Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, việc tối ưu hóa chi phí thuế là bài toán quan trọng đối với mọi cá nhân và doanh nghiệp. Đối với các chủ doanh nghiệp tư nhân và người lao động, việc hiểu rõ và thực hiện đúng thủ tục đăng ký người phụ thuộc không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là cách bảo vệ quyền lợi tài chính chính đáng thông qua cơ chế giảm trừ gia cảnh.

Giảm trừ gia cảnh - "Lá chắn" tài chính hợp pháp

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007, giảm trừ gia cảnh là số tiền được trừ vào thu nhập chịu thuế trước khi tính thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công. Đây là chính sách nhân văn nhằm đảm bảo mức sống cơ bản cho người nộp thuế và thân nhân của họ.

Đặc biệt, kể từ khi Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14 có hiệu lực, mức giảm trừ đã được điều chỉnh tăng đáng kể:

• Mức giảm trừ đối với đối tượng nộp thuế: 11 triệu đồng/tháng (132 triệu đồng/năm).
• Mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc: 4,4 triệu đồng/tháng.

Ai được tính là người phụ thuộc?

Căn cứ theo Thông tư 111/2013/TT-BTC, người phụ thuộc bao gồm các nhóm đối tượng sau nếu người nộp thuế có trách nhiệm nuôi dưỡng:

• Con cái: Con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú, con riêng của vợ/chồng dưới 18 tuổi hoặc trên 18 tuổi nhưng bị khuyết tật, không có khả năng lao động.
• Vợ hoặc chồng: Người ngoài độ tuổi lao động hoặc trong độ tuổi lao động nhưng bị khuyết tật, không có khả năng lao động.
• Cha mẹ: Cha đẻ, mẹ đẻ; cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng); cha dượng, mẹ kế; cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp.
• Các cá nhân khác: Anh, chị, em ruột; ông bà nội ngoại; cô, dì, chú, bác, cậu ruột; cháu ruột không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang trực tiếp nuôi dưỡng.

Điều kiện để được giảm trừ gia cảnh

Để được tính giảm trừ, người phụ thuộc phải đáp ứng các điều kiện khắt khe về thu nhập. Cụ thể, thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng. Đây là điểm mà nhiều người nộp thuế thường nhầm lẫn dẫn đến việc bị cơ quan thuế từ chối hồ sơ hoặc truy thu thuế sau này.

"Người nộp thuế chỉ được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu người nộp thuế đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế."

Hồ sơ và quy trình đăng ký tại Doanh nghiệp tư nhân

Tại các doanh nghiệp tư nhân, quy trình đăng ký thường được thực hiện thông qua bộ phận kế toán. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chứng minh

Tùy vào đối tượng người phụ thuộc mà hồ sơ sẽ khác nhau (Giấy khai sinh, CCCD, Giấy xác nhận khuyết tật, hoặc Giấy xác nhận của nhà trường đối với con đang đi học...).

Bước 2: Nộp hồ sơ cho doanh nghiệp

Người lao động nộp Tờ khai đăng ký người phụ thuộc (Mẫu 05/ĐK-NPT-TH) và các giấy tờ chứng minh cho doanh nghiệp chi trả thu nhập.

Bước 3: Doanh nghiệp tổng hợp và gửi cơ quan thuế

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai để gửi dữ liệu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời hạn nộp chậm nhất là 10 ngày làm việc trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN hàng năm.

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Việc đăng ký người phụ thuộc có thể thực hiện bất cứ thời điểm nào trong năm, nhưng để được hưởng trọn vẹn quyền lợi, người nộp thuế nên thực hiện ngay khi phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng. Hãy đảm bảo mọi giấy tờ chứng minh đều là bản sao có chứng thực hoặc mang bản chính để đối chiếu, tránh những rắc rối pháp lý không đáng có khi quyết toán thuế cuối năm.