Trong bối cảnh thị trường lao động biến động, việc chấm dứt hợp đồng lao động là điều khó tránh khỏi tại các doanh nghiệp, bao gồm cả mô hình công ty hợp danh. Một trong những nghĩa vụ quan trọng nhất của người sử dụng lao động lúc này chính là hoàn tất thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH) để đảm bảo quyền lợi an sinh cho người lao động.

Khi nào công ty hợp danh phải thực hiện chốt sổ BHXH?

Sổ bảo hiểm xã hội không chỉ là tờ giấy ghi nhận quá trình đóng góp mà còn là căn cứ pháp lý duy nhất để người lao động hưởng các chế độ như thất nghiệp, hưu trí hay thai sản. Theo quy định, việc chốt sổ BHXH (xác nhận quá trình đóng) phải được thực hiện khi người lao động dừng đóng BHXH tại đơn vị, thường rơi vào các trường hợp: người lao động nghỉ việc, công ty giải thể hoặc ngừng hoạt động.

Trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp khi chấm dứt hợp đồng

Căn cứ theo quy định tại Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, khi hợp đồng lao động chấm dứt, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và trả lại cùng với các giấy tờ khác đã giữ của người lao động.

"Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây: 1. Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động..."

Đặc biệt, đối với các công ty hợp danh còn nợ tiền đóng BHXH, pháp luật yêu cầu doanh nghiệp phải đóng đủ số tiền nợ bao gồm cả lãi chậm đóng để cơ quan BHXH có thể xác nhận sổ kịp thời. Trong trường hợp chưa thể đóng đủ ngay, cơ quan BHXH sẽ xác nhận đến thời điểm đã đóng và bổ sung sau khi thu hồi được nợ.

Quy trình 2 bước chốt sổ BHXH chuẩn pháp lý

Để quá trình diễn ra suôn sẻ, bộ phận nhân sự của công ty hợp danh cần tuân thủ quy trình được hướng dẫn tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 như sau:

Bước 1: Thủ tục báo giảm lao động

Trước khi chốt sổ, doanh nghiệp phải thực hiện báo giảm lao động trên hệ thống phần mềm kê khai BHXH điện tử. Việc báo giảm cần thực hiện ngay trong tháng người lao động nghỉ việc để tránh phát sinh chi phí đóng BHXH không đáng có cho tháng kế tiếp.

Bước 2: Nộp hồ sơ chốt sổ lên cơ quan BHXH

Sau khi báo giảm thành công, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ bao gồm: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) và sổ BHXH (hoặc tờ bìa và các tờ rời đã cấp). Hồ sơ có thể nộp trực tiếp, qua bưu điện hoặc phổ biến nhất hiện nay là qua cổng dịch vụ công trực tuyến.

Thời hạn và rủi ro khi chậm trễ

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2014, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động mới hoặc chấm dứt hợp đồng, các bên phải hoàn tất thủ tục. Nếu quá thời hạn này mà doanh nghiệp vẫn chưa thực hiện, người lao động có quyền khiếu nại hoặc khởi kiện để bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình.

Việc nắm vững quy trình không chỉ giúp công ty hợp danh vận hành chuyên nghiệp mà còn tránh được các rủi ro pháp lý và tranh chấp lao động không đáng có, góp phần xây dựng môi trường làm việc bền vững.