Trong bối cảnh các quy định về an toàn cháy nổ ngày càng được siết chặt, việc nắm vững cách lập hồ sơ theo dõi hoạt động phòng cháy chữa cháy (PCCC) là yêu cầu cấp thiết đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty TNHH một thành viên. Kể từ ngày 15/05/2025, khi Nghị định 105/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, các tiêu chuẩn về hồ sơ PCCC đã được chuẩn hóa và chi tiết hơn bao giờ hết.

Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ PCCC trong bối cảnh mới

Hồ sơ PCCC không đơn thuần là một tập tài liệu để đối phó với các đợt kiểm tra của cơ quan chức năng. Đây là hệ thống dữ liệu giúp người quản lý kiểm soát được tình trạng thiết bị, năng lực của đội ngũ tại chỗ và các phương án ứng phó khi có sự cố xảy ra. Việc thiếu sót bất kỳ tài liệu nào trong danh mục quy định tại Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP đều có thể dẫn đến những mức xử phạt hành chính nghiêm trọng, thậm chí là đình chỉ hoạt động.

Chi tiết các loại giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ PCCC năm 2026

Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, bộ hồ sơ về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở phải bao gồm các tài liệu then chốt sau:

• Phiếu thông tin của cơ sở: Thực hiện theo Mẫu số PC01. Đây là "chứng minh thư" pháp lý của doanh nghiệp trong lĩnh vực PCCC.
• Nội quy PCCC và cứu nạn, cứu hộ: Phải được niêm yết công khai và phổ biến đến toàn thể nhân viên.
• Hồ sơ thiết kế và nghiệm thu: Bao gồm Giấy chứng nhận thẩm duyệt thiết kế hoặc văn bản thẩm định thiết kế về PCCC đối với các công trình thuộc diện bắt buộc.
• Quyết định thành lập lực lượng tại chỗ: Quyết định thành lập Đội PCCC và cứu nạn, cứu hộ cơ sở cùng thông báo kết quả huấn luyện nghiệp vụ tương ứng.
• Phương án chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ: Được lập theo Mẫu số PC06 và phải được thực tập định kỳ.

Trách nhiệm của người đứng đầu doanh nghiệp

Pháp luật quy định rất rõ về vai trò của người đứng đầu cơ sở. Không chỉ dừng lại ở việc lập hồ sơ, chủ doanh nghiệp còn có trách nhiệm quản lý, cập nhật thường xuyên các biến động về nhân sự PCCC, tình trạng thiết bị và các biên bản kiểm tra định kỳ. Cụ thể, khoản 2 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP nhấn mạnh:

"Người đứng đầu cơ sở lập, quản lý, cập nhật hồ sơ về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở gồm các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này."

Lưu ý về thời gian lưu trữ và hình thức hồ sơ

Một điểm mới đáng chú ý là hồ sơ có thể được lưu trữ dưới dạng tài liệu giấy hoặc tài liệu điện tử. Tuy nhiên, các tài liệu như biên bản tự kiểm tra, báo cáo kết quả thực hiện công tác PCCC, hay giấy chứng nhận bảo hiểm cháy nổ bắt buộc phải được lưu trữ tối thiểu 05 năm kể từ năm lập, ban hành.

Việc chủ động hoàn thiện hồ sơ PCCC theo đúng quy định của Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ 2024 không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rắc rối pháp lý mà còn thể hiện trách nhiệm đối với sự an toàn của người lao động và tài sản của chính mình.