Trong quá trình hoạt động, việc biến động nhân sự hay thay đổi mức lương là điều khó tránh khỏi đối với các hộ kinh doanh. Tuy nhiên, không phải chủ hộ nào cũng nắm rõ các quy định về việc điều chỉnh đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT) và Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tránh các rủi ro pháp lý.

Các trường hợp bắt buộc phải điều chỉnh đóng bảo hiểm

Theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, hộ kinh doanh có trách nhiệm thông báo và đăng ký điều chỉnh với cơ quan BHXH khi phát sinh các thay đổi sau:

1. Biến động về số lượng lao động

Đây là trường hợp phổ biến nhất, bao gồm việc tăng hoặc giảm lao động tham gia bảo hiểm:

• Tăng lao động: Xảy ra khi hộ kinh doanh ký kết hợp đồng lao động mới. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng, chủ hộ phải làm thủ tục báo tăng với cơ quan bảo hiểm.
• Giảm lao động: Khi chấm dứt hợp đồng lao động hoặc người lao động nghỉ việc.

2. Thay đổi mức lương đóng bảo hiểm

Khi có sự điều chỉnh về mức lương, phụ cấp lương ghi trong hợp đồng lao động dẫn đến thay đổi mức đóng BHXH bắt buộc, hộ kinh doanh phải thực hiện thủ tục điều chỉnh kịp thời để đảm bảo quyền lợi hưởng các chế độ sau này của người lao động.

3. Người lao động nghỉ việc không hưởng lương từ 14 ngày trở lên

Một điểm quan trọng mà các chủ hộ cần lưu ý là trường hợp người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng:

• Hộ kinh doanh phải làm thủ tục báo giảm lao động trong tháng đó.
• Thời gian này sẽ không được tính để hưởng BHXH, trừ trường hợp nghỉ việc hưởng chế độ thai sản.
• Đối với trường hợp nghỉ ốm đau từ 14 ngày trở lên, đơn vị không phải đóng các loại bảo hiểm nhưng người lao động vẫn được hưởng quyền lợi BHYT.

Hồ sơ và quy trình thực hiện điều chỉnh

Để quá trình điều chỉnh diễn ra suôn sẻ, hộ kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2014, bao gồm:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-TS).
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
• Sổ bảo hiểm xã hội và các giấy tờ chứng minh thay đổi (nếu có).

Thời hạn giải quyết hồ sơ đối với trường hợp điều chỉnh tăng tiền lương thường không quá 03 ngày làm việc. Đối với các trường hợp khác, cơ quan BHXH sẽ giải quyết trong vòng 10 ngày.

Lời khuyên cho chủ hộ kinh doanh

Việc chậm trễ trong việc báo tăng, giảm hoặc điều chỉnh mức đóng bảo hiểm không chỉ ảnh hưởng đến quyền khám chữa bệnh, hưởng chế độ ốm đau, thai sản của người lao động mà còn có thể khiến hộ kinh doanh bị xử phạt vi phạm hành chính. Do đó, các chủ hộ nên thực hiện giao dịch điện tử để rút ngắn thời gian và dễ dàng quản lý hồ sơ bảo hiểm của đơn vị mình.