Thông tư 20/2015/TT-BTP do Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành nhằm hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhằm chuẩn hóa quy trình, thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức khi thực hiện các thủ tục chứng thực.

Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Thông tư này quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành các nội dung về chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật; chứng thực hợp đồng, giao dịch và thẩm quyền chứng thực tại các huyện đảo. Đối tượng áp dụng bao gồm các cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực, người yêu cầu chứng thực và các tổ chức, cá nhân khác có liên quan.

Quy định về giải quyết yêu cầu chứng thực và sử dụng mẫu lời chứng

• Thời hạn giải quyết và phiếu hẹn: Đối với các yêu cầu chứng thực tiếp nhận sau 15 giờ mà cơ quan thực hiện không thể giải quyết và trả kết quả ngay trong ngày, hoặc phải kéo dài thời hạn theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, người tiếp nhận hồ sơ bắt buộc phải giao phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu.
• Thái độ và trách nhiệm tiếp nhận: Nghiêm cấm người tiếp nhận hồ sơ và người thực hiện chứng thực tự ý đặt thêm thủ tục, gây phiền hà hoặc yêu cầu nộp thêm các loại giấy tờ trái với quy định pháp luật.
• Sử dụng mẫu lời chứng: Áp dụng mẫu lời chứng ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đối với trường hợp nhiều người cùng khai nhận hoặc từ chối nhận di sản. Đồng thời, ban hành kèm theo Thông tư này mẫu lời chứng chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.

Cách xác định số chứng thực bản sao từ bản chính

• Số chứng thực bản sao từ bản chính được tính theo từng loại giấy tờ được chứng thực, hoàn toàn không lấy số theo lượt người đến yêu cầu chứng thực.
• Ví dụ cụ thể: Khi một cá nhân yêu cầu chứng thực đồng thời nhiều bản sao của nhiều loại giấy tờ khác nhau (như 02 bản sao Chứng minh nhân dân của bản thân, 03 bản sao Chứng minh nhân dân của người khác và 01 bản sao Sổ hộ khẩu), cơ quan chứng thực phải cấp 03 số chứng thực riêng biệt tương ứng với 03 loại giấy tờ nêu trên, không gộp chung thành 01 số theo lượt người.

Lưu trữ hồ sơ chứng thực và miễn hợp pháp hóa lãnh sự

• Trách nhiệm lưu trữ: Khi thực hiện chứng thực chữ ký hoặc chứng thực chữ ký người dịch, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải lưu lại 01 bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực hoặc 01 bản chụp của giấy tờ đó. Việc chụp lại do cơ quan thực hiện; trường hợp không có phương tiện chụp thì người yêu cầu chứng thực có trách nhiệm cung cấp bản chụp.
• Miễn hợp pháp hóa lãnh sự: Các giấy tờ tùy thân do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp cho cá nhân như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo thì được miễn hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính. Quy định này cũng áp dụng đối với trường hợp chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch của các giấy tờ nêu trên.

Yêu cầu đối với bản sao và chứng thực chữ ký văn bản tiếng nước ngoài

• Tính toàn vẹn của bản sao: Bản sao, chụp từ bản chính để chứng thực phải thể hiện đầy đủ tất cả các trang đã ghi thông tin của bản chính (ví dụ: chứng thực sổ hộ khẩu phải chụp đầy đủ trang bìa và tất cả các trang có ghi thông tin của các thành viên).
• Chứng thực chữ ký văn bản tiếng nước ngoài: Nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung văn bản tiếng nước ngoài, họ có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp kèm bản dịch tiếng Việt. Bản dịch này không bắt buộc phải công chứng hay chứng thực chữ ký người dịch, nhưng người yêu cầu chứng thực phải tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung dịch thuật.

Tiêu chuẩn người dịch và quản lý đội ngũ cộng tác viên dịch thuật

• Tiêu chuẩn trình độ: Người dịch phải có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên hoặc bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với chuyên ngành khác nhưng được đào tạo hoàn toàn bằng ngôn ngữ nước ngoài cần dịch.
• Ngôn ngữ phổ biến và không phổ biến: Ngôn ngữ phổ biến gồm tiếng Anh, Pháp, Đức, Nga, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Tây Ban Nha. Đối với ngôn ngữ không phổ biến (như tiếng Ả Rập, Ấn Độ, Mông Cổ...), nếu người dịch không có bằng cấp chuyên môn theo quy định thì phải viết bản cam kết thông thạo ngôn ngữ và tự chịu trách nhiệm về nội dung dịch.
• Phạm vi chứng thực chữ ký người dịch: Phòng Tư pháp chỉ chứng thực chữ ký của người dịch không phải cộng tác viên khi họ tự dịch giấy tờ phục vụ mục đích cá nhân. Trường hợp dịch cho người khác (kể cả người thân, bạn bè) hoặc dịch có thù lao thì bắt buộc phải do cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp thực hiện.
• Quy trình phê duyệt cộng tác viên: Phòng Tư pháp lập danh sách trích ngang gửi Sở Tư pháp. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra và ra văn bản phê duyệt hoặc từ chối (phải nêu rõ lý do).

Quy định về người phiên dịch, người làm chứng và sửa đổi hợp đồng

• Người phiên dịch và người làm chứng: Người yêu cầu chứng thực không thạo tiếng Việt phải có người phiên dịch (đầy đủ năng lực hành vi dân sự, thông thạo hai ngôn ngữ). Người làm chứng do người yêu cầu tự bố trí hoặc đề nghị cơ quan chứng thực chỉ định; người làm chứng phải xuất trình giấy tờ tùy thân và ký vào từng trang hợp đồng.
• Thủ tục sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch: Người yêu cầu phải xuất trình giấy tờ tùy thân và nộp 01 bộ hồ sơ gồm hợp đồng gốc đã chứng thực và dự thảo hợp đồng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ. Nếu nội dung sửa đổi liên quan đến tài sản phải đăng ký quyền sở hữu/sử dụng thì phải nộp bản sao kèm bản chính giấy chứng nhận để đối chiếu (trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa tính mạng).

Thẩm quyền chứng thực đặc thù tại các huyện đảo

• Tại các huyện đảo không tổ chức đơn vị hành chính cấp xã, Phòng Tư pháp huyện đảo sẽ thực hiện toàn bộ thẩm quyền chứng thực theo quy định của cả cấp huyện và cấp xã (quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP).

Hiệu lực thi hành

Thông tư 20/2015/TT-BTP chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 02 năm 2016.

Thông tư này thay thế hoàn toàn các văn bản hướng dẫn trước đây bao gồm: Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25 tháng 8 năm 2008 của Bộ Tư pháp; Thông tư số 03/2001/TP-CC ngày 14 tháng 3 năm 2001 của Bộ Tư pháp; và Điều 2 Thông tư số 19/2011/TT-BTP ngày 31 tháng 10 năm 2011 của Bộ Tư pháp.