Thời đại hóa đơn giấy đã lùi xa, việc đăng ký hóa đơn điện tử không chỉ là nghĩa vụ mà còn là bước đệm để công ty hợp danh tối ưu hóa quy trình vận hành. Vậy thủ tục này hiện nay được thực hiện như thế nào?

Kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, toàn bộ các doanh nghiệp, bao gồm cả công ty hợp danh, đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Thủ tục "Thông báo phát hành hóa đơn" cũ kỹ đã được thay thế bằng quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hiện đại, nhanh chóng hơn rất nhiều.

1. Đối tượng và hình thức đăng ký

Theo quy định tại khoản 1 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, công ty hợp danh thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

"1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử... thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử."

2. Quy trình thực hiện đăng ký lần đầu

Để bắt đầu sử dụng hóa đơn, công ty hợp danh cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Lập Tờ khai đăng ký. Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123) để điền các thông tin về hình thức hóa đơn (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế), phương thức chuyển dữ liệu và loại hóa đơn sử dụng.
• Bước 2: Gửi hồ sơ. Tờ khai được gửi điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Bước 3: Tiếp nhận phản hồi. Trong vòng 15 phút kể từ khi nhận được tờ khai, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo tiếp nhận.

3. Thời gian giải quyết và kết quả

Điểm đáng chú ý nhất trong quy định mới là thời gian xử lý cực kỳ nhanh chóng. Theo khoản 2 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

"Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử."

Nếu được chấp nhận, công ty hợp danh có thể bắt đầu xuất hóa đơn ngay lập tức. Trường hợp không được chấp nhận, cơ quan thuế sẽ nêu rõ lý do để doanh nghiệp điều chỉnh, bổ sung.

4. Những lưu ý quan trọng cho công ty hợp danh

Khi đã được chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện các công việc sau theo khoản 3 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định cũ (nếu có).
• Tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng. Thủ tục tiêu hủy phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để tránh các rủi ro pháp lý về sau.

Việc nắm vững thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử không chỉ giúp công ty hợp danh tuân thủ pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong giao dịch với khách hàng và đối tác. Nếu gặp khó khăn trong quá trình kết nối hạ tầng kỹ thuật, doanh nghiệp nên liên hệ với các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín để được hỗ trợ kịp thời.