Việc sở hữu một thửa đất có diện tích lớn, trải dài qua ranh giới của hai hoặc nhiều đơn vị hành chính (xã, phường, thị trấn) không phải là hiếm gặp. Tuy nhiên, khi bắt tay vào làm thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Sổ đỏ), nhiều người dân thường lúng túng không biết phải nộp hồ sơ tại đâu, do cơ quan nào giải quyết và liệu có được cấp chung một cuốn sổ hay không. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ các quy định này dựa trên bối cảnh pháp luật đất đai hiện hành năm 2020.

1. Điều kiện và thành phần hồ sơ cấp Giấy chứng nhận

Dù thửa đất nằm ở một hay nhiều xã, điều kiện tiên quyết để được cấp Sổ đỏ vẫn phải tuân thủ các quy định chung về nguồn gốc và quá trình sử dụng đất ổn định.

Điều kiện được cấp Giấy chứng nhận

Người sử dụng đất phải có đủ các điều kiện theo quy định tại Điều 100 (trường hợp có giấy tờ về quyền sử dụng đất) hoặc Điều 101 (trường hợp không có giấy tờ về quyền sử dụng đất) của Luật Đất đai 2013.

Hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận lần đầu

Căn cứ Điều 8 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, hộ gia đình, cá nhân cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:

• Đơn đăng ký, cấp Giấy chứng nhận theo Mẫu số 04a/ĐK.
• Một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại Điều 100 Luật Đất đai 2013 và Điều 18 Nghị định 43/2014/NĐ-CP.
• Giấy tờ về tài sản gắn liền với đất như giấy phép xây dựng, giấy tờ mua bán nhà (nếu có đề nghị chứng nhận quyền sở hữu nhà ở) theo quy định tại Điều 31 Nghị định 43/2014/NĐ-CP.
• Sơ đồ nhà ở hoặc công trình xây dựng (trừ khi đã có sơ đồ phù hợp hiện trạng trong giấy tờ sở hữu).
• Chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính; giấy tờ liên quan đến việc miễn, giảm nghĩa vụ tài chính (nếu có).

2. Thẩm quyền và nơi nộp hồ sơ trong các trường hợp cụ thể

Điểm khác biệt lớn nhất khi làm Sổ đỏ cho đất thuộc nhiều đơn vị hành chính chính là nơi tiếp nhận hồ sơ và số lượng Giấy chứng nhận được cấp. Điều 30 Nghị định 43/2014/NĐ-CP đã quy định rất rõ hai kịch bản sau:

Trường hợp 1: Đất thuộc nhiều xã nhưng cùng một huyện

Nếu khu đất nằm trên ranh giới nhiều xã, phường, thị trấn nhưng các đơn vị này đều thuộc cùng một quận, huyện, thị xã hoặc thành phố thuộc tỉnh, pháp luật quy định như sau:

"Trường hợp sử dụng đất thuộc phạm vi nhiều xã, phường, thị trấn nhưng cùng thuộc thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất của một cơ quan thì cấp một Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho người sử dụng đất; trong đó phải xác định từng phần diện tích thuộc phạm vi từng đơn vị hành chính cấp xã" (khoản 1 Điều 30 Nghị định 43/2014/NĐ-CP).

Nơi nộp hồ sơ: Người dân có thể lựa chọn nộp tại UBND một trong các xã nơi có đất hoặc nộp trực tiếp tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện.

Trường hợp 2: Đất thuộc nhiều xã thuộc các huyện hoặc tỉnh khác nhau

Đây là trường hợp phức tạp hơn, khi ranh giới thửa đất cũng chính là ranh giới hành chính cấp huyện hoặc cấp tỉnh. Theo khoản 2 Điều 30 Nghị định 43/2014/NĐ-CP:

"Trường hợp sử dụng đất thuộc phạm vi nhiều xã, phường, thị trấn thuộc thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất của các cơ quan khác nhau thì cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo từng thửa đất thuộc thẩm quyền của từng cơ quan cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất".

Ví dụ minh họa: Ông Bình có một trang trại rộng lớn, trong đó 2 héc-ta thuộc xã A (huyện X) và 3 héc-ta thuộc xã B (huyện Y). Để được cấp Sổ đỏ, ông Bình phải thực hiện:

• Lập 01 bộ hồ sơ cho phần đất tại xã A, nộp tại huyện X để được cấp 01 Sổ đỏ cho 2 héc-ta này.
• Lập 01 bộ hồ sơ cho phần đất tại xã B, nộp tại huyện Y để được cấp 01 Sổ đỏ cho 3 héc-ta còn lại.

3. Những lưu ý quan trọng để tránh rủi ro pháp lý

Khi thực hiện thủ tục trong các trường hợp đặc thù này, người sử dụng đất cần lưu ý một số vấn đề sau để quá trình giải quyết được nhanh chóng:

• Xác định ranh giới: Cần yêu cầu cơ quan đo đạc bản đồ xác định chính xác diện tích nằm trên từng đơn vị hành chính. Việc này rất quan trọng để tính thuế sử dụng đất và các nghĩa vụ tài chính khác, vì giá đất tại các xã, huyện khác nhau có thể chênh lệch lớn.
• Nghĩa vụ tài chính: Dù được cấp 01 hay 02 Sổ đỏ, người sử dụng đất vẫn phải hoàn thành đầy đủ tiền sử dụng đất, lệ phí trước bạ theo thông báo của cơ quan thuế.
• Thời gian giải quyết: Do cần có sự phối hợp xác minh giữa các địa phương, thời gian cấp sổ cho đất nằm trên ranh giới hành chính có thể kéo dài hơn so với các thửa đất thông thường.

Tóm lại, thủ tục làm Sổ đỏ khi đất thuộc nhiều xã, phường về cơ bản vẫn tuân theo quy trình cấp sổ lần đầu. Điểm mấu chốt là xác định đúng thẩm quyền của cơ quan cấp sổ để nộp hồ sơ chính xác, tránh việc phải đi lại nhiều lần giữa các cơ quan hành chính.