Trong kỷ nguyên số hóa, chữ ký số đã trở thành vật 'bất ly thân' của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty cổ phần với khối lượng giao dịch điện tử khổng lồ. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp rơi vào tình cảnh 'dở khóc dở cười' khi chứng thư số hết hạn đột ngột, dẫn đến đình trệ việc kê khai thuế, ký kết hợp đồng hay đấu thầu qua mạng. Vậy quy định về việc gia hạn chứng thư số hiện nay như thế nào?

Thời hạn 'vàng' để thực hiện gia hạn chứng thư số

Nhiều kế toán viên thường đợi đến ngày cuối cùng mới loay hoay tìm cách gia hạn. Đây là một sai lầm tai hại. Theo quy định pháp luật hiện hành, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện thủ tục này từ sớm.

Cụ thể, tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định rõ về thời gian yêu cầu gia hạn:

Trong thời hạn ít nhất 30 ngày trước ngày hết hạn của chứng thư số, thuê bao có quyền yêu cầu tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng thực hiện thủ tục gia hạn chứng thư số cho mình.

Việc quy định thời hạn 30 ngày nhằm đảm bảo tổ chức cung cấp dịch vụ có đủ thời gian kiểm tra, xác minh và hoàn tất các thủ tục kỹ thuật, giúp chứng thư số của doanh nghiệp được duy trì liên tục mà không bị ngắt quãng.

Thẩm quyền và trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ

Các thủ tục gia hạn đối với chứng thư số sẽ do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (CA) mà doanh nghiệp đã đăng ký thực hiện. Khi nhận được yêu cầu hợp lệ từ phía công ty cổ phần, tổ chức này có nghĩa vụ phải hoàn thành các thủ tục gia hạn trước khi chứng thư số cũ hết hiệu lực.

Điều này được quy định chi tiết tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Doanh nghiệp nên lựa chọn các đơn vị uy tín để đảm bảo quyền lợi và sự hỗ trợ kịp thời khi gặp sự cố kỹ thuật.

Quy trình tạo, phân phối và thay đổi khóa mới

Một vấn đề kỹ thuật mà các doanh nghiệp cần lưu ý là việc thay đổi cặp khóa (khóa bí mật và khóa công khai). Trong trường hợp doanh nghiệp muốn thay đổi khóa công khai trên chứng thư số được gia hạn, cần phải có yêu cầu rõ ràng bằng văn bản hoặc thông qua hệ thống điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ.

Việc tạo khóa, phân phối khóa và công bố chứng thư số sau khi gia hạn phải tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn kỹ thuật về an toàn thông tin. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các hướng dẫn về:

• Cách tạo và thay đổi khóa cho thuê bao chứng thư số trong công ty cổ phần.
• Thủ tục đăng ký cấp mới chứng thư số nếu chứng thư cũ đã quá hạn hoặc bị mất thiết bị lưu trữ khóa.

Lời khuyên từ chuyên gia: Để tránh rủi ro, bộ phận hành chính - kế toán của công ty cổ phần nên lập danh mục theo dõi thời hạn của tất cả các chứng thư số đang sử dụng. Việc chủ động gia hạn không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là cách bảo vệ uy tín và sự vận hành thông suốt của doanh nghiệp trên môi trường số.