Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc phát sinh sai sót trên hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi. Một trong những lỗi thường gặp nhất chính là ghi sai địa chỉ của người mua. Vậy khi rơi vào tình huống này, kế toán cần xử lý như thế nào để vừa đúng quy định pháp luật, vừa đảm bảo hóa đơn vẫn được chấp nhận để khấu trừ thuế? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết dựa trên các quy định mới nhất tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Hóa đơn sai địa chỉ người mua xử lý như thế nào?

Tùy thuộc vào thời điểm phát hiện sai sót và việc hóa đơn đã được gửi cho người mua hay chưa, quy trình xử lý sẽ có sự khác biệt đáng kể.

1. Trường hợp hóa đơn chưa gửi cho người mua

Theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua bị sai địa chỉ, quy trình xử lý như sau:

• Bước 1: Người bán lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT thông báo về việc hóa đơn điện tử có sai sót gửi đến cơ quan thuế.
• Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
• Bước 3: Gửi hóa đơn mới chính xác cho người mua.

Lưu ý: Trong trường hợp này, cơ quan thuế sẽ thực hiện hủy hóa đơn đã cấp mã có sai sót trên hệ thống. Người bán không cần lập biên bản hủy hóa đơn với người mua vì hóa đơn cũ thực tế chưa được gửi đi.

2. Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua

Đây là tình huống phổ biến hơn. Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu hóa đơn điện tử chỉ sai địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì:

• Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
• Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế).

Như vậy, đối với lỗi chỉ sai địa chỉ, thủ tục đã được đơn giản hóa tối đa, doanh nghiệp không cần phải hủy hay lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Hóa đơn sai địa chỉ người mua có được khấu trừ thuế GTGT?

Đây là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp lo lắng. Theo quy định tại khoản 15 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC:

"Cơ sở kinh doanh không được tính khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với trường hợp: [...] Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua nên không xác định được người mua (trừ trường hợp hướng dẫn tại khoản 12 Điều này)."

Tuy nhiên, thực tế kiểm tra thuế cho thấy, nếu sai sót về địa chỉ là nhỏ (như sai số nhà, tên đường nhưng vẫn xác định đúng phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố) và các tiêu thức quan trọng nhất là Tên đơn vị và Mã số thuế hoàn toàn chính xác, thì hóa đơn đó vẫn thường được chấp nhận để khấu trừ thuế. Điều này cũng phù hợp với tinh thần tạo điều kiện cho doanh nghiệp tại các văn bản hướng dẫn của Tổng cục Thuế.

Lời khuyên cho doanh nghiệp: Để an toàn tuyệt đối, ngay khi phát hiện sai địa chỉ, bên bán nên chủ động thực hiện thông báo sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế. Việc có bằng chứng đã thông báo sai sót sẽ là căn cứ vững chắc để giải trình với cơ quan thuế khi thanh kiểm tra, đảm bảo số thuế GTGT đầu vào không bị loại bỏ một cách đáng tiếc.