Năm 2019, việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong việc kê khai người phụ thuộc. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách lập Bảng kê thông tin người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh theo mẫu 05-3/BK-QTT-TNCN mới nhất, giúp tối ưu hóa số thuế phải nộp một cách hợp pháp.

Tầm quan trọng của Bảng kê người phụ thuộc trong quyết toán thuế 2019

Trong hệ thống pháp luật thuế Việt Nam, giảm trừ gia cảnh là số tiền được trừ vào thu nhập chịu thuế trước khi tính thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của đối tượng nộp thuế là cá nhân cư trú. Theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC, mức giảm trừ đối với người nộp thuế là 9 triệu đồng/tháng và đối với mỗi người phụ thuộc là 3,6 triệu đồng/tháng.

Việc lập Bảng kê thông tin người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh (Mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC) là thủ tục bắt buộc để doanh nghiệp (tổ chức trả thu nhập) tổng hợp danh sách người phụ thuộc của nhân viên khi thực hiện quyết toán thuế thay.

Đối tượng được tính là người phụ thuộc theo quy định hiện hành

Căn cứ vào Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, người phụ thuộc bao gồm:

• Con: Con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú, con riêng của vợ, con riêng của chồng dưới 18 tuổi hoặc trên 18 tuổi nhưng bị khuyết tật, không có khả năng lao động.
• Vợ hoặc chồng: Ngoài độ tuổi lao động hoặc trong độ tuổi lao động nhưng bị khuyết tật, không có khả năng lao động và không có thu nhập hoặc thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn không vượt quá 1.000.000 đồng.
• Cha đẻ, mẹ đẻ; cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng); cha dượng, mẹ kế; cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp: Đáp ứng điều kiện về độ tuổi hoặc khả năng lao động và mức thu nhập như đối với vợ/chồng.
• Các cá nhân khác: Anh ruột, chị ruột, em ruột; ông nội, bà nội; ông ngoại, bà ngoại; cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột; cháu ruột... mà người nộp thuế đang trực tiếp nuôi dưỡng.

Hướng dẫn chi tiết cách điền Bảng kê mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN

Khi thực hiện kê khai trên phần mềm HTKK hoặc khai trực tuyến, người nộp thuế cần lưu ý các chỉ tiêu quan trọng sau:

1. Chỉ tiêu [07] đến [09]: Họ tên và MST của người nộp thuế (nhân viên).
2. Chỉ tiêu [10] đến [13]: Thông tin định danh của người phụ thuộc (Họ tên, ngày sinh, MST, Quốc tịch).
3. Chỉ tiêu [14]: Quan hệ với người nộp thuế (Con, Vợ/Chồng, Cha/Mẹ...).
4. Chỉ tiêu [15] đến [19]: Thông tin trên giấy khai sinh (Dành cho trường hợp người phụ thuộc chưa có CMND/Hộ chiếu/MST).
5. Chỉ tiêu [21] và [22]: Thời gian tính giảm trừ (Từ tháng... Đến tháng...). Lưu ý: Nếu đăng ký trong năm thì tính từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng.

"Người nộp thuế chỉ được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu người nộp thuế đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế."

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc cần chuẩn bị

Để việc kê khai tại Bảng kê được chấp nhận, người nộp thuế phải lưu giữ hồ sơ chứng minh tại đơn vị. Tùy vào từng đối tượng mà hồ sơ sẽ khác nhau, ví dụ:

• Đối với con: Bản sao Giấy khai sinh hoặc bản sao Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân.
• Đối với vợ/chồng: Bản sao Giấy chứng nhận kết hôn và hồ sơ chứng minh không có khả năng lao động (nếu trong độ tuổi lao động).
• Đối với cha mẹ: Giấy tờ chứng minh quan hệ huyết thống hoặc hộ khẩu.

Những lưu ý "vàng" để tránh bị bác bỏ giảm trừ gia cảnh

Trong bối cảnh năm 2019, cơ quan thuế tăng cường rà soát tính trùng lặp của người phụ thuộc. Một người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người nộp thuế duy nhất trong năm tính thuế. Nếu nhiều người nộp thuế có cùng một người phụ thuộc thì phải tự thỏa thuận để đăng ký giảm trừ vào một người nộp thuế.

Ngoài ra, việc chậm trễ trong khâu cấp MST cho người phụ thuộc cũng là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ quyết toán bị treo. Do đó, kế toán doanh nghiệp cần chủ động rà soát và nộp hồ sơ đăng ký thuế cho người phụ thuộc sớm nhất có thể.

Hy vọng hướng dẫn trên sẽ giúp quý độc giả và các bạn kế toán thực hiện kê khai Bảng kê thông tin người phụ thuộc một cách chính xác, đảm bảo quyền lợi tối đa cho người lao động trong kỳ quyết toán thuế TNCN 2019.