Trong kỷ nguyên số hóa, chứng thư số đóng vai trò như một "con dấu điện tử" không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các Công ty TNHH một thành viên. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan, chứng thư số có thể bị tạm dừng hiệu lực. Việc nắm rõ các quy định pháp lý về vấn đề này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong các giao dịch điện tử.

1. 04 trường hợp dẫn đến việc tạm dừng chứng thư số

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 28 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chứng thư số của thuê bao sẽ bị tạm dừng trong các tình huống sau:

• Theo yêu cầu của doanh nghiệp: Khi doanh nghiệp có văn bản đề nghị và được tổ chức cung cấp dịch vụ xác minh chính xác. Lưu ý, nếu người thực hiện không phải đại diện pháp luật thì phải có văn bản ủy quyền hợp lệ.
• Phát hiện sai sót từ nhà cung cấp: Khi tổ chức cung cấp dịch vụ có căn cứ khẳng định việc cấp, tạo hoặc phân phối khóa thực hiện không đúng quy định, gây ảnh hưởng đến quyền lợi các bên.
• Yêu cầu từ cơ quan chức năng: Khi có yêu cầu từ cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan an ninh hoặc Bộ Thông tin và Truyền thông.
• Theo thỏa thuận hợp đồng: Các điều kiện tạm dừng đã được hai bên thống nhất trong hợp đồng cung cấp dịch vụ trước đó.

2. Quy trình thực hiện tạm dừng và thông báo

Khi có căn cứ tạm dừng, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng không chỉ đơn thuần là "ngắt kết nối". Theo quy định, họ phải thực hiện đầy đủ các bước:

1. Tiến hành tạm dừng hiệu lực của chứng thư số trên hệ thống.
2. Thông báo ngay cho doanh nghiệp sở hữu chứng thư số về lý do và thời gian tạm dừng.
3. Công bố công khai việc tạm dừng, bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc dự kiến trên cơ sở dữ liệu về chứng thư số để các đối tác giao dịch có thể tra cứu.

"Khi có căn cứ tạm dừng chứng thư số quy định tại khoản 1 Điều này, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng phải tiến hành tạm dừng, đồng thời thông báo ngay cho thuê bao và công bố trên cơ sở dữ liệu về chứng thư số việc tạm dừng, thời gian bắt đầu và kết thúc việc tạm dừng."

3. Thủ tục phục hồi chứng thư số

Việc phục hồi chứng thư số là quyền lợi chính đáng của doanh nghiệp khi các lý do tạm dừng không còn tồn tại. Cụ thể:

• Nếu tạm dừng theo yêu cầu của doanh nghiệp: Chứng thư số sẽ được khôi phục khi hết thời hạn yêu cầu hoặc khi doanh nghiệp có văn bản đề nghị phục hồi sớm hơn.
• Nếu tạm dừng do yêu cầu của cơ quan chức năng: Chỉ được phục hồi khi các cơ quan này xác nhận lý do tạm dừng đã được giải quyết.
• Nếu tạm dừng do lỗi kỹ thuật: Nhà cung cấp phải khôi phục ngay sau khi khắc phục xong sự cố và đảm bảo an toàn cho cặp khóa.

Lời khuyên pháp lý: Để tránh gián đoạn trong việc kê khai thuế, bảo hiểm xã hội hay ký kết hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra thời hạn và tình trạng hoạt động của chứng thư số. Trong trường hợp bị tạm dừng không rõ lý do, hãy liên hệ ngay với đơn vị cung cấp dịch vụ để được giải trình và hướng dẫn thủ tục phục hồi theo đúng Điều 28 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.