Việc chốt sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH) là nghĩa vụ bắt buộc của hộ kinh doanh khi chấm dứt hợp đồng lao động. Tuy nhiên, không ít chủ hộ vẫn lúng túng về thủ tục và thời hạn, dẫn đến nguy cơ bị truy thu lãi suất hoặc xử phạt hành chính.

Chốt sổ BHXH là gì và khi nào phải thực hiện?

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là quá trình ghi nhận và xác nhận tổng thời gian đã đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) của người lao động tại một đơn vị sử dụng lao động trước khi họ nghỉ việc. Đây là cơ sở quan trọng để cơ quan BHXH giải quyết các chế độ như trợ cấp thất nghiệp, bảo hiểm một lần hoặc cộng dồn thời gian đóng khi làm việc tại nơi mới.

Theo quy định, hộ kinh doanh phải thực hiện thủ tục này trong các trường hợp:

• Người lao động chấm dứt hợp đồng lao động hoặc nghỉ việc.
• Hộ kinh doanh ngừng hoạt động hoặc giải thể.

Trách nhiệm của hộ kinh doanh trong việc xác nhận sổ BHXH

Căn cứ quy định tại khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm:

"3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây: a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;"

Đồng thời, khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 cũng nhấn mạnh trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc phối hợp với cơ quan BHXH để trả sổ cho người lao động.

Quy trình và thủ tục chốt sổ BHXH mới nhất

Để hoàn tất việc chốt sổ, hộ kinh doanh cần thực hiện qua hai bước chính:

Bước 1: Báo giảm lao động

Trước khi chốt sổ, hộ kinh doanh phải làm thủ tục báo giảm lao động trên phần mềm kê khai BHXH hoặc nộp hồ sơ giấy. Việc báo giảm phải được thực hiện ngay trong tháng người lao động nghỉ việc để tránh phát sinh tiền đóng BHXH của tháng sau.

Bước 2: Nộp hồ sơ chốt sổ

Sau khi đã báo giảm thành công, hộ kinh doanh chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
• Sổ BHXH hoặc tờ bìa sổ BHXH (đối với mẫu mới).
• Các tờ rời sổ BHXH đã cấp trước đó.

Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH quận/huyện, gửi qua bưu điện hoặc thực hiện trực tuyến qua cổng dịch vụ công.

Những lưu ý quan trọng để tránh bị xử phạt

Thời hạn thực hiện: Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hộ kinh doanh phải hoàn thành thủ tục chốt sổ. Trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.

Nếu hộ kinh doanh nợ tiền đóng BHXH, cơ quan bảo hiểm sẽ chỉ xác nhận quá trình đóng đến thời điểm hộ kinh doanh đã nộp đủ tiền. Do đó, để chốt sổ toàn bộ quá trình, chủ hộ cần hoàn thành nghĩa vụ tài chính, bao gồm cả tiền lãi chậm đóng (nếu có).

Việc chậm trễ hoặc trốn tránh trách nhiệm chốt sổ không chỉ gây thiệt hại cho người lao động mà còn khiến hộ kinh doanh đối mặt với các mức xử phạt hành chính nghiêm khắc theo quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP.