Trong công tác văn thư và lưu trữ, việc đóng dấu không chỉ đơn thuần là xác nhận chữ ký của người có thẩm quyền mà còn là hình thức đảm bảo tính toàn vẹn, chống làm giả và xác định trách nhiệm pháp lý của cơ quan, tổ chức. Hai hình thức đóng dấu phổ biến nhưng thường gây nhầm lẫn là đóng dấu treo và đóng dấu giáp lai. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết các quy định này dựa trên bối cảnh pháp luật hiện hành năm 2019.

1. Cách đóng dấu treo đúng quy định pháp luật

Theo quy định tại khoản 3 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư, dấu treo được hiểu và thực hiện như sau:

"Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục."

Vị trí đóng dấu: Dấu treo thường được đóng ở phía trên bên trái, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tổ chức ban hành văn bản.

Mục đích sử dụng: Dấu treo thường được dùng cho các văn bản mang tính chất thông báo, các phụ lục kèm theo hợp đồng, hoặc trong trường hợp người bán hàng không có thẩm quyền đóng dấu chính thức lên hóa đơn (theo ủy quyền). Việc đóng dấu treo khẳng định văn bản đó là một bộ phận không tách rời của văn bản chính hoặc thuộc quyền quản lý của cơ quan đó.

2. Kỹ thuật đóng dấu giáp lai và những lưu ý quan trọng

Khác với dấu treo, dấu giáp lai được sử dụng để đảm bảo tính liên tục và không thể thay thế của các trang trong một văn bản có nhiều tờ. Quy định về dấu giáp lai được nêu rõ tại khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV.

Cách thức thực hiện:

• Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản.
• Dấu phải trùm lên một phần của tất cả các tờ giấy trong tập văn bản.
• Lưu ý về số trang: Mỗi dấu đóng tối đa không quá 05 trang văn bản. Nếu văn bản dài hơn, phải đóng nhiều dấu nối tiếp nhau để đảm bảo tất cả các trang đều có vết dấu.

Kỹ thuật đóng dấu giáp lai chuẩn trên các tập tài liệu pháp lý (ảnh minh họa)

3. Các loại văn bản bắt buộc phải đóng dấu giáp lai

Trong thực tế quản lý hành chính năm 2019, không phải văn bản nào cũng cần giáp lai. Tuy nhiên, một số loại văn bản sau đây bắt buộc phải thực hiện để đảm bảo giá trị pháp lý:

• Hợp đồng kinh tế: Các bên thường đóng dấu giáp lai vào tất cả các trang của hợp đồng và phụ lục để tránh việc tráo đổi nội dung.
• Hồ sơ hải quan: Theo hướng dẫn của Tổng cục Hải quan, các quyết định xử phạt, quyết định thanh tra, biên bản làm việc... đều phải có dấu giáp lai.
• Văn bản công chứng: Các bản sao, văn bản công chứng có từ 02 tờ trở lên bắt buộc phải có dấu giáp lai của tổ chức hành nghề công chứng.
• Hồ sơ thầu: Để đảm bảo tính minh bạch, các hồ sơ năng lực và hồ sơ dự thầu thường được yêu cầu đóng dấu giáp lai toàn bộ.

4. Phân biệt nhanh dấu treo và dấu giáp lai

Để tránh sai sót trong nghiệp vụ văn thư, bạn có thể ghi nhớ bảng so sánh nhanh sau:

Việc tuân thủ đúng các quy định về Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Thông tư 01/2011/TT-BNV không chỉ giúp văn bản của bạn chuyên nghiệp hơn mà còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cá nhân, tổ chức trước các rủi ro pháp lý về sau.