Trong quản trị doanh nghiệp, việc tuân thủ các quy định về bảo hiểm xã hội (BHXH) và báo cáo lao động luôn là những ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên, một câu hỏi thường gặp khiến nhiều chủ doanh nghiệp và cán bộ nhân sự lúng túng là: Nếu doanh nghiệp không thuộc diện đóng BHXH cho nhân viên thì có phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động hay không?

Không đóng BHXH vẫn phải báo cáo lao động: Tại sao?

Câu trả lời ngắn gọn là: CÓ. Việc báo cáo tình hình sử dụng lao động là trách nhiệm quản lý nhà nước độc lập, không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có phát sinh nghĩa vụ đóng BHXH hay không.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động là tổ chức hoặc cá nhân có thuê mướn, sử dụng người lao động làm việc cho mình theo thỏa thuận. Khi đã xác lập quan hệ lao động, doanh nghiệp phải thực hiện các trách nhiệm quản lý được nêu tại Điều 12 Bộ luật Lao động 2019.

Cụ thể, doanh nghiệp có nghĩa vụ:

• Lập và quản lý sổ quản lý lao động.
• Định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động.

Chi tiết hơn, khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP) yêu cầu người sử dụng lao động phải báo cáo định kỳ 06 tháng và hằng năm:

Người sử dụng lao động định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trước ngày 05 tháng 6 và trước ngày 05 tháng 12 hằng năm.

Như vậy, chỉ cần có sử dụng lao động, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện báo cáo này để cơ quan chức năng theo dõi biến động nhân sự trên địa bàn, bất kể lao động đó có thuộc diện đóng BHXH hay không.

Trường hợp nào doanh nghiệp được "đặc cách" không cần nộp báo cáo?

Dù quy định khá chặt chẽ, nhưng không phải mọi doanh nghiệp đều phải nộp báo cáo. Đối tượng thực hiện báo cáo được xác định là các đơn vị có sử dụng lao động. Do đó, nếu doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang tạm ngừng kinh doanh và không thuê mướn bất kỳ nhân viên nào, đơn vị đó sẽ không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động.

Lưu ý quan trọng từ Nghị định 122/2020/NĐ-CP: Các doanh nghiệp mới thành lập hiện nay đã được liên thông thủ tục khai trình sử dụng lao động ngay khi đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, việc "liên thông" này chỉ thay thế cho thủ tục khai trình ban đầu, còn nghĩa vụ báo cáo định kỳ hàng năm vẫn phải được duy trì đều đặn.

Hướng dẫn nộp báo cáo khi chưa có mã đơn vị BHXH

Thông thường, việc nộp báo cáo lao động qua Cổng dịch vụ công Quốc gia yêu cầu doanh nghiệp phải có mã đơn vị BHXH. Vậy nếu doanh nghiệp chưa có mã này thì xử lý ra sao?

Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở. Đồng thời, cần thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện để đảm bảo tính đồng bộ trong quản lý.

Đối với các doanh nghiệp nằm trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, hồ sơ cần được gửi thêm cho Ban quản lý khu công nghiệp theo quy định tại Nghị định 35/2022/NĐ-CP.

Việc chủ động nắm bắt các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành đúng pháp luật mà còn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có trong quá trình thanh kiểm tra lao động.