Trong kỷ nguyên số, chữ ký số là "vật bất ly thân" của mỗi doanh nghiệp tư nhân trong các giao dịch hành chính và thương mại. Tuy nhiên, không ít trường hợp chứng thư số bị thu hồi đột ngột khiến hoạt động kinh doanh bị đình trệ. Vậy theo quy định mới nhất tại Nghị định 23/2025/NĐ-CP, khi nào doanh nghiệp bị thu hồi chứng thư số và quy trình thực hiện ra sao?

Doanh nghiệp cần chủ động nắm bắt quy định về thu hồi chứng thư số để tránh gián đoạn giao dịch (ảnh minh họa)

1. Các trường hợp chứng thư số bị thu hồi theo quy định mới

Việc thu hồi chứng thư số không chỉ diễn ra khi doanh nghiệp chủ động yêu cầu mà còn có thể do các yếu tố pháp lý khách quan. Cụ thể, tại Điều 42 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chứng thư chữ ký số công cộng của thuê bao sẽ bị thu hồi trong các trường hợp sau:

• Theo yêu cầu của thuê bao: Doanh nghiệp có văn bản đề nghị thu hồi và được tổ chức cung cấp dịch vụ xác minh chính xác.
• Thay đổi trạng thái pháp lý: Khi chủ doanh nghiệp tư nhân qua đời hoặc mất tích theo tuyên bố của tòa án; hoặc doanh nghiệp giải thể, phá sản theo quy định.
• Yêu cầu từ cơ quan chức năng: Khi có lệnh từ cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan công an hoặc Bộ Thông tin và Truyền thông.
• Vi phạm hợp đồng: Các điều kiện thu hồi đã được thỏa thuận trước đó trong hợp đồng giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số.

"Điều 42. Thu hồi chứng thư chữ ký số công cộng của thuê bao
1. Chứng thư chữ ký số công cộng bị thu hồi trong các trường hợp sau đây:
a) Khi thuê bao yêu cầu bằng văn bản và yêu cầu này đã được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng xác minh là chính xác..."

Thiết bị chữ ký số có thể bị vô hiệu hóa ngay lập tức khi có lệnh thu hồi (ảnh minh họa)

2. Quy trình và thủ tục đề nghị thu hồi chứng thư số

Để đảm bảo tính bảo mật, khi phát hiện thiết bị ký số bị thất lạc hoặc không còn nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp cần thực hiện ngay thủ tục thu hồi. Quy trình này thường diễn ra nhanh chóng để ngăn chặn các rủi ro giả mạo chữ ký.

Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị:

• Văn bản đề nghị: Theo mẫu của tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số (CA), nêu rõ lý do thu hồi.
• Giấy tờ định danh: Bản sao căn cước công dân của người đại diện hoặc người được ủy quyền.
• Văn bản ủy quyền: Trường hợp người thực hiện không phải là đại diện pháp luật của doanh nghiệp, bắt buộc phải có giấy ủy quyền hợp lệ.

Trách nhiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ:

Ngay khi có căn cứ thu hồi, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số phải thực hiện vô hiệu hóa chứng thư trên hệ thống. Đồng thời, họ có trách nhiệm thông báo ngay cho doanh nghiệp và công khai trạng thái thu hồi trên cơ sở dữ liệu chứng thư số để các bên liên quan có thể tra cứu, tránh rủi ro khi giao dịch.

3. Lời khuyên pháp lý cho doanh nghiệp tư nhân

Việc quản lý chữ ký số cần được thực hiện chặt chẽ. Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi người đại diện pháp luật hoặc thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh dẫn đến thay đổi nội dung chứng thư số, doanh nghiệp nên chủ động làm thủ tục thu hồi chứng thư cũ và cấp mới để đảm bảo tính pháp lý cao nhất cho các hợp đồng điện tử.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về quy trình thực hiện hoặc cần hỗ trợ về hồ sơ, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc tham khảo ý kiến từ các chuyên gia pháp lý để tránh những sai sót không đáng có.