Trong bối cảnh cải cách thủ tục hành chính mạnh mẽ tại Việt Nam, việc chuẩn hóa dữ liệu trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là yêu cầu cấp thiết. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp đang hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư (đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh), việc cập nhật thông tin không chỉ là quyền lợi mà còn là trách nhiệm để đảm bảo tính thống nhất trong quản lý nhà nước.

1. Căn cứ pháp lý và sự cần thiết của việc cập nhật thông tin

Theo quy định tại khoản 9 Điều 8 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, đối với các doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, mã số doanh nghiệp chính là mã số thuế đã được cấp. Tuy nhiên, nhiều thông tin về ngành nghề, vốn điều lệ và cơ cấu cổ đông của các doanh nghiệp này thường chưa được đồng bộ hoàn toàn lên cơ sở dữ liệu quốc gia.

Đặc biệt, từ ngày 10/10/2018, Nghị định 108/2018/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, mang đến nhiều thay đổi quan trọng trong việc đơn giản hóa hồ sơ và đẩy mạnh số hóa dữ liệu. Việc cập nhật thông tin giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong các giao dịch dân sự, vay vốn ngân hàng và thực hiện các thủ tục hành chính liên thông.

2. Quy trình thực hiện cập nhật thông tin doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ và thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin theo mẫu quy định tại Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT.
• Bước 2: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nộp qua mạng điện tử.
• Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ và thực hiện cập nhật dữ liệu vào Hệ thống thông tin quốc gia.

3. Mẫu Giấy đề nghị cập nhật thông tin chi tiết

Dưới đây là nội dung mẫu Giấy đề nghị được sử dụng phổ biến cho các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc doanh nghiệp hoạt động theo luật đầu tư cũ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

GIẤY ĐỀ NGHỊ
Bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố .........

Tên doanh nghiệp: ............................................................................................
Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: .......................................................................
Số Giấy phép đầu tư/Giấy chứng nhận đầu tư: ...................................................
Ngày cấp: ..../..../........ Nơi cấp: .......................................................................

Đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cụ thể như sau:

1. Tên công ty (Tiếng Việt, Tiếng nước ngoài, Tên viết tắt).
2. Địa chỉ trụ sở chính.
3. Ngành, nghề kinh doanh (theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam).
4. Vốn điều lệ và nguồn vốn.
5. Thông tin người đại diện theo pháp luật.

4. Một số lưu ý quan trọng khi thực hiện

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc cập nhật thông tin này không làm thay đổi các quyền và nghĩa vụ đã xác lập trước đó của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh (như đổi tên, đổi địa chỉ sang tỉnh khác) thì phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi thay vì chỉ cập nhật thông tin đơn thuần.

Ngoài ra, theo khoản 2 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP, văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp không bắt buộc phải công chứng, chứng thực, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể.