Trong bối cảnh các quy định về an sinh xã hội ngày càng được siết chặt, việc kê khai thông tin bảo hiểm chính xác không chỉ là trách nhiệm của doanh nghiệp mà còn là quyền lợi sát sườn của người lao động. Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS) đóng vai trò là "chìa khóa" khởi đầu cho mọi giao dịch với cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH).

Nhân viên nhân sự đang thực hiện kê khai mẫu TK1-TS cho người lao động (ảnh minh họa)

Mẫu TK1-TS là gì và tại sao lại quan trọng trong năm 2019?

Theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 (được sửa đổi bởi Quyết định 888/QĐ-BHXH năm 2018), mẫu TK1-TS là văn bản bắt buộc dành cho người tham gia BHXH, BHYT, BHTN khi chưa được cấp mã số BHXH hoặc khi có nhu cầu thay đổi, điều chỉnh các thông tin cá nhân đã đăng ký.

Việc lập tờ khai này giúp cơ quan BHXH cập nhật chính xác cơ sở dữ liệu, từ đó đảm bảo các chế độ như ốm đau, thai sản, hưu trí được giải quyết đúng đối tượng và kịp thời theo tinh thần của Luật Bảo hiểm xã hội 2014.

Hướng dẫn chi tiết cách điền Tờ khai TK1-TS chuẩn xác

Để tránh việc hồ sơ bị trả lại nhiều lần, người kê khai cần lưu ý các mục trọng tâm sau:

Phần I: Thông tin định danh bắt buộc

• [01] Họ và tên: Phải viết chữ IN HOA có dấu, khớp hoàn toàn với Giấy khai sinh hoặc Chứng minh nhân dân.
• [02] Ngày, tháng, năm sinh: Ghi đầy đủ theo định dạng dd/mm/yyyy.
• [06] Nơi đăng ký giấy khai sinh: Ghi rõ địa danh hành chính 3 cấp (Xã, Huyện, Tỉnh).

Sổ Bảo hiểm xã hội và thẻ BHYT là những giấy tờ quan trọng cần thông tin chính xác từ mẫu TK1-TS (ảnh minh họa)

Phần II: Thông tin tham gia và điều chỉnh

Đây là phần quan trọng nhất đối với những người đã có mã số BHXH nhưng cần thay đổi thông tin:

• [09] Mã số BHXH: Ghi dãy số định danh duy nhất gồm 10 chữ số đã được cấp.
• [13] Nơi đăng ký khám bệnh, chữa bệnh ban đầu: Người lao động cần tra cứu danh mục các cơ sở y tế đủ điều kiện tiếp nhận đăng ký ban đầu tại địa phương để ghi chính xác tên bệnh viện hoặc phòng khám.
• [14] Nội dung thay đổi, yêu cầu: Ghi rõ nội dung cần điều chỉnh (ví dụ: Thay đổi họ tên, ngày sinh, hoặc điều chỉnh mức lương đóng BHXH).

Phụ lục thành viên hộ gia đình: Những sai sót thường gặp

Một trong những điểm mới gây nhiều lúng túng trong giai đoạn 2017-2019 là việc kê khai phụ lục thành viên hộ gia đình. Mục đích của phụ lục này là để đồng bộ hóa mã số BHXH dựa trên dữ liệu hộ gia đình.

"Người kê khai phải liệt kê đầy đủ các thành viên trong sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú, bao gồm cả những người đã có mã số BHXH và người chưa có."

Lưu ý: Nếu thành viên đã có mã số BHXH, chỉ cần ghi mã số đó vào cột tương ứng mà không cần kê khai chi tiết các thông tin khác ở các cột phía sau.

Trách nhiệm và thời hạn thực hiện

Người lao động có trách nhiệm tự kê khai và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của thông tin. Đối với doanh nghiệp tư nhân, bộ phận nhân sự có trách nhiệm hướng dẫn, thu nhận và đối chiếu hồ sơ trước khi nộp cho cơ quan BHXH cấp huyện hoặc tỉnh quản lý.

Thời gian giải quyết hồ sơ điều chỉnh thông tin thường không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Việc chậm trễ trong kê khai có thể dẫn đến gián đoạn quá trình tham gia BHYT 5 năm liên tục, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi khám chữa bệnh của nhân viên.

Kết luận

Mẫu TK1-TS tuy nhìn có vẻ phức tạp nhưng nếu nắm vững các quy tắc cơ bản, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tối ưu hóa quy trình quản trị nhân sự. Hãy luôn cập nhật các thông báo mới nhất từ cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam để đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật trong năm 2019.