Trong hoạt động kinh doanh, việc đối tác giao hàng không đúng số lượng thỏa thuận – dù thiếu hay thừa – đều gây ra những phiền toái nhất định cho quy trình vận hành của doanh nghiệp. Nếu không nắm rõ các quy định pháp lý, bên mua có thể lúng túng trong việc đòi hỏi quyền lợi hoặc vô tình vi phạm các nghĩa vụ thanh toán phát sinh. Vậy, pháp luật hiện hành quy định như thế nào về vấn đề này?

Kiểm tra kỹ số lượng hàng hóa khi nhận là bước quan trọng để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp (ảnh minh họa)

1. Xử lý tình huống giao thiếu hàng – Khi nào được bổ sung, khi nào được phạt?

Tùy vào thời điểm phát hiện việc giao thiếu hàng mà cách xử lý sẽ có sự khác biệt căn cứ theo quy định tại Luật Thương mại 2005.

Trường hợp chưa đến thời hạn giao hàng

Theo quy định tại Điều 41 Luật Thương mại 2005, nếu bên bán giao hàng trước thời hạn thỏa thuận mà bị thiếu số lượng, họ có quyền tiếp tục giao phần còn thiếu trong khoảng thời gian còn lại. Tuy nhiên, bên bán phải chịu mọi chi phí phát sinh nếu việc giao hàng bổ sung này gây tốn kém cho bên mua.

Điều 41. Khắc phục trong trường hợp giao hàng thiếu hoặc giao hàng không phù hợp với hợp đồng
1. Trừ trường hợp có thỏa thuận khác, nếu hợp đồng chỉ quy định thời hạn giao hàng và không xác định thời điểm giao hàng cụ thể mà bên bán đã giao hàng trước khi hết thời hạn giao hàng và giao thiếu hàng hoặc giao hàng không phù hợp với hợp đồng thì bên bán vẫn có thể giao phần hàng còn thiếu hoặc thay thế hàng hoá cho phù hợp với hợp đồng...

Trường hợp đã quá thời hạn giao hàng

Khi đã đến hạn mà bên bán vẫn giao thiếu, bên mua có thể áp dụng các chế tài mạnh mẽ hơn:

• Buộc thực hiện đúng hợp đồng: Theo Điều 297 Luật Thương mại 2005, bên mua có quyền yêu cầu bên bán giao đủ hàng hoặc tự mình mua hàng từ nguồn khác để thay thế, mọi chi phí chênh lệch sẽ do bên bán chi trả.
• Phạt vi phạm: Nếu hợp đồng có điều khoản phạt vi phạm, bên mua có quyền yêu cầu bên bán nộp phạt. Lưu ý rằng theo Điều 301 Luật Thương mại 2005, mức phạt tối đa không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm.
• Bồi thường thiệt hại: Nếu việc giao thiếu hàng gây ra tổn thất thực tế (ví dụ: làm đình trệ sản xuất), bên mua có quyền yêu cầu bồi thường.

Việc ký nhận biên bản giao hàng cần ghi rõ số lượng thực tế để làm căn cứ pháp lý (ảnh minh họa)

2. Giao thừa hàng – Nhận hay trả lại là quyền của bên mua?

Ngược lại với tình trạng thiếu hàng, đôi khi bên bán lại giao thừa số lượng so với đơn đặt hàng. Trong trường hợp này, quyền quyết định hoàn toàn thuộc về bên mua.

Căn cứ Điều 43 Luật Thương mại 2005:

• Bên mua có quyền từ chối nhận số hàng thừa. Khi đó, bên bán phải tự chịu trách nhiệm thu hồi và chi trả các chi phí lưu kho, vận chuyển liên quan.
• Nếu bên mua chấp nhận nhận số hàng thừa, họ phải thanh toán theo giá thỏa thuận trong hợp đồng (trừ khi có thỏa thuận khác về giá cho phần hàng thừa này).

3. Có được mặc nhiên chấm dứt hợp đồng khi giao thiếu hàng?

Đây là hiểu lầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp. Pháp luật không cho phép bên mua mặc nhiên chấm dứt hợp đồng ngay khi thấy thiếu hàng, trừ khi:

1. Các bên đã thỏa thuận rõ trong hợp đồng rằng giao thiếu hàng là căn cứ để chấm dứt hợp đồng.
2. Việc giao thiếu hàng cấu thành một vi phạm cơ bản, khiến bên mua không đạt được mục đích của việc giao kết hợp đồng.

Nếu không thuộc các trường hợp trên, bên mua cần thực hiện các bước thông báo và yêu cầu khắc phục trước khi tiến tới các biện pháp cực đoan hơn như hủy bỏ hợp đồng.

Lời khuyên pháp lý: Để tránh tranh chấp, doanh nghiệp nên quy định rõ trong hợp đồng về quy trình kiểm đếm, thời hạn thông báo sai lệch số lượng và các mức phạt cụ thể cho từng hành vi vi phạm.