019 chủ yếu được thực hiện qua phần mềm hỗ trợ và gửi file dữ liệu lên cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

Bước 1: Tải và cài đặt phần mềm hỗ trợ

Hiện nay, doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm QT TNCN 3.3.1 hoặc các phiên bản mới nhất của phần mềm HTKK để thực hiện kê khai. Sau khi tải về, bạn tiến hành giải nén và cài đặt theo hướng dẫn của hệ thống.

Bước 2: Kê khai thông tin trên phần mềm

Sau khi mở phần mềm, bạn chọn mục “Đăng ký thuế qua CQCT” (Cơ quan chi trả). Tại đây, màn hình sẽ xuất hiện tệp hồ sơ đăng ký thuế, bạn cần điền các thông tin định danh của doanh nghiệp:

• Mã số thuế: Nhập MST của công ty đang thực hiện chi trả thu nhập.
• Tên: Nhập chính xác tên công ty theo Giấy phép kinh doanh.
• Cơ quan thuế cấp cục và Chi cục thuế quản lý: Chọn đúng đơn vị nơi công ty đặt trụ sở và kê khai thuế.
• Số hiệu tệp: Nếu là lần đầu nộp trong ngày, mặc định là 1. Các lần nộp sau phải tăng dần số hiệu để hệ thống không báo lỗi trùng lặp.

Tiếp theo, bạn nhập chi tiết thông tin của từng nhân viên vào bảng kê. Sau khi nhập xong, hãy nhấn nút “Kiểm tra”. Nếu phần mềm báo “Tờ khai hợp lệ”, bạn mới có thể chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 3: Kết xuất tệp hồ sơ dữ liệu

Khi dữ liệu đã chuẩn xác, bạn nhấn “Ghi dữ liệu” và chọn “Kết xuất tệp hồ sơ”. Định dạng file kết xuất thường là .xml hoặc .txt tùy theo yêu cầu của cổng tiếp nhận tại thời điểm đó.

Lưu ý: Một số Chi cục Thuế vẫn yêu cầu nộp kèm bản giấy có ký tên, đóng dấu của đại diện doanh nghiệp. Bạn nên in bảng kê này để lưu trữ và nộp trực tiếp nếu cần thiết.

Bước 4: Gửi hồ sơ qua cổng thông tin điện tử

Doanh nghiệp truy cập vào website: http://www.tncnonline.com.vn. Tại mục “Đăng ký thuế”, chọn “Tổ chức chi trả” và đăng nhập bằng MST của doanh nghiệp cùng các thông tin xác thực cần thiết.

Sau khi đăng nhập thành công, bạn thực hiện:

• Điền thông tin người gửi tờ khai (Họ tên, số điện thoại, email).
• Chọn tệp hồ sơ đã kết xuất ở Bước 3.
• Nhấn “Gửi file” để hoàn tất quá trình nộp.

Bước 5: Tra cứu và nhận kết quả

Thông thường sau từ 2 đến 5 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ xử lý hồ sơ. Bạn quay lại trang web trên, vào mục “Tra cứu file” để xem trạng thái. Nếu trạng thái hiển thị “Đã cấp mã”, bạn có thể tải file kết quả về để cập nhật vào hồ sơ nhân sự của công ty.

3. Một số lưu ý quan trọng

Căn cứ theo Luật Quản lý thuế 2006 và các văn bản hướng dẫn, việc chậm trễ đăng ký MST có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động khi thực hiện quyết toán thuế hoặc giảm trừ gia cảnh. Do đó, kế toán cần chủ động thực hiện ngay khi có nhân viên mới phát sinh thu nhập.

Hy vọng hướng dẫn trên sẽ giúp các doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký mã số thuế cá nhân năm 2019 một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.