Việc đăng ký người phụ thuộc không chỉ là nghĩa vụ hành chính mà còn là quyền lợi sát sườn giúp người lao động giảm bớt gánh nặng thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Đặc biệt, tại các mô hình doanh nghiệp như Công ty TNHH một thành viên, việc nắm vững quy trình này sẽ giúp bộ phận kế toán và nhân viên tối ưu hóa thu nhập thực tế.

Mức giảm trừ gia cảnh mới nhất năm 2026

Nhiều người lao động vẫn nhầm lẫn về con số giảm trừ gia cảnh. Theo quy định hiện hành tại Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14, mức giảm trừ gia cảnh đã được điều chỉnh tăng đáng kể so với trước đây:

• Đối với người nộp thuế: Mức giảm trừ là 11 triệu đồng/tháng (tương đương 132 triệu đồng/năm).
• Đối với mỗi người phụ thuộc: Mức giảm trừ là 4,4 triệu đồng/tháng.

Điều này có nghĩa là nếu bạn có 2 người phụ thuộc, tổng mức thu nhập chưa phải tính thuế của bạn có thể lên tới gần 20 triệu đồng mỗi tháng.

Ai được xác định là người phụ thuộc?

Căn cứ theo Thông tư 111/2013/TT-BTC, đối tượng người phụ thuộc khá đa dạng, bao gồm:

• Con cái: Con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú dưới 18 tuổi hoặc trên 18 tuổi nhưng bị khuyết tật, không có khả năng lao động.
• Vợ hoặc chồng: Người trong độ tuổi lao động nhưng bị khuyết tật hoặc ngoài độ tuổi lao động, không có thu nhập hoặc thu nhập bình quân tháng không quá 1 triệu đồng.
• Cha mẹ: Cha đẻ, mẹ đẻ, cha chồng, mẹ chồng (hoặc cha vợ, mẹ vợ) đáp ứng điều kiện về thu nhập và khả năng lao động.
• Các cá nhân khác: Anh chị em ruột, ông bà nội ngoại... mà người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng và không có nơi nương tựa.

Thủ tục đăng ký tại Công ty TNHH một thành viên

Quy trình đăng ký hiện nay đã được đơn giản hóa rất nhiều thông qua hệ thống điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Người lao động nộp hồ sơ cho công ty

Người lao động chuẩn bị các giấy tờ chứng minh mối quan hệ (Giấy khai sinh, CCCD, Giấy đăng ký kết hôn...) và tờ khai đăng ký người phụ thuộc theo mẫu quy định gửi cho bộ phận kế toán của công ty.

Bước 2: Công ty tổng hợp và gửi tờ khai cho cơ quan Thuế

Kế toán công ty TNHH một thành viên sẽ sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) hoặc cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để gửi tờ khai tổng hợp đăng ký người phụ thuộc. Thời hạn nộp chậm nhất là 10 ngày làm việc trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN hàng năm.

"Người nộp thuế chỉ phải đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh cho mỗi một người phụ thuộc một lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ gia cảnh. Trường hợp thay đổi nơi làm việc thì phải thực hiện đăng ký lại tại đơn vị mới."

Lưu ý quan trọng về hồ sơ chứng minh

Nếu người nộp thuế không nộp đủ hồ sơ chứng minh trong vòng 03 tháng kể từ ngày đăng ký, cơ quan thuế sẽ không chấp nhận mức giảm trừ và người lao động có thể bị truy thu thuế. Do đó, việc lưu trữ và nộp đúng hạn các bản sao công chứng giấy tờ là cực kỳ quan trọng để đảm bảo quyền lợi lâu dài.