Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt, các chương trình khách hàng thường xuyên đã trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược kinh doanh của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, dưới góc độ pháp lý, việc triển khai các chương trình này không đơn thuần chỉ là phát hành thẻ hay tích điểm mà còn đi kèm với những quy định chặt chẽ về thủ tục hành chính.

Bản chất pháp lý của chương trình khách hàng thường xuyên

Dưới góc độ kinh doanh, đây là chiến lược marketing nhằm giữ chân những khách hàng đã từng sử dụng sản phẩm, dịch vụ. Nhưng dưới góc độ pháp luật, chương trình khách hàng thường xuyên được xác định là một hình thức khuyến mại cụ thể.

Cụ thể, tại khoản 7 Điều 92 Luật Thương mại 2005 quy định hình thức này như sau:

Tổ chức chương trình khách hàng thường xuyên, theo đó việc tặng thưởng cho khách hàng căn cứ trên số lượng hoặc trị giá mua hàng hóa, dịch vụ mà khách hàng thực hiện dưới hình thức thẻ khách hàng, phiếu ghi nhận sự mua hàng hóa, dịch vụ hoặc các hình thức khác.

Thẻ khách hàng: Không chỉ là tấm thẻ nhựa thông thường

Khi triển khai chương trình, doanh nghiệp thường phát hành thẻ khách hàng (bản cứng hoặc điện tử). Pháp luật yêu cầu các tài liệu này phải chứa đựng những thông tin minh bạch để bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.

Theo khoản 2 Điều 14 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, nội dung trên thẻ hoặc hệ thống lưu trữ phải bao gồm:

• Thông tin định danh khách hàng (Họ tên, CMND/CCCD/Hộ chiếu).
• Điều kiện và cách thức ghi nhận sự tham gia.
• Số lượng, trị giá hàng hóa làm căn cứ tặng thưởng.

Thủ tục hành chính: Đăng ký hay chỉ cần Thông báo?

Đây là câu hỏi mà nhiều kế toán và pháp chế doanh nghiệp TNHH hai thành viên trở lên thường thắc mắc. Căn cứ theo quy định hiện hành, chương trình khách hàng thường xuyên không thuộc diện phải đăng ký với Bộ Công Thương (trừ trường hợp mang tính may rủi hoặc thực hiện trên môi trường điện tử có tính chất đặc thù).

Tuy nhiên, doanh nghiệp bắt buộc phải làm thủ tục thông báo thực hiện khuyến mại đến Sở Công Thương nơi tổ chức. Việc thông báo này giúp cơ quan quản lý nhà nước nắm bắt và giám sát hoạt động xúc tiến thương mại trên địa bàn.

Một điểm thuận lợi cho doanh nghiệp là sau khi kết thúc chương trình khách hàng thường xuyên, đơn vị không cần phải làm báo cáo kết quả thực hiện khuyến mại như các hình thức quay số trúng thưởng hay khuyến mại mang tính may rủi khác.

Nghĩa vụ công khai thông tin của doanh nghiệp

Dù thủ tục có phần đơn giản hơn, nhưng tính minh bạch vẫn là yêu cầu tiên quyết. Khoản 1 Điều 97 Luật Thương mại 2005 yêu cầu doanh nghiệp phải niêm yết công khai các thông tin về tên chương trình, thời gian, địa bàn, giá trị quà tặng và các điều kiện đi kèm tại địa điểm bán hàng.

Việc tuân thủ đúng các quy định về thông báo và công khai thông tin không chỉ giúp công ty TNHH hai thành viên trở lên vận hành đúng luật mà còn xây dựng được niềm tin vững chắc nơi khách hàng, tránh những rủi ro pháp lý và xử phạt hành chính không đáng có.