Doanh nghiệp đang chịu chế tài cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn có cơ hội xuất hóa đơn để duy trì hợp đồng kinh doanh hay không? Cơ chế xin cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh được pháp luật hiện hành quy định chi tiết ra sao?

Trong quá trình vận hành kinh doanh, nhiều đơn vị gặp biến cố tài chính dẫn đến nợ đọng nghĩa vụ ngân sách nhà nước và bị áp dụng biện pháp cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Lệnh cưỡng chế này thường khiến hoạt động kinh doanh gần như tê liệt vì bên mua không thể thanh toán nếu không có chứng từ hợp pháp. Để tháo gỡ khó khăn thực tế mà vẫn bảo đảm thu hồi thuế cho ngân sách, hành lang pháp lý mới nhất theo Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP vẫn mở ra giải pháp linh hoạt: cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh.

1. Bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn: Doanh nghiệp có được cấp hóa đơn từng lần phát sinh?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp bị áp dụng biện pháp cưỡng chế hành chính thuế bằng hình thức ngừng sử dụng hóa đơn hoàn toàn vẫn thuộc diện được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh. Quy định nhân văn này tạo điều kiện để đơn vị tiếp tục thu tiền từ khách hàng đối với các đơn hàng, dự án cụ thể nhằm duy trì dòng tiền và có nguồn thanh toán nợ thuế tồn đọng.

Tùy thuộc vào phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) mà doanh nghiệp đã đăng ký, loại hóa đơn điện tử được cấp sẽ có sự phân định rõ ràng:

1.1. Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

Theo điểm a.2.3 tiết a.2 điểm a khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh tính thuế theo phương pháp trực tiếp khi bị cơ quan thuế cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn sẽ được cấp hóa đơn bán hàng điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh giao dịch.

Phạm vi áp dụng của hóa đơn bán hàng được cụ thể hóa tại khoản 2 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bao gồm các hoạt động kinh tế:

• Bán sản phẩm hàng hóa, cung ứng dịch vụ tiêu thụ nội địa;
• Cung ứng dịch vụ vận tải hàng hóa, hành khách quốc tế;
• Xuất hàng hóa vào khu phi thuế quan và các giao dịch kinh tế được pháp luật coi như xuất khẩu;
• Xuất khẩu trực tiếp hàng hóa, dịch vụ ra thị trường nước ngoài.

Như vậy, doanh nghiệp thuộc trường hợp nộp thuế trực tiếp sẽ nhận hóa đơn bán hàng cho từng giao dịch cụ thể, tuyệt đối không được cấp hóa đơn GTGT.

1.2. Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Đối với doanh nghiệp kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, căn cứ điểm b.1.3 tiết b.1 điểm b khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bị áp dụng quyết định cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn, đơn vị thuộc diện được cơ quan thuế cấp hóa đơn giá trị gia tăng điện tử có mã của cơ quan thuế cho từng lần phát sinh.

Hóa đơn GTGT được cấp phát sinh phục vụ các giao dịch theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, gồm:

• Bán buôn, bán lẻ hàng hóa và cung cấp dịch vụ trên toàn lãnh thổ nội địa;
• Hoạt động vận tải tuyến quốc tế;
• Xuất bán hàng vào khu phi thuế quan;
• Xuất khẩu hàng hóa hoặc dịch vụ sang thị trường quốc tế;
• Kinh doanh thương mại điện tử, nền tảng công nghệ số xuyên biên giới.

2. Cơ quan nào có thẩm quyền cấp và yêu cầu pháp lý về nội dung hóa đơn?

2.1. Thẩm quyền thụ lý và cấp hóa đơn

Căn cứ theo điểm c khoản 2 Điều 21 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp có thẩm quyền và trách nhiệm thụ lý hồ sơ, thực hiện cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh trong phạm vi phân cấp quản lý. Doanh nghiệp không phải gửi hồ sơ vượt cấp lên cơ quan thuế cấp trên.

2.2. Các tiêu chí bắt buộc về nội dung hóa đơn điện tử được cấp

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp từng lần phát sinh phải đáp ứng nghiêm ngặt các trường thông tin chuẩn dữ liệu sau:

1. Tên, ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn: Xác định chính xác là hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế theo hệ thống ký hiệu chuẩn quy định.
2. Số hóa đơn: Dãy số tự nhiên bằng chữ số Ả-rập tối đa 08 chữ số, được sinh tự động và kiểm soát chặt chẽ trên cổng thông tin ngành thuế.
3. Thông tin người bán: Tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế phải trùng khớp tuyệt đối với dữ liệu đăng ký doanh nghiệp.
4. Thông tin người mua: Tên công ty/cá nhân, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã đơn vị quan hệ ngân sách, số định danh cá nhân.
5. Chi tiết hàng hóa, dịch vụ: Tên thương phẩm, đơn vị tính, khối lượng, đơn giá, số tiền trước thuế, thuế suất GTGT, số tiền thuế và tổng giá trị thanh toán cuối cùng.
6. Chữ ký số và mã cơ quan thuế: Bắt buộc có mã xác thực của cơ quan thuế và chữ ký số xác nhận tính pháp lý.

3. Điều kiện tiên quyết và lưu ý sống còn để được cơ quan thuế duyệt cấp hóa đơn

Mặc dù luật cho phép cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh, doanh nghiệp bị cưỡng chế không thể nghiễm nhiên được cấp nếu không thực hiện đầy đủ cam kết và nghĩa vụ tài chính đi kèm. Để hồ sơ được phê duyệt thông suốt, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề cốt lõi sau:

• Nộp đủ số tiền thuế phát sinh của hóa đơn đó: Khi nộp hồ sơ xin cấp hóa đơn từng lần phát sinh, doanh nghiệp phải nộp ngay số tiền thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp (hoặc các sắc thuế tương ứng) phát sinh từ chính giao dịch đó vào ngân sách nhà nước trước khi được cấp mã hóa đơn.
• Trích nộp một phần nợ thuế đang bị cưỡng chế: Tùy theo văn bản điều hành và thỏa thuận giải quyết nợ thuế, cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp trích một tỷ lệ nhất định từ doanh thu hợp đồng giao dịch để thanh toán dần khoản nợ thuế bị cưỡng chế.
• Minh chứng hợp đồng kinh tế và biên bản giao hàng thực tế: Doanh nghiệp phải xuất trình hợp đồng kinh tế hợp pháp, phiếu xuất kho, biên bản nghiệm thu hoặc tài liệu chứng minh tính có thực của giao dịch, ngăn chặn tuyệt đối việc mua bán khống hóa đơn.

Khuyến nghị pháp lý: Khi doanh nghiệp không may rơi vào tình trạng bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn, người đại diện theo pháp luật cần chủ động liên hệ trực tiếp với bộ phận Quản lý nợ và Cưỡng chế nợ thuế của cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Việc chủ động phối hợp giải trình hợp đồng và nộp trước thuế của từng giao dịch phát sinh sẽ giúp doanh nghiệp không bị đứt gãy chuỗi cung ứng, đồng thời từng bước giải quyết dứt điểm nợ thuế để được gỡ bỏ biện pháp cưỡng chế.