Trong kỷ nguyên số hóa, chứng thư số đóng vai trò như một "con dấu điện tử" không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty hợp danh với đặc thù quản lý chặt chẽ giữa các thành viên. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp rơi vào tình trạng gián đoạn giao dịch, chậm trễ kê khai thuế chỉ vì quên gia hạn chứng thư số. Vậy quy định mới nhất về vấn đề này như thế nào?

Thời hạn hiệu lực và "thời điểm vàng" để thực hiện gia hạn

Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, thời hạn có hiệu lực của chứng thư chữ ký số công cộng tối đa là 03 năm. Đây là khoảng thời gian đủ dài để doanh nghiệp hoạt động ổn định, nhưng cũng dễ khiến người quản lý lơ là việc kiểm tra ngày hết hạn.

Pháp luật hiện hành quy định rất rõ quyền lợi của doanh nghiệp tại Điều 39 Nghị định 23/2025/NĐ-CP. Cụ thể, trước ngày hết hạn của chứng thư chữ ký số công cộng, thuê bao (ở đây là công ty hợp danh) có quyền yêu cầu gia hạn. Để đảm bảo tính liên tục, các chuyên gia pháp lý khuyên rằng doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục này ít nhất 30 ngày trước khi chứng thư cũ hết hiệu lực.

"Trước ngày hết hạn của chứng thư chữ ký số công cộng, thuê bao có quyền yêu cầu gia hạn chứng thư chữ ký số công cộng." (Trích khoản 1 Điều 39 Nghị định 23/2025/NĐ-CP)

Thẩm quyền và nghĩa vụ của tổ chức cung cấp dịch vụ

Việc gia hạn không phải là một thủ tục tự động. Các công ty hợp danh cần liên hệ với tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (CA) mà mình đang sử dụng. Khi nhận được yêu cầu, tổ chức này có nghĩa vụ phải hoàn thành các thủ tục gia hạn trước khi chứng thư cũ hết hiệu lực.

Một điểm mới đáng lưu ý là quy trình xác thực danh tính. Tổ chức CA phải bảo đảm thuê bao được định danh đúng chủ thể và thực hiện xác thực danh tính theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử. Điều này giúp tăng cường tính bảo mật và ngăn chặn các hành vi gian lận trong giao dịch điện tử của công ty hợp danh.

Quy trình thay đổi khóa và tạo chứng thư mới

Trong quá trình gia hạn, nếu doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi khóa công khai (để tăng tính bảo mật hoặc do nghi ngờ lộ khóa cũ), cần phải có yêu cầu cụ thể và nêu rõ lý do. Việc tạo khóa, phân phối khóa và công bố chứng thư số được gia hạn sẽ được thực hiện theo quy trình nghiêm ngặt quy định tại Nghị định 23/2025/NĐ-CP.

Việc nắm vững các quy định này không chỉ giúp công ty hợp danh tuân thủ pháp luật mà còn bảo vệ quyền lợi tối đa trong các giao dịch kinh doanh trên môi trường mạng. Đừng để một sơ suất nhỏ về thời hạn làm ảnh hưởng đến uy tín và vận hành của cả một hệ thống doanh nghiệp.