Trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính, không ít người dân gặp phải tình huống bị cán bộ tiếp nhận hồ sơ từ chối khi dùng bản sao được cấp từ sổ gốc để yêu cầu chứng thực thêm các bản sao khác. Vậy về mặt pháp lý, bản sao từ sổ gốc có thể thay thế bản chính trong việc chứng thực hay không? Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết dựa trên quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

1. Bản chất của việc chứng thực bản sao từ bản chính

Để trả lời câu hỏi trên, trước hết cần hiểu rõ khái niệm về chứng thực bản sao. Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

"Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính."

Như vậy, yếu tố then chốt và bắt buộc trong quy trình này là phải có BẢN CHÍNH. Cơ quan có thẩm quyền (như UBND cấp xã, Phòng Tư pháp hoặc tổ chức hành nghề công chứng) sẽ đối chiếu nội dung của bản sao với bản chính để xác nhận tính xác thực. Nếu không có bản chính để đối chiếu, việc chứng thực không thể thực hiện được.

2. Bản sao từ sổ gốc là gì và giá trị pháp lý ra sao?

Bản sao từ sổ gốc (thường gặp như bản sao giấy khai sinh, bản sao bằng tốt nghiệp được cấp từ sổ đăng ký gốc) có một vị thế pháp lý đặc biệt. Khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:

"Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác."

Chính cụm từ "có giá trị sử dụng thay cho bản chính" đã khiến nhiều người hiểu lầm rằng có thể dùng nó để làm căn cứ chứng thực các bản sao khác. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng giá trị "thay thế" này chỉ áp dụng trong các giao dịch (như nộp hồ sơ nhập học, xin việc, làm thủ tục nhà đất...), chứ không bao gồm việc dùng làm căn cứ để thực hiện một hành vi hành chính khác là "chứng thực bản sao".

3. Tại sao không được dùng bản sao từ sổ gốc để chứng thực bản sao?

Dù bản sao từ sổ gốc có nội dung hoàn toàn chính xác so với sổ gốc, nhưng về mặt hình thức và định nghĩa pháp lý, nó vẫn chỉ là một BẢN SAO. Trong khi đó, quy trình chứng thực bản sao yêu cầu đối chiếu với BẢN CHÍNH.

Bản chính được hiểu là giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; hoặc giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Do đó, nếu bạn mang một bản sao (dù là bản sao từ sổ gốc) đến yêu cầu cơ quan chức năng chứng thực ra các bản sao khác, cán bộ tư pháp sẽ từ chối vì không có bản chính để đối chiếu theo đúng quy định tại Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính.

4. Lời khuyên cho người dân khi làm thủ tục

Để tránh mất thời gian và công sức, người dân cần lưu ý:

• Luôn mang theo bản chính: Khi có nhu cầu chứng thực bản sao, bắt buộc phải xuất trình bản chính để cán bộ đối chiếu.
• Phân biệt rõ nhu cầu: Nếu bạn cần nhiều bản sao từ sổ gốc, hãy yêu cầu cơ quan quản lý sổ gốc cấp thêm nhiều bản sao cùng lúc (ví dụ xin cấp 5-10 bản sao giấy khai sinh từ sổ hộ tịch). Các bản sao này đều có giá trị pháp lý như nhau trong các giao dịch.
• Kiểm tra tính nguyên vẹn: Bản chính dùng để chứng thực phải còn nguyên vẹn, không bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc hư hỏng đến mức không xác định được nội dung.

Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP sẽ giúp quý khách hàng chủ động hơn trong việc chuẩn bị hồ sơ, đảm bảo các quyền và lợi ích hợp pháp của mình trong các hoạt động hành chính và dân sự.