Trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty cổ phần với khối lượng giao dịch lớn, việc phát hiện sai sót trên hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) sau khi đã lập và giao cho khách hàng là điều khó tránh khỏi. Việc xử lý các sai sót này không chỉ đòi hỏi sự cẩn trọng của kế toán mà còn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về quản lý thuế và hóa đơn.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hóa đơn lập sai năm 2019

Tại thời điểm hiện tại, việc xử lý hóa đơn đã lập nhưng có sai sót được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Cụ thể, Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định rõ các trường hợp xử lý đối với hóa đơn đã lập.

Bên cạnh đó, Thông tư 26/2015/TT-BTC cũng đã có những sửa đổi, bổ sung quan trọng nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc điều chỉnh các sai sót không làm ảnh hưởng đến số thuế phải nộp.

Khi nào doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn điều chỉnh được lập trong trường hợp sau:

"3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót."

Như vậy, điều kiện tiên quyết để lập hóa đơn điều chỉnh là cả hai bên bán và mua đã thực hiện kê khai thuế đối với hóa đơn có sai sót đó. Nếu chưa kê khai, thủ tục sẽ là lập biên bản thu hồi và lập hóa đơn mới thay thế.

Quy trình 3 bước xử lý hóa đơn lập sai đã kê khai thuế

Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

Hai bên phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (hoặc thỏa thuận bằng văn bản). Biên bản này cần ghi rõ:

• Thông tin về hóa đơn bị sai sót (Số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập).
• Nội dung sai sót cụ thể (Ví dụ: Sai đơn giá, sai thuế suất, sai thành tiền...).
• Nội dung sau khi đã điều chỉnh đúng.

Bước 2: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh

Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ: "Điều chỉnh (tăng/giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT cho hóa đơn số..., ký hiệu..., ngày... tháng... năm...".

Lưu ý quan trọng: Theo quy định, hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-). Nếu điều chỉnh giảm, kế toán chỉ cần ghi rõ nội dung điều chỉnh giảm nhưng số liệu trên hóa đơn vẫn là số dương. Tuy nhiên, khi thực hiện kê khai trên bảng kê thuế, kế toán sẽ ghi số âm để giảm trừ doanh thu và tiền thuế tương ứng.

Bước 3: Kê khai thuế dựa trên hóa đơn điều chỉnh

Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào vào kỳ tính thuế phát hiện sai sót (kỳ lập hóa đơn điều chỉnh).

Mẫu hóa đơn điều chỉnh tham khảo cho công ty cổ phần

Dưới đây là cấu trúc cơ bản của một hóa đơn điều chỉnh GTGT mà các doanh nghiệp thường áp dụng:

Lời khuyên cho kế toán khi xử lý hóa đơn điều chỉnh

Việc lập hóa đơn điều chỉnh cần sự chính xác tuyệt đối về số liệu và câu chữ dẫn chiếu đến hóa đơn gốc. Kế toán nên lưu trữ hóa đơn điều chỉnh cùng với biên bản điều chỉnh và hóa đơn gốc để phục vụ công tác quyết toán thuế sau này. Ngoài ra, cần thường xuyên cập nhật các văn bản hướng dẫn mới nhất từ Tổng cục Thuế để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cái nhìn chi tiết và thực tiễn về quy trình lập hóa đơn điều chỉnh cho các doanh nghiệp trong năm 2019.