Trong quá trình vận hành, việc tuân thủ các quy định về kê khai thuế là nghĩa vụ bắt buộc của mọi loại hình doanh nghiệp, bao gồm cả công ty hợp danh. Tuy nhiên, không ít kế toán và chủ doanh nghiệp vẫn còn lúng túng trong việc xác định khi nào phải nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo tháng hay theo quý, đặc biệt là trong trường hợp không phát sinh số thuế phải nộp. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ các quy định này dựa trên bối cảnh pháp luật hiện hành tính đến tháng 01/2019.

1. Nguyên tắc xác định kỳ kê khai thuế TNCN năm 2019

Theo quy định tại Thông tư 156/2013/TT-BTC, việc khai thuế TNCN được thực hiện theo nguyên tắc xác định một lần kể từ tháng đầu tiên có phát sinh khấu trừ thuế và áp dụng cho cả năm tính thuế. Cụ thể:

• Khai thuế theo tháng: Áp dụng đối với doanh nghiệp có phát sinh số thuế khấu trừ trong tháng của ít nhất một loại tờ khai thuế TNCN từ 50 triệu đồng trở lên, trừ trường hợp doanh nghiệp thuộc diện khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo quý.
• Khai thuế theo quý: Áp dụng đối với doanh nghiệp thuộc diện khai thuế GTGT theo quý hoặc doanh nghiệp không thuộc diện khai thuế theo tháng (phát sinh khấu trừ dưới 50 triệu đồng).

"Việc khai thuế theo tháng hoặc quý được xác định một lần kể từ tháng đầu tiên có phát sinh khấu trừ thuế và áp dụng cho cả năm." (Trích Điều 16 Thông tư 156/2013/TT-BTC)

2. Điều kiện không phải nộp tờ khai thuế TNCN

Một trong những điểm quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần lưu ý là quy định về việc không phải nộp tờ khai khi không phát sinh khấu trừ. Căn cứ theo Thông tư 151/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư 156/2013/TT-BTC:

Nếu trong tháng hoặc quý doanh nghiệp không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì không phải nộp tờ khai của tháng hoặc quý đó.

Quy định này giúp giảm bớt gánh nặng thủ tục hành chính cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc các doanh nghiệp mới thành lập chưa có chi trả thu nhập đến mức phải khấu trừ thuế.

3. Thành phần hồ sơ và thời hạn nộp tờ khai

Tùy vào loại thu nhập mà doanh nghiệp khấu trừ, hồ sơ khai thuế TNCN bao gồm các mẫu tờ khai tương ứng theo quy định tại Thông tư 92/2015/TT-BTC:

• Mẫu 05/KK-TNCN: Tờ khai khấu trừ thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công.
• Mẫu 06/KK-TNCN: Tờ khai khấu trừ thuế TNCN đối với thu nhập từ đầu tư vốn, chuyển nhượng chứng khoán, bản quyền...
• Giấy ủy quyền: Trong trường hợp người thực hiện thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Về thời hạn nộp hồ sơ:

• Đối với khai thuế theo tháng: Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Đối với khai thuế theo quý: Chậm nhất là ngày thứ 30 của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế.

4. Một số ví dụ minh họa thực tế

Để hiểu rõ hơn về cách áp dụng, hãy xem xét các tình huống sau trong năm 2018 (áp dụng cho kỳ quyết toán đầu năm 2019):

Ví dụ 1: Công ty hợp danh X khai thuế GTGT theo quý. Trong quý I/2018, công ty phát sinh khấu trừ thuế TNCN là 60 triệu đồng. Mặc dù số thuế lớn hơn 50 triệu, nhưng vì khai GTGT theo quý nên công ty X vẫn thực hiện khai thuế TNCN theo quý.

Ví dụ 2: Công ty hợp danh Y khai thuế GTGT theo tháng. Tháng 1 và tháng 2 không phát sinh khấu trừ thuế TNCN. Tháng 3 phát sinh khấu trừ 55 triệu đồng. Như vậy, tháng 1 và tháng 2 công ty Y không phải nộp tờ khai. Từ tháng 3, công ty bắt đầu nộp tờ khai theo tháng.

Việc nắm vững các quy định về kê khai thuế TNCN không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt vi phạm hành chính về thuế mà còn giúp tối ưu hóa quy trình làm việc của bộ phận kế toán. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về thủ tục, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp.