Trong xu thế hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, nhu cầu sử dụng giấy tờ, tài liệu của nước ngoài tại Việt Nam và ngược lại ngày càng tăng cao. Tuy nhiên, không phải mọi loại văn bản đều có thể được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận thực hiện thủ tục pháp lý này. Việc nắm rõ các quy định về hợp pháp hóa lãnh sự không chỉ giúp cá nhân, tổ chức tiết kiệm thời gian, công sức mà còn tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.

Hợp pháp hóa lãnh sự và Chứng nhận lãnh sự: Phân biệt để thực hiện đúng

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm này. Theo quy định tại Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, chúng ta cần phân biệt rõ:

• Chứng nhận lãnh sự: Là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
• Hợp pháp hóa lãnh sự: Là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để những giấy tờ, tài liệu này được công nhận và được sử dụng tại Việt Nam.

Cần lưu ý rằng, việc hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là sự xác nhận về mặt hình thức (con dấu, chữ ký, chức danh) mà không bao hàm việc chứng nhận về nội dung và hình thức của chính loại giấy tờ, tài liệu đó.

Những lưu ý "vàng" khi thực hiện thủ tục năm 2019

Dựa trên các quy định hiện hành tính đến thời điểm tháng 6/2019, người dân và doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến các yếu tố sau:

1. Ngôn ngữ sử dụng

Theo Điều 2 Thông tư 01/2012/TT-BNG, ngôn ngữ được chấp nhận là tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp hoặc tiếng chính thức của nước nơi tài liệu được sử dụng. Nếu tài liệu không thuộc các ngôn ngữ này, bắt buộc phải có bản dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh.

2. Lệ phí thực hiện

Mức phí hiện nay được áp dụng theo Thông tư 157/2016/TT-BTC là 30.000 đồng/lần. Tuy nhiên, mức phí này có thể thay đổi nếu có các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên quy định khác.

Danh mục 5 loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự

Căn cứ vào Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và hướng dẫn chi tiết tại Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, các trường hợp sau đây sẽ bị từ chối tiếp nhận hồ sơ:

1. Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
2. Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau trong chính các loại giấy tờ đó hoặc với các giấy tờ khác trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.
3. Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
4. Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc, không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Ngoài ra, các loại chữ ký, con dấu được sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu và chữ ký gốc.
5. Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm quyền và lợi ích, không phù hợp với chủ trương, chính sách hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

Việc quy định chặt chẽ các trường hợp không được hợp pháp hóa lãnh sự nhằm đảm bảo tính xác thực, minh bạch và bảo vệ an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội. Đặc biệt, đối với các loại giấy tờ có dấu hiệu giả mạo hoặc sai thẩm quyền, cơ quan chức năng có thể tiến hành xác minh thêm, dẫn đến thời gian xử lý kéo dài hơn so với thông thường.

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Để quá trình hợp pháp hóa lãnh sự diễn ra thuận lợi, quý khách hàng nên kiểm tra kỹ lưỡng tính nguyên vẹn của văn bản. Mọi vết tẩy xóa, dù là nhỏ nhất, cũng cần được cơ quan cấp văn bản đó đính chính và đóng dấu xác nhận chính thức. Ngoài ra, việc chuẩn bị đầy đủ bản dịch thuật công chứng và các giấy tờ đối chiếu đi kèm là vô cùng cần thiết để tránh tình trạng mâu thuẫn thông tin trong hồ sơ.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho quý độc giả trong việc thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến yếu tố nước ngoài một cách hiệu quả và đúng pháp luật.