Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là tại các Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc chi trả thu nhập cho cá nhân luôn đi kèm với nghĩa vụ khấu trừ thuế. Để xác nhận số thuế đã khấu trừ, doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho người lao động. Tuy nhiên, không ít kế toán vẫn lúng túng trong việc kê khai và quản lý loại ấn chỉ này, dẫn đến những rủi ro pháp lý không đáng có trong kỳ quyết toán thuế năm 2019.

1. Căn cứ pháp lý và mục đích của chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC, tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

Khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định: "Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ."

Việc cấp chứng từ này giúp cá nhân có căn cứ để tự quyết toán thuế với cơ quan thuế hoặc hoàn thuế nếu số thuế đã nộp thừa.

2. Hướng dẫn kê khai mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2019

Mẫu chứng từ hiện nay được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 37/2010/TT-BTC. Dưới đây là các chỉ tiêu quan trọng kế toán cần lưu ý:

Phần I: Thông tin tổ chức trả thu nhập

• [01] Tên tổ chức trả thu nhập: Ghi đầy đủ bằng chữ in HOA theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• [02] Mã số thuế: Ghi chính xác mã số thuế 10 số hoặc 13 số của doanh nghiệp.
• [03] Địa chỉ: Ghi đúng địa chỉ trụ sở chính đã đăng ký với cơ quan thuế.

Phần II: Thông tin người nộp thuế

• [05] Họ và tên: Ghi chữ in HOA theo Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu.
• [06] Mã số thuế: Đây là chỉ tiêu bắt buộc nếu cá nhân đã có mã số thuế. Nếu chưa có, phải ghi số CMND/Hộ chiếu tại chỉ tiêu [11].
• [08], [09] Cá nhân cư trú/không cư trú: Cần xác định chính xác tình trạng cư trú dựa trên số ngày có mặt tại Việt Nam (183 ngày trở lên trong năm dương lịch hoặc 12 tháng liên tục).

Phần III: Thông tin thuế TNCN khấu trừ

• [14] Khoản thu nhập: Ghi rõ là thu nhập từ tiền lương, tiền công, đầu tư vốn, hay chuyển nhượng vốn...
• [15] Thời điểm trả thu nhập: Ghi rõ tháng/năm chi trả thực tế. Nếu chi trả cho cả năm thì ghi từ tháng 01 đến tháng 12.
• [16] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: Là tổng số tiền thu nhập thực tế đã trả trước khi trừ các khoản giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm.
• [18] Số thuế TNCN đã khấu trừ: Số tiền thuế thực tế doanh nghiệp đã giữ lại để nộp vào ngân sách nhà nước.

3. Những sai sót thường gặp và lưu ý "sống còn" cho kế toán

Trong quá trình thanh kiểm tra thuế, cơ quan thuế thường tập trung vào các lỗi sau liên quan đến chứng từ khấu trừ:

• Cấp chứng từ sai thời điểm: Chứng từ phải được cấp tại thời điểm khấu trừ thuế. Nhiều doanh nghiệp đợi đến cuối năm mới cấp hàng loạt dẫn đến sai lệch thông tin.
• Không báo cáo tình hình sử dụng chứng từ: Theo Thông tư 156/2013/TT-BTC, hàng quý doanh nghiệp phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN (mẫu CTT25/AC).
• Làm mất chứng từ: Nếu làm mất chứng từ đã phát hành nhưng chưa sử dụng hoặc đã sử dụng, doanh nghiệp phải lập báo cáo mất, cháy, hỏng gửi cơ quan thuế trong vòng 05 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc.

4. Lời khuyên cho doanh nghiệp TNHH hai thành viên trở lên

Đối với loại hình công ty TNHH có từ hai thành viên, việc minh bạch trong chi trả thu nhập và thuế là yếu tố then chốt để duy trì sự tin cậy giữa các thành viên góp vốn. Kế toán cần:

1. Lưu trữ cuống chứng từ (Liên 1) cẩn thận để đối chiếu khi quyết toán.
2. Kiểm tra kỹ mã số thuế cá nhân của người lao động trước khi xuất chứng từ.
3. Thường xuyên cập nhật các văn bản hướng dẫn mới nhất để điều chỉnh kịp thời quy trình nội bộ.

Việc tuân thủ đúng quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt hành chính mà còn bảo vệ quyền lợi chính đáng cho người lao động, góp phần xây dựng hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp và thượng tôn pháp luật.