Sau khi vượt qua kỳ thi tuyển dụng đầy cam go và nhận được thông báo trúng tuyển, bước tiếp theo vô cùng quan trọng mà bất kỳ tân viên chức nào cũng không được phép lơ là chính là hoàn thiện hồ sơ tuyển dụng. Đây không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần mà còn là cơ sở pháp lý để hình thành nên hồ sơ gốc của viên chức – "cuốn nhật ký" nghề nghiệp sẽ theo sát bạn trong suốt quá trình công tác.

Cán bộ nhân sự đang kiểm tra và sắp xếp hồ sơ viên chức tại cơ quan nhà nước (ảnh minh họa)

Hồ sơ gốc của viên chức là gì?

Theo quy định tại Điều 10 Thông tư 07/2019/TT-BNV, hồ sơ gốc của viên chức là tập hợp các tài liệu, văn bản phản ánh đầy đủ, chính xác thông tin về bản thân, quá trình đào tạo, bồi dưỡng, các mối quan hệ gia đình, xã hội và lịch sử công tác của viên chức kể từ khi được tuyển dụng cho đến khi thôi việc hoặc nghỉ hưu.

Cụ thể, sau khi có quyết định tuyển dụng, đơn vị sử dụng viên chức sẽ hướng dẫn cá nhân kê khai các mẫu biểu theo quy định. Các thông tin này sau đó được kiểm tra, xác minh, đối chiếu với bản gốc và được người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền xác nhận, đóng dấu. Kể từ thời điểm này, bộ hồ sơ trở thành hồ sơ gốc và được quản lý theo chế độ bảo mật nghiêm ngặt.

Danh mục giấy tờ trong hồ sơ gốc đối với viên chức mới tuyển dụng

Căn cứ vào khoản 1 Điều 17 Nghị định 115/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 07/2019/TT-BNV, bộ hồ sơ gốc dành cho người mới trúng tuyển bao gồm các thành phần "sống còn" sau:

• Quyển Lý lịch viên chức (Mẫu HS01-VC/BNV): Đây là tài liệu quan trọng nhất, phản ánh toàn diện về bản thân và các mối quan hệ xã hội. Viên chức phải tự kê khai trung thực và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung kê khai.
• Sơ yếu lý lịch viên chức (Mẫu HS02-VC/BNV): Bản tóm tắt các thông tin cơ bản, được trích xuất từ quyển lý lịch và các tài liệu bổ sung.
• Bản sao chứng thực Giấy khai sinh: Để xác định thông tin nhân thân gốc.
• Phiếu lý lịch tư pháp: Do cơ quan có thẩm quyền cấp, xác nhận về tình trạng án tích của cá nhân.
• Giấy chứng nhận sức khỏe: Phải do cơ sở y tế từ cấp huyện trở lên cấp và còn giá trị sử dụng theo quy định của Bộ Y tế.
• Văn bằng, chứng chỉ: Bản sao có chứng thực các bằng cấp chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học. Lưu ý, nếu bằng cấp do cơ sở nước ngoài cấp thì phải có văn bản công nhận của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
• Quyết định tuyển dụng: Bản sao chứng thực quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận viên chức của cơ quan có thẩm quyền.

Các loại văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ hành chính cần thiết trong hồ sơ viên chức (ảnh minh họa)

Hồ sơ gốc đối với viên chức đang trong quá trình công tác

Hồ sơ gốc không phải là một bộ tài liệu "tĩnh" mà nó liên tục được cập nhật trong suốt quá trình làm việc của viên chức. Đối với những người đang công tác, hồ sơ gốc sẽ bao gồm thêm các loại giấy tờ sau:

1. Phiếu bổ sung lý lịch viên chức (Mẫu HS03-VC/BNV)

Hàng năm hoặc khi có thay đổi lớn về thông tin cá nhân (học tập nâng cao, thay đổi nơi ở, kết hôn...), viên chức có trách nhiệm kê khai bổ sung vào mẫu HS03 để cơ quan quản lý cập nhật vào hồ sơ gốc.

2. Các quyết định liên quan đến nhân sự

Bao gồm bản sao các quyết định về: Bổ nhiệm, biệt phái, điều động, luân chuyển, thăng hạng chức danh nghề nghiệp, nâng bậc lương, khen thưởng và kỷ luật (nếu có). Những tài liệu này minh chứng cho lộ trình phát triển và ý thức chấp hành kỷ luật của viên chức.

3. Bản nhận xét, đánh giá hàng năm

Bản tự kiểm điểm và kết quả phân loại viên chức hàng năm của cơ quan có thẩm quyền là tài liệu bắt buộc phải có để làm căn cứ cho việc đào tạo, quy hoạch hoặc thực hiện các chế độ chính sách khác.

4. Bản kê khai tài sản, thu nhập

Đối với các vị trí việc làm bắt buộc phải kê khai tài sản theo quy định của Luật Phòng, chống tham nhũng, các bản kê khai này cũng là một phần không thể tách rời của hồ sơ gốc.

Tầm quan trọng và thời hạn bảo quản hồ sơ gốc

Nhiều người thường thắc mắc: "Hồ sơ gốc của viên chức được giữ trong bao lâu?". Câu trả lời là: Vĩnh viễn. Theo quy định pháp luật về lưu trữ, hồ sơ gốc của viên chức thuộc loại tài liệu lưu trữ lịch sử, có giá trị đặc biệt quan trọng và phải được bảo quản vĩnh viễn tại cơ quan quản lý hồ sơ.

"Hồ sơ viên chức là tài liệu mật của Nhà nước, được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ mật. Việc khai thác, nghiên cứu hồ sơ phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ."

Việc thất lạc hoặc làm hư hỏng hồ sơ gốc sẽ gây ra những hệ lụy rất lớn cho viên chức khi thực hiện các thủ tục như nghỉ hưu, thăng tiến hoặc chuyển công tác. Do đó, cả viên chức và đơn vị quản lý đều cần nâng cao ý thức trong việc xây dựng và bảo vệ bộ hồ sơ này.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hồ sơ gốc của viên chức là gì và cần chuẩn bị những gì để hoàn thiện nó một cách chuẩn xác nhất theo quy định năm 2021. Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị giấy tờ, hãy tham khảo ý kiến của bộ phận tổ chức cán bộ tại đơn vị mình để được hướng dẫn chi tiết.