Việc đăng ký người phụ thuộc không chỉ là nghĩa vụ kê khai mà còn là quyền lợi sát sườn giúp người nộp thuế giảm bớt gánh nặng tài chính thông qua cơ chế giảm trừ gia cảnh. Bước sang năm 2020, trong bối cảnh các quy định về quản lý thuế ngày càng chặt chẽ, việc nắm vững quy trình thực hiện là vô cùng cần thiết để đảm bảo quyền lợi hợp pháp của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công.

Xác định đối tượng người phụ thuộc theo quy định hiện hành

Căn cứ theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, người phụ thuộc được hiểu là người mà người nộp thuế có trách nhiệm nuôi dưỡng. Cụ thể bao gồm các nhóm đối tượng sau:

• Con cái: Bao gồm con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú, con riêng của vợ hoặc chồng.
• Người thân trong gia đình: Vợ hoặc chồng; cha đẻ, mẹ đẻ; cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng); cha dượng, mẹ kế; cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp của người nộp thuế.
• Các cá nhân khác: Những người không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang trực tiếp nuôi dưỡng (như anh, chị, em ruột; ông bà nội ngoại; cô, dì, chú, bác, cậu ruột; cháu ruột...).

"Người phụ thuộc bao gồm những đối tượng có quan hệ huyết thống, hôn nhân hoặc nuôi dưỡng mà người nộp thuế phải trực tiếp chi trả các chi phí sinh hoạt, đáp ứng các điều kiện về thu nhập và độ tuổi theo quy định của pháp luật thuế."

Điều kiện để được tính giảm trừ gia cảnh năm 2020

Không phải mọi trường hợp có quan hệ thân nhân đều mặc nhiên được tính là người phụ thuộc. Để được giảm trừ gia cảnh, đối tượng phải đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe về thu nhập:

• Đối với người trong độ tuổi lao động: Phải bị khuyết tật, không có khả năng lao động và có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.
• Đối với người ngoài độ tuổi lao động: Phải có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.

Thủ tục đăng ký người phụ thuộc chi tiết năm 2020

Tùy vào hình thức nộp hồ sơ, người nộp thuế có thể lựa chọn một trong hai phương thức quy định tại khoản 10 Điều 7 Thông tư 95/2016/TT-BTC như sau:

1. Cá nhân trực tiếp đăng ký với cơ quan thuế

Phương thức này thường áp dụng cho cá nhân kinh doanh hoặc cá nhân muốn tự quản lý hồ sơ thuế của mình. Các bước thực hiện bao gồm:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: Người nộp thuế lập Tờ khai đăng ký người phụ thuộc theo Mẫu số 20-ĐK-TCT. Lưu ý cần đánh dấu vào ô "Đăng ký thuế" và kê khai đầy đủ thông tin định danh của người phụ thuộc.
• Bước 2: Giấy tờ kèm theo: Bản sao (không cần chứng thực) Thẻ căn cước công dân/CMND hoặc Giấy khai sinh đối với người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam. Đối với người nước ngoài, cần bản sao Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực.
• Bước 3: Nộp hồ sơ: Nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú hoặc nơi có thu nhập.

2. Đăng ký thông qua tổ chức trả thu nhập (Doanh nghiệp)

Đây là hình thức phổ biến nhất đối với cán bộ, công nhân viên làm việc tại các công ty, đơn vị sự nghiệp:

• Bước 1: Ủy quyền: Cá nhân gửi văn bản ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay mình.
• Bước 2: Cung cấp hồ sơ: Gửi bản sao giấy tờ định danh của người phụ thuộc (CMND/CCCD/Giấy khai sinh) cho bộ phận kế toán hoặc nhân sự của công ty.
• Bước 3: Doanh nghiệp kê khai: Tổ chức chi trả thu nhập tổng hợp thông tin và gửi Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc theo Mẫu số 20-ĐKT-TH-TCT qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Những lưu ý quan trọng để tránh sai sót

Trong quá trình thực hiện, người nộp thuế cần đặc biệt lưu ý đến thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc. Theo quy định, trong vòng 03 tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký, người nộp thuế phải hoàn thiện hồ sơ chứng minh (như giấy xác nhận cư trú, giấy xác nhận thu nhập...) để được hưởng giảm trừ chính thức.

Ngoài ra, mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế. Trường hợp nhiều người nộp thuế có chung người phụ thuộc phải nuôi dưỡng thì người nộp thuế tự thỏa thuận để đăng ký giảm trừ gia cảnh vào một người nộp thuế.

Việc thực hiện đúng và đủ các bước trên không chỉ giúp bạn tuân thủ đúng Thông tư 95/2016/TT-BTC mà còn tối ưu hóa số thuế phải nộp, góp phần gia tăng thu nhập thực tế cho bản thân và gia đình trong năm 2020.