Trong kỷ nguyên số hóa, việc xếp hàng chờ đợi tại các cơ quan hành chính để công chứng, chứng thực giấy tờ đang dần trở thành quá khứ. Chứng thực điện tử nổi lên như một giải pháp đột phá, giúp cá nhân, tổ chức tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí. Vậy thực chất thủ tục này là gì và làm thế nào để thực hiện đúng quy định?

1. Chứng thực điện tử là gì? Giá trị pháp lý ra sao?

Theo quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP, chứng thực bản sao điện tử từ bản chính (thường gọi là chứng thực điện tử) là việc cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào bản chính giấy tờ dạng giấy để xác nhận bản sao bằng hình thức điện tử là chính xác.

"Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính."

Đáng chú ý, khoản 1 Điều 4 Nghị định 45/2020/NĐ-CP khẳng định thủ tục này có giá trị pháp lý tương đương với các hình thức chứng thực truyền thống. Điều này đồng nghĩa với việc bản sao điện tử có thể sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch hành chính trên môi trường mạng.

2. Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực điện tử?

Dù thực hiện trên môi trường mạng, nhưng việc xác thực vẫn cần sự can thiệp của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Căn cứ theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các đơn vị sau có trách nhiệm thực hiện:

• Phòng Tư pháp cấp huyện: Chứng thực các giấy tờ do cơ quan Việt Nam hoặc nước ngoài cấp/chứng nhận.
• Ủy ban nhân dân cấp xã: Chứng thực các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.

3. Hướng dẫn 7 bước chứng thực điện tử trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Để thực hiện, người dân cần chuẩn bị tài khoản định danh điện tử và thực hiện theo quy trình sau:

1. Bước 1: Truy cập dichvucong.gov.vn và chọn "Dịch vụ công nổi bật".
2. Bước 2: Tìm kiếm thủ tục "Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản...".
3. Bước 3: Chọn cơ quan thực hiện (UBND xã hoặc Phòng Tư pháp huyện) và đặt lịch hẹn.
4. Bước 4: Điền thông tin loại giấy tờ cần chứng thực và chọn thời gian cụ thể.
5. Bước 5: Xác nhận đặt lịch và nhận mã hẹn qua tin nhắn SMS.
6. Bước 6: Mang bản chính đến cơ quan đã hẹn để đối chiếu và nộp lệ phí.
7. Bước 7: Nhận kết quả là bản sao điện tử đã ký số trong Kho quản lý dữ liệu cá nhân trên Cổng Dịch vụ công.

Việc áp dụng chứng thực điện tử không chỉ là bước tiến trong cải cách hành chính mà còn là quyền lợi thiết thực của mỗi công dân trong thời đại số. Hãy tận dụng công cụ này để đơn giản hóa cuộc sống của chính bạn.