Trong quá trình hoạt động kinh doanh, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan, doanh nghiệp có thể quyết định chấm dứt hoạt động của các chi nhánh. Tuy nhiên, đây không chỉ đơn thuần là việc đóng cửa văn phòng mà là một quy trình pháp lý chặt chẽ, trong đó việc kê khai Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán đóng vai trò then chốt để đảm bảo quyền lợi cho các bên liên quan và tránh các rắc rối pháp lý về sau cho doanh nghiệp chủ quản.

Căn cứ pháp lý và trách nhiệm của doanh nghiệp

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, cụ thể là tại Điều 206 về chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ tài sản của chi nhánh. Việc lập danh sách chủ nợ là bước bắt buộc trong hồ sơ gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh.

Bên cạnh đó, Nghị định 78/2015/NĐ-CP cũng hướng dẫn chi tiết về hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh, yêu cầu tính trung thực và chính xác tuyệt đối trong việc kê khai các khoản nợ.

Các loại nợ bắt buộc phải kê khai trong danh sách

Một bản danh sách chủ nợ đầy đủ không được bỏ sót bất kỳ khoản nghĩa vụ tài chính nào. Thông thường, các khoản nợ này được chia thành các nhóm chính sau:

• Nợ lương và trợ cấp: Bao gồm tiền lương chưa thanh toán, trợ cấp thôi việc, và các quyền lợi khác của người lao động theo hợp đồng lao động đã ký kết.
• Nợ Bảo hiểm xã hội: Các khoản đóng BHXH, BHYT, BHTN còn tồn đọng tính đến thời điểm chấm dứt hoạt động.
• Nợ Thuế: Các loại thuế phát sinh từ hoạt động của chi nhánh như thuế môn bài, thuế GTGT, thuế TNDN (nếu chi nhánh hạch toán độc lập).
• Nợ đối tác, khách hàng: Các khoản thanh toán hàng hóa, dịch vụ, tiền đặt cọc hoặc các khoản bồi thường hợp đồng.

Mẫu Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán

Dưới đây là mẫu biểu chuẩn được sử dụng phổ biến trong hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh của công ty TNHH hai thành viên trở lên:

DANH SÁCH CHỦ NỢ VÀ SỐ NỢ CHƯA THANH TOÁN

Tên doanh nghiệp/ chi nhánh: ...................................................................................................

Mã số doanh nghiệp/ chi nhánh: ................................................................................................

Địa chỉ: .......................................................................................................................................

Loại nợ	Tên chủ nợ	Địa chỉ chủ nợ	Số nợ	Thời hạn thanh toán	Địa điểm thanh toán	Phương thức thanh toán	Ghi chú
Nợ lương
Nợ trợ cấp thôi việc
Nợ bảo hiểm xã hội
Nợ thuế
Các khoản nợ khác

Doanh nghiệp cam kết chịu trách nhiệm về tính trung thực của nội dung kê khai.

..., ngày ... tháng ... năm ...
ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Lưu ý quan trọng khi thực hiện

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý rằng, việc chấm dứt hoạt động chi nhánh không làm chấm dứt nghĩa vụ trả nợ của doanh nghiệp. Nếu chi nhánh không đủ tài sản để thanh toán nợ, doanh nghiệp chủ quản phải dùng tài sản của mình để thanh toán các khoản nợ này. Việc kê khai gian dối hoặc bỏ sót chủ nợ có thể dẫn đến việc bị thu hồi quyết định chấm dứt hoạt động hoặc phải đối mặt với các vụ kiện dân sự đòi bồi thường thiệt hại.

Trước khi nộp hồ sơ, hãy đảm bảo rằng tất cả các chủ nợ đã được thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hoạt động và phương án giải quyết nợ của chi nhánh.