Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia đang diễn ra vô cùng mạnh mẽ, việc người dân thay đổi từ Chứng minh nhân dân (CMND) 9 số, 12 số hoặc Căn cước công dân (CCCD) mã vạch sang thẻ CCCD gắn chíp và hiện nay là thẻ Căn cước theo quy định mới nhất đã nảy sinh nhiều băn khoăn pháp lý. Một trong những câu hỏi phổ biến nhất của các cặp vợ chồng là: Đổi số CCCD có cần cập nhật lại Giấy đăng ký kết hôn không? Làm thế nào để đồng bộ thông tin định danh mới vào loại giấy tờ hộ tịch quan trọng này nhằm tránh những rắc rối, ách tắc khi thực hiện các giao dịch dân sự, mua bán tài sản hay vay vốn ngân hàng sau này? Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết dưới góc độ pháp lý hiện hành để bạn đọc có câu trả lời chính xác nhất.

1. Đổi số CMND/CCCD sang thẻ Căn cước mới có làm mất giá trị của Giấy đăng ký kết hôn?

Thực tế, Giấy đăng ký kết hôn là chứng thư hộ tịch do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho hai bên nam, nữ khi thực hiện đăng ký kết hôn. Trên Giấy đăng ký kết hôn có ghi nhận các thông tin cơ bản của hai vợ chồng tại thời điểm đăng ký, bao gồm cả số giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD).

Theo quy định tại Luật Hộ tịch 2014, việc điều chỉnh, sửa đổi thông tin trên các giấy tờ hộ tịch chỉ được đặt ra trong hai trường hợp cụ thể là cải chính hộ tịch và thay đổi hộ tịch:

• Cải chính hộ tịch: Được hiểu là việc chỉnh sửa thông tin cá nhân trong Sổ hộ tịch hoặc trong bản chính giấy tờ hộ tịch và chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ để xác định có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch (theo quy định tại khoản 10 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014).
• Thay đổi hộ tịch: Là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký thay đổi các thông tin về hộ tịch của cá nhân khi có lý do chính đáng theo quy định của pháp luật dân sự hoặc thay đổi thông tin về cha, mẹ, con (theo quy định tại khoản 12 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014).

Dẫn chiếu đến các quy định nêu trên, nếu tại thời điểm đăng ký kết hôn, thông tin về số CMND/CCCD của hai vợ chồng được ghi hoàn toàn chính xác và đúng với giấy tờ tùy thân hợp lệ lúc đó, thì việc sau này một hoặc cả hai bên thay đổi sang thẻ CCCD gắn chíp hoặc thẻ Căn cước mới theo Luật Căn cước 2023 không được coi là sai sót hộ tịch. Do đó, Giấy đăng ký kết hôn đã cấp vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý đầy đủ, chứng minh quan hệ hôn nhân hợp pháp của hai vợ chồng trước pháp luật mà không bắt buộc phải thực hiện thủ tục đính chính hay cập nhật lại số định danh mới.

"Cải chính hộ tịch theo quy định của Luật Hộ tịch là việc chỉnh sửa thông tin cá nhân trong Sổ hộ tịch hoặc trong bản chính giấy tờ hộ tịch và chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ để xác định có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch."

(Trích khoản 2 Điều 7 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, được giữ nguyên tinh thần hướng dẫn nghiệp vụ hộ tịch)

3. Cơ quan nào có thẩm quyền giải quyết việc sửa đổi thông tin?

Khi phát hiện thông tin trên Giấy đăng ký kết hôn có sai sót thuộc trường hợp được cải chính hộ tịch, người dân cần liên hệ đúng cơ quan có thẩm quyền để được giải quyết. Theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Luật Hộ tịch 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành như Thông tư 04/2020/TT-BTP, thẩm quyền được phân cấp cụ thể như sau:

• Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã: Nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của cá nhân có thẩm quyền giải quyết việc cải chính hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú trong nước.
• Ủy ban nhân dân (UBND) cấp huyện: Giải quyết việc cải chính hộ tịch đối với các trường hợp đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài, hoặc cải chính cho công dân Việt Nam đã định cư ở nước ngoài.

4. Quy trình và thủ tục cải chính thông tin Giấy đăng ký kết hôn mới nhất

Để quá trình thực hiện diễn ra nhanh chóng, đúng quy định pháp luật, người dân cần tuân thủ trình tự, thủ tục quy định tại Điều 28 Luật Hộ tịch 2014:

4.1. Hồ sơ cần chuẩn bị

Người yêu cầu cải chính hộ tịch cần chuẩn bị và nộp các giấy tờ sau:

• Tờ khai cải chính hộ tịch: Theo mẫu quy định ban hành kèm theo thông tư của Bộ Tư pháp.
• Bản chính Giấy đăng ký kết hôn: Giấy tờ cần thực hiện cải chính thông tin.
• Giấy tờ chứng minh: Thẻ Căn cước mới, bản sao Sổ hộ tịch hoặc các tài liệu, chứng cứ liên quan do cơ quan có thẩm quyền cấp để chứng minh có sai sót trong quá trình đăng ký trước đây.
• Giấy tờ tùy thân xuất trình: Thẻ Căn cước gắn chíp hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng để xác định nhân thân người nộp hồ sơ.

4.2. Thời hạn giải quyết và lệ phí thực hiện

Thời hạn giải quyết thủ tục cải chính hộ tịch được quy định rất nhanh chóng:

• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, nếu thấy việc cải chính là có cơ sở, phù hợp với quy định của pháp luật dân sự và pháp luật về hộ tịch, công chức tư pháp - hộ tịch sẽ ghi nội dung cải chính vào Sổ hộ tịch, cùng người yêu cầu đăng ký hộ tịch ký vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã ký cấp bản chính trích lục hộ tịch cho người dân.
• Trường hợp cần phải xác minh thêm thông tin từ các cơ quan, tổ chức khác, thời hạn giải quyết có thể được kéo dài nhưng không quá 06 ngày làm việc.

Về lệ phí thực hiện, theo hướng dẫn tại Thông tư 85/2019/TT-BTC, mức thu lệ phí cải chính hộ tịch thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương nơi thực hiện thủ tục. Các đối tượng chính sách như người có công với cách mạng, thành viên hộ nghèo, người khuyết tật, người cao tuổi sẽ được miễn lệ phí theo quy định địa phương.

5. Giải pháp thay thế giúp người dân tránh rắc rối khi giao dịch dân sự mà không cần sửa Giấy kết hôn

Mặc dù pháp luật không bắt buộc, nhưng trên thực tế, khi thực hiện các giao dịch dân sự lớn như mua bán nhà đất, chuyển nhượng quyền sử dụng đất, thế chấp tài sản tại ngân hàng, các tổ chức hành nghề công chứng hoặc tổ chức tín dụng thường yêu cầu thông tin trên Giấy đăng ký kết hôn phải trùng khớp với thẻ Căn cước hiện tại của hai vợ chồng để tránh rủi ro pháp lý.

Để giải quyết vướng mắc này mà không cần phải tốn thời gian đi làm thủ tục cải chính hộ tịch, người dân có thể áp dụng các giải pháp linh hoạt và hiện đại sau:

• Sử dụng tính năng quét mã QR trên thẻ Căn cước mới: Theo quy định của Luật Căn cước 2023, thông tin về số CMND 9 số, CCCD 12 số cũ của công dân đã được tích hợp trực tiếp vào mã QR trên thẻ Căn cước mới. Các tổ chức tín dụng, văn phòng công chứng hoàn toàn có thể quét mã QR này để xác định số CMND/CCCD ghi trên Giấy đăng ký kết hôn và thẻ Căn cước hiện tại là của cùng một người.
• Sử dụng ứng dụng định danh điện tử VNeID (Tài khoản mức độ 2): Thông tin về quan hệ hôn nhân, gia đình cùng lịch sử thay đổi thông tin cá nhân, số CMND/CCCD cũ đều được cập nhật đầy đủ trên hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và hiển thị rõ ràng trên ứng dụng VNeID. Người dân chỉ cần xuất trình thông tin trên ứng dụng để đối chiếu trực tiếp khi thực hiện giao dịch.
• Sử dụng Giấy xác nhận số CMND/CCCD cũ: Trong trường hợp các cơ quan giao dịch yêu cầu văn bản giấy, người dân có thể xuất trình Giấy xác nhận số CMND/CCCD cũ do cơ quan Công an cấp khi đổi sang thẻ mới để làm căn cứ đối chiếu hợp pháp.

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý: Việc nắm vững các quy định pháp luật về hộ tịch và căn cước sẽ giúp các cặp vợ chồng chủ động bảo vệ quyền lợi của mình, tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí đi lại, đồng thời tận dụng hiệu quả các tiện ích từ công nghệ số trong giải quyết thủ tục hành chính hàng ngày.