Trong kỷ nguyên số, việc chuyển đổi sang mô hình kinh doanh online là bước đi tất yếu của các doanh nghiệp tư nhân. Tuy nhiên, việc thiết lập chức năng đặt hàng trực tuyến trên website hay ứng dụng không đơn thuần là tích hợp một nút bấm "Mua ngay". Đằng sau đó là một hệ thống quy định pháp lý chặt chẽ về giao kết hợp đồng điện tử mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu tâm để tránh các rủi ro tranh chấp không đáng có.

1. Cách thức thiết lập chức năng đặt hàng trực tuyến đúng luật

Theo quy định tại Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 85/2021/NĐ-CP), doanh nghiệp có thể thiết lập chức năng đặt hàng trên website thương mại điện tử bán hàng hoặc ứng dụng di động. Chức năng này phải cho phép khách hàng bắt đầu quá trình giao kết hợp đồng theo các điều khoản đã công bố công khai.

Đặc biệt, với sự ra đời của Luật Giao dịch điện tử 2023, giá trị pháp lý của các thông điệp dữ liệu trong quá trình đặt hàng đã được khẳng định mạnh mẽ hơn, tạo nền tảng vững chắc cho các giao dịch trực tuyến của doanh nghiệp tư nhân.

2. Nghĩa vụ hiển thị thông tin trước khi khách hàng đặt hàng

Một sai lầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp là bỏ qua bước rà soát thông tin. Pháp luật yêu cầu doanh nghiệp phải hiển thị và cho phép khách hàng kiểm tra các nội dung sau trước khi xác nhận đơn hàng:

• Thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ: Tên, số lượng, chủng loại.
• Phương thức vận chuyển và thời gian cung ứng dự kiến.
• Tổng giá trị thanh toán và các chi tiết về phương thức thanh toán.
• Cơ chế phản hồi và thời hạn chấp nhận giao kết hợp đồng.

Doanh nghiệp phải thiết lập cơ chế cho phép khách hàng có quyền hủy giao dịch hoặc xác nhận đề nghị sau khi đã rà soát các thông tin nêu trên. Đây là bước đệm quan trọng để đảm bảo tính tự nguyện trong giao dịch dân sự.

3. Quy trình trả lời đề nghị giao kết hợp đồng

Thời điểm hợp đồng được giao kết thành công là khi khách hàng nhận được thông báo chấp nhận từ phía doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý về thời hạn phản hồi:

Nếu doanh nghiệp không trả lời trong thời hạn đã công bố hoặc trong vòng 12 giờ kể từ khi nhận được đơn hàng (nếu không công bố thời hạn), đề nghị của khách hàng sẽ tự động chấm dứt hiệu lực.

Khi chấp nhận đơn hàng, doanh nghiệp bắt buộc phải cung cấp lại danh sách sản phẩm, giá cả, tổng giá trị và thông tin liên hệ hỗ trợ dưới định dạng mà khách hàng có thể lưu trữ hoặc in ấn được.

4. Minh bạch trong việc chấm dứt hợp đồng trực tuyến

Không chỉ chú trọng khâu bán hàng, doanh nghiệp tư nhân còn phải công bố minh bạch quy trình chấm dứt hợp đồng. Điều này bao gồm việc cung cấp công cụ trực tuyến để khách hàng gửi thông báo chấm dứt khi không còn nhu cầu. Công cụ này phải có cơ chế phản hồi xác nhận để khách hàng biết thông báo của mình đã được hệ thống ghi nhận thành công.

Việc tuân thủ đúng các quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động đúng pháp luật mà còn xây dựng niềm tin vững chắc với người tiêu dùng trong môi trường số đầy cạnh tranh hiện nay.