Trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính như vay vốn ngân hàng, đăng ký nhập học cho con hay làm hồ sơ xin việc, sổ hộ khẩu là loại giấy tờ tùy thân không thể thiếu. Tuy nhiên, một tình huống dở khóc dở cười mà nhiều người dân thường gặp phải tại UBND xã, phường là bị từ chối chứng thực chỉ vì thiếu... một vài trang trắng trong sổ hộ khẩu. Vậy quy định pháp luật hiện hành về vấn đề này như thế nào?

Người dân thực hiện thủ tục chứng thực sổ hộ khẩu tại cơ quan hành chính nhà nước (ảnh minh họa)

Quy định bắt buộc về việc photo đầy đủ các trang khi chứng thực

Trước đây, theo quy định tại Nghị định 79/2007/NĐ-CP, việc chứng thực bản sao từ bản chính không có hướng dẫn cụ thể về việc phải photo bao nhiêu trang đối với các loại sổ có nhiều trang. Điều này dẫn đến sự thiếu thống nhất trong cách thực hiện tại các địa phương.

Tuy nhiên, kể từ khi Nghị định 23/2015/NĐ-CP và đặc biệt là văn bản hướng dẫn chi tiết là Thông tư 20/2015/TT-BTP có hiệu lực, quy định này đã trở nên rõ ràng và khắt khe hơn.

Cụ thể, tại Điều 7 Thông tư 20/2015/TT-BTP quy định về bản sao từ bản chính để thực hiện chứng thực như sau:

Bản sao từ bản chính để thực hiện chứng thực phải có đầy đủ các trang đã ghi thông tin của bản chính.

Như vậy, đối với sổ hộ khẩu: Người dân bắt buộc phải photo đầy đủ từ trang bìa cho đến tất cả các trang bên trong đã ghi thông tin về các thành viên trong gia đình, các thay đổi về nhân khẩu, hộ khẩu. Việc photo thiếu bất kỳ trang nào có chứa thông tin đều khiến bản sao đó không đủ điều kiện để được chứng thực.

Việc photo bản sao phải đảm bảo tính toàn vẹn và đầy đủ thông tin từ bản chính (ảnh minh họa)

Bản sao sổ hộ khẩu có thời hạn sử dụng trong bao lâu?

Đây là câu hỏi mà rất nhiều người quan tâm khi chuẩn bị hồ sơ. Thực tế, hiện nay cả Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP đều không quy định cụ thể về thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực.

Về mặt pháp lý, bản sao chứng thực có giá trị sử dụng vô thời hạn, trừ khi bản chính có sự thay đổi hoặc bị thu hồi, hủy bỏ. Tuy nhiên, trong thực tiễn áp dụng, các cơ quan tiếp nhận hồ sơ thường phân loại bản sao thành hai nhóm để yêu cầu người dân cung cấp:

• Nhóm bản sao có giá trị vô hạn: Thường áp dụng cho các loại giấy tờ có tính chất cố định, không thay đổi nội dung theo thời gian như bằng tốt nghiệp, bảng điểm, giấy phép lái xe hạng A1...
• Nhóm bản sao có giá trị hữu hạn: Áp dụng cho các loại giấy tờ mà nội dung bên trong có thể biến động theo thời gian. Ví dụ: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (6 tháng), Phiếu lý lịch tư pháp (6 tháng), Chứng minh nhân dân (15 năm).

Đối với Sổ hộ khẩu, mặc dù luật không quy định thời hạn, nhưng do thông tin về nhân khẩu trong sổ có thể thay đổi (tách hộ, nhập hộ, khai tử...), nên nhiều cơ quan (đặc biệt là ngân hàng hoặc cơ quan nhà nước khi làm thủ tục đất đai) thường yêu cầu bản sao chứng thực trong vòng 03 hoặc 06 tháng gần nhất để đảm bảo tính cập nhật của thông tin.

Lời khuyên pháp lý cho người dân

Để tránh mất thời gian đi lại nhiều lần khi thực hiện thủ tục chứng thực sổ hộ khẩu, quý khách hàng nên lưu ý:

1. Kiểm tra kỹ sổ hộ khẩu bản chính, đảm bảo không bị tẩy xóa, sửa chữa trái phép.
2. Photo đầy đủ các trang có thông tin, nên photo cả trang bìa để bản sao trông chuyên nghiệp và đầy đủ nhất.
3. Khi đi chứng thực, bắt buộc phải mang theo bản chính để đối chiếu.
4. Nên chứng thực dư ra một vài bản để dự phòng cho các thủ tục phát sinh, tránh việc phải đi lại nhiều lần.

Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP sẽ giúp người dân chủ động hơn và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình trong các giao dịch hành chính dân sự.