Trong xu thế chuyển đổi số toàn diện thủ tục hành chính, việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công quốc gia đã trở thành giải pháp tối ưu giúp người dân, doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí in ấn và đi lại. Thay vì phải mang theo hàng tập hồ sơ giấy tờ công chứng truyền thống với nguy cơ thất lạc hay hết hạn sử dụng, một bản sao điện tử được ký số chuẩn hóa sẽ có giá trị pháp lý vô thời hạn và tái sử dụng không giới hạn trong các thủ tục công trực tuyến. Vậy quy trình thực hiện chứng thực bản sao điện tử được triển khai cụ thể ra sao, và người dân cần lưu ý những nguyên tắc pháp lý cốt lõi nào?

Chứng thực bản sao điện tử trên môi trường số giúp tối ưu hóa thời gian và chi phí cho người dân (ảnh minh họa)

Chứng thực bản sao điện tử là gì? Giá trị pháp lý có tương đương bản sao giấy?

Căn cứ theo quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được định nghĩa như sau:

"9. Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính."

Song song với đó, bản sao điện tử được tạo lập dưới dạng bản chụp quét (scan/chụp ảnh kỹ thuật số) từ bản chính giấy tờ hoặc tập tin chứa dữ liệu hoàn toàn đồng nhất với nội dung thể hiện trong sổ gốc hoặc bản chính dạng giấy. Về mặt giá trị pháp lý, khoản 1 Điều 4 Nghị định 45/2020/NĐ-CP khẳng định rõ việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử có giá trị pháp lý như các hình thức khác theo quy định của pháp luật hiện hành.

Đặc biệt, theo điểm b khoản 3 Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP, bản sao điện tử sau khi được cơ quan có thẩm quyền đối chiếu bản chính, gắn lời chứng chứng thực và ký số hợp lệ sẽ có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong hầu hết các giao dịch dân sự, kinh tế và thủ tục hành chính (trừ các trường hợp đặc thù mà luật chuyên ngành có quy định riêng).

Công dân đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử VNeID tiện lợi (ảnh minh họa)

Quy trình 8 bước đăng ký chứng thực bản sao điện tử trên Cổng Dịch vụ công quốc gia

Để hoàn tất thủ tục yêu cầu chứng thực bản sao điện tử nhanh chóng, cá nhân và tổ chức có thể thực hiện tuần tự theo quy trình chuẩn sau:

• Bước 1: Tiếp cận hệ thống Cổng Dịch vụ công quốc gia: Cá nhân hoặc người đại diện tổ chức truy cập trang thông tin điện tử chính thức tại địa chỉ dichvucong.gov.vn qua máy tính hoặc thiết bị di động kết nối mạng an toàn.
• Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản VNeID: Chọn mục "Đăng nhập" ở góc phải màn hình, lựa chọn phương thức xác thực bằng tài khoản định danh điện tử VNeID của Bộ Công an. Điền đầy đủ số định danh cá nhân (CCCD), mật khẩu và mã OTP xác nhận đăng nhập thành công.
• Bước 3: Tìm kiếm chính xác thủ tục hành chính: Nhập từ khóa tại thanh tìm kiếm hoặc tra cứu theo danh mục để chọn đúng thủ tục: "Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận" (Mã thủ tục: 2.000815).
• Bước 4: Lựa chọn đơn vị tiếp nhận và nộp trực tuyến: Chọn địa bàn thực hiện thủ tục (Tỉnh/Thành phố trực thuộc Trung ương, Quận/Huyện/Thị xã, Phường/Xã/Thị trấn hoặc cơ quan Tư pháp có thẩm quyền). Nhấn xác nhận đơn vị tiếp nhận và nhấp vào chức năng "Nộp trực tuyến".
• Bước 5: Xác nhận thông tin người yêu cầu: Hệ thống tự động trích xuất các thông tin định danh cơ bản của người nộp hồ sơ. Người dân rà soát tính chuẩn xác về họ tên, số CCCD, địa chỉ liên lạc và số điện thoại.
• Bước 6: Chuyển tiếp hệ thống Một cửa điện tử chuyên ngành: Cổng Dịch vụ công quốc gia sẽ tự động điều hướng dữ liệu đến Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan Tư pháp hoặc UBND địa phương đã chọn.
• Bước 7: Kê khai chi tiết, đính kèm tệp và gửi hồ sơ:
  • Lựa chọn hình thức nhận kết quả: "Chứng thực điện tử", "Chứng thực giấy" hoặc kết hợp cả hai hình thức.
  • Tải lên bản chụp quét rõ nét của bản chính giấy tờ cần chứng thực (định dạng PDF hoặc file hình ảnh chất lượng cao).
  • Kiểm tra lại danh mục tài liệu và bấm nút "Gửi hồ sơ".
• Bước 8: Xuất trình bản chính và nhận kết quả tại kho dữ liệu: Sau khi gửi yêu cầu trực tuyến, người dân mang bản chính văn bản giấy đến Bộ phận Một cửa đã đăng ký để công chức tư pháp đối chiếu. Khi hoàn tất ký số, kết quả bản sao điện tử có gắn chứng thư số sẽ được tự động gửi thẳng vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của công dân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, đồng thời gửi thông báo qua thư điện tử.

Thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử và những lưu ý pháp lý sống còn

Bên cạnh các thao tác kỹ thuật, người dân cần nắm vững các căn cứ theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Nghị định 45/2020/NĐ-CP nhằm tránh trường hợp hồ sơ bị từ chối tiếp nhận:

• Cơ quan có thẩm quyền thực hiện: Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng Công chứng, Văn phòng công chứng và Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài đều có thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử từ bản chính theo phạm vi quy định.
• Bản chính từ nước ngoài bắt buộc hợp pháp hóa lãnh sự: Điểm a khoản 3 Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP quy định rõ: Giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi chứng thực bản sao, trừ trường hợp được miễn trừ theo điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia.
• Bảo quản và tái sử dụng: Bản sao điện tử được lưu giữ trong Kho dữ liệu cá nhân có giá trị sử dụng nhiều lần. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ hành chính không được quyền yêu cầu nộp thêm bản giấy nếu người dân đã cung cấp bản sao điện tử hợp lệ được ký số cơ quan nhà nước.

Việc chủ động trang bị kiến thức và thao tác thuần thục thủ tục chứng thực bản sao điện tử không chỉ giúp mỗi công dân tối ưu hóa công việc cá nhân mà còn thúc đẩy nền hành chính công hiện đại, minh bạch và tiết kiệm chi phí cho toàn xã hội.