Mã số thuế cá nhân không chỉ là một dãy số định danh trong quản lý thuế mà còn là tấm "thẻ thông hành" quan trọng giúp người lao động thực hiện các quyền lợi về giảm trừ gia cảnh, hoàn thuế hay quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Theo quy định tại bối cảnh năm 2023, việc đăng ký mã số thuế là nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi cá nhân có thu nhập chịu thuế.

Căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 33 Luật Quản lý thuế 2019, các tổ chức và cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm thực hiện đăng ký thuế thay cho cá nhân chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, cá nhân cũng có thể chủ động tự thực hiện thủ tục này.

1. Đăng ký mã số thuế thông qua cơ quan chi trả thu nhập (Doanh nghiệp)

Đây là phương thức phổ biến nhất đối với những người đang làm việc tại các công ty, xí nghiệp hoặc tổ chức. Thay vì phải tự mình đi làm thủ tục, người lao động chỉ cần ủy quyền cho bộ phận kế toán hoặc nhân sự của đơn vị mình đang công tác.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Người lao động cần cung cấp cho doanh nghiệp các giấy tờ sau:

• Văn bản ủy quyền: Theo mẫu của doanh nghiệp hoặc mẫu chung.
• Giấy tờ tùy thân: Bản sao Thẻ Căn cước công dân (CCCD) hoặc Chứng minh nhân dân (CMND) còn hiệu lực (đối với công dân Việt Nam); bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực (đối với người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài).

Quy trình thực hiện của doanh nghiệp

Sau khi nhận đủ hồ sơ từ người lao động, doanh nghiệp sẽ thực hiện các bước:

1. Tổng hợp thông tin: Kế toán tổng hợp dữ liệu vào Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TH-TCT.
2. Nộp hồ sơ: Gửi tờ khai điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp thông qua phần mềm hỗ trợ kê khai hoặc cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
3. Nhận kết quả: Cơ quan thuế sẽ xử lý và cấp mã số thuế trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

2. Đăng ký mã số thuế cá nhân theo phương thức trực tuyến (Online)

Với sự phát triển của chính phủ điện tử, cá nhân hoặc người đại diện doanh nghiệp có thể dễ dàng đăng ký mã số thuế ngay tại nhà thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Đây là cách làm tối ưu, tiết kiệm thời gian và công sức.

Các bước thực hiện chi tiết:

• Bước 1: Truy cập địa chỉ chính thức: https://thuedientu.gdt.gov.vn/.
• Bước 2: Chọn phân hệ phù hợp. Nếu là kế toán đăng ký cho nhân viên, chọn mục "Doanh nghiệp". Nếu cá nhân tự đăng ký (có tài khoản giao dịch thuế điện tử), chọn mục "Cá nhân".
• Bước 3: Đăng nhập hệ thống bằng mã số thuế của doanh nghiệp và mật khẩu tương ứng.
• Bước 4: Vào mục "Đăng ký thuế" -> chọn "Đăng ký mới thay đổi thông tin của cá nhân qua CQT" -> chọn hồ sơ mẫu "05-ĐK-TH-TCT".
• Bước 5: Điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu của tờ khai, kiểm tra kỹ số CCCD/CMND và ngày cấp. Sau đó nhấn "Hoàn thành kê khai" và "Nộp hồ sơ".

"Cơ quan thuế thực hiện cấp mã số thuế cho người nộp thuế trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký thuế hợp lệ của người nộp thuế."

3. Cá nhân tự đăng ký trực tiếp tại cơ quan thuế

Trường hợp cá nhân không thông qua cơ quan chi trả thu nhập (ví dụ: cá nhân tự do, người có thu nhập từ nước ngoài...) thì phải tự mình thực hiện thủ tục tại cơ quan thuế. Quy định này được hướng dẫn chi tiết tại điểm b khoản 9 Điều 7 Thông tư 105/2020/TT-BTC.

Địa điểm nộp hồ sơ:

• Tại Cục Thuế: Đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam chi trả nhưng chưa khấu trừ thuế.
• Tại Chi cục Thuế nơi cư trú: Đối với các cá nhân khác có phát sinh nghĩa vụ thuế (nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú).

Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 05-ĐK-TCT.
• Bản sao CCCD/CMND hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực.

Lưu ý quan trọng về việc chậm đăng ký mã số thuế

Việc chậm trễ trong đăng ký thuế có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý không đáng có. Theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hành vi chậm nộp hồ sơ đăng ký thuế so với thời hạn quy định có thể bị phạt tiền tùy theo số ngày chậm nộp. Do đó, người lao động và doanh nghiệp cần hết sức lưu ý mốc thời gian 10 ngày làm việc kể từ khi phát sinh nghĩa vụ thuế.

Ngoài ra, trước khi đăng ký mới, cá nhân nên thực hiện tra cứu mã số thuế để tránh trường hợp đã được cấp mã số thuế từ trước đó (ví dụ từ công ty cũ hoặc khi đăng ký người phụ thuộc) nhưng không nhớ, dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại do trùng lặp thông tin.

Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết trên, quý bạn đọc đã nắm rõ các phương thức để sở hữu mã số thuế cá nhân một cách nhanh chóng và đúng quy định pháp luật.