Nhằm đẩy mạnh chuyển đổi số toàn diện theo tinh thần của Nghị định 158/2025/NĐ-CP và hiện thực hóa việc cấp sổ, thẻ điện tử đồng bộ trên các nền tảng số quốc gia, Bảo hiểm xã hội (BHXH) thành phố Hà Nội đã ban hành hướng dẫn khẩn yêu cầu người tham gia cung cấp hòm thư điện tử cá nhân chính chủ.

Vừa qua, Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội đã ban hành Thông báo 6969/TB-BHXH ngày 06/10/2026 về việc phối hợp hướng dẫn người tham gia BHXH, BHYT cung cấp địa chỉ thư điện tử (email) cá nhân, số căn cước công dân hoặc số định danh cá nhân để phục vụ công tác cấp, nhận và sử dụng sổ BHXH, thẻ BHYT điện tử. Quy định này đánh dấu một bước chuyển dịch quan trọng trong công tác quản lý an sinh xã hội tại Thủ đô, đồng thời đặt ra nhiều nghĩa vụ mà người lao động và doanh nghiệp cần nắm rõ để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

Trách nhiệm thu thập thông tin và thủ tục gửi cơ quan BHXH

Căn cứ theo mục 1 Thông báo 6969/TB-BHXH, trách nhiệm triển khai không chỉ thuộc về các đơn vị sử dụng lao động mà còn mở rộng đến nhiều chủ thể quản lý khác trên địa bàn, bao gồm:

• Các cơ quan, doanh nghiệp, người sử dụng lao động có thuê mướn lao động tham gia bảo hiểm bắt buộc;
• Cơ quan, đơn vị quản lý nhóm đối tượng chỉ tham gia BHYT (như người có công, bảo trợ xã hội, người cao tuổi...);
• Các tổ chức dịch vụ thu, tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng tham gia BHXH tự nguyện, BHYT hộ gia đình;
• Các cơ sở giáo dục, trường học trực tiếp quản lý học sinh, sinh viên tham gia BHYT.

Theo đó, các đơn vị có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn người tham gia khẩn trương cài đặt và kích hoạt ứng dụng Bảo hiểm xã hội số (VssID). Đồng thời, đầu mối nhân sự tại các đơn vị phải tiến hành rà soát, thu thập chính xác địa chỉ email cá nhân cùng số thẻ căn cước công dân hoặc mã số định danh cá nhân của từng người.

Toàn bộ dữ liệu này sẽ được các đơn vị tổng hợp và gửi trực tiếp đến cơ quan BHXH thông qua giao dịch hồ sơ điện tử (mã thủ tục 600). Trong đó, thông tin địa chỉ email bắt buộc phải được ghi rõ ràng vào cột “Ghi chú” của Mẫu D02-LT (Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN) để hệ thống công nghệ thông tin tự động ghi nhận và đồng bộ.

Vì sao bắt buộc phải dùng email cá nhân chính chủ, tuyệt đối không dùng email doanh nghiệp?

Một trong những điểm mấu chốt được cơ quan BHXH TP Hà Nội đặc biệt nhấn mạnh là email cung cấp phải thuộc quyền sở hữu cá nhân của người tham gia. Tuyệt đối không được sử dụng hòm thư dùng chung của phòng ban, email công vụ hay email tên miền do doanh nghiệp cấp phát cho nhân viên trong thời gian làm việc.

Nguyên nhân xuất phát từ tính chất bảo mật cá nhân và vòng đời lao động lâu dài của mỗi công dân. Sổ BHXH và thẻ BHYT điện tử gắn liền với cả quá trình đóng - hưởng của một đời người, xuyên suốt qua nhiều đơn vị công tác khác nhau. Nếu sử dụng email của doanh nghiệp, khi người lao động nghỉ việc hoặc chuyển đổi công tác, hòm thư đó có thể bị thu hồi hoặc xóa bỏ, dẫn tới việc người lao động mất hoàn toàn quyền truy cập thông tin, không thể nhận thông báo xác nhận đóng BHXH hay thông tin chi trả chế độ.

Mặt khác, việc người khác nắm giữ hoặc truy cập trái phép vào email cá nhân có thể dẫn đến nguy cơ lộ lọt dữ liệu định danh, rò rỉ lịch sử khám chữa bệnh và thậm chí tạo kẽ hở cho các hành vi trục lợi quỹ bảo hiểm. Cơ quan BHXH TP Hà Nội lưu ý rõ: Người tham gia phải có ý thức tự kiểm soát tài khoản, tuyệt đối không chia sẻ mật khẩu giao dịch cho bất kỳ ai. Về phía đơn vị sử dụng lao động, nếu cố tình hoặc tắc trách cung cấp thông tin sai lệch làm phát sinh tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến chế độ của người lao động thì đơn vị sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.

Các trường hợp cấp sổ BHXH điện tử và lộ trình chuyển đổi

Theo quy định tại mục 2 của Thông báo, việc chuyển đổi sang phương thức quản lý số được áp dụng ngay đối với các thủ tục phát sinh thực tế. Cơ quan BHXH sẽ chính thức thực hiện cấp sổ BHXH điện tử trong các trường hợp sau:

1. Cấp mới sổ BHXH đối với người lần đầu tham gia hệ thống;
2. Cấp lại sổ BHXH do thay đổi thông tin nhân thân (họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi cư trú...);
3. Điều chỉnh nội dung, chức danh hoặc mức đóng đã ghi nhận trên cơ sở dữ liệu sổ;
4. Gộp nhiều sổ BHXH thành một mã số quản lý duy nhất;
5. Xác nhận và bảo lưu thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động.

Đặc biệt, mã số BHXH trên sổ BHXH và thẻ BHYT điện tử cũng được chuẩn hóa và cập nhật trực tiếp theo số căn cước công dân hoặc số định danh cá nhân đã được xác thực với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Nhận và sử dụng sổ BHXH, thẻ BHYT điện tử như thế nào?

Để tạo thuận tiện tối đa cho người dân, theo mục 3 của Thông báo, sau khi dữ liệu được phê duyệt, người tham gia có thể chủ động truy cập theo nhiều kênh kỹ thuật số linh hoạt:

• Tài khoản định danh điện tử VNeID mức độ 2: Kiểm tra mục ví giấy tờ điện tử đã được Bộ Công an tích hợp đầy đủ dữ liệu BHXH, BHYT;
• Ứng dụng BHXH số VssID: Theo dõi toàn bộ quá trình tham gia, biểu mẫu tờ rời điện tử và thẻ BHYT số tích hợp mã QR/hình ảnh cá nhân;
• Hòm thư điện tử cá nhân: Nhận bản sao điện tử xác thực do cơ quan BHXH gửi trực tiếp về email đã đăng ký.

Các dữ liệu điện tử này có giá trị pháp lý tương đương bản giấy truyền thống trong việc giải quyết mọi chế độ thai sản, ốm đau, tai nạn lao động, hưu trí, trợ cấp thất nghiệp theo quy định tại Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Đồng thời, khi đi khám chữa bệnh tại các cơ sở y tế theo Nghị định 188/2025/NĐ-CP, người dân chỉ cần xuất trình thẻ BHYT điện tử trên VssID hoặc thẻ căn cước có gắn chip tích hợp để làm thủ tục nhanh chóng, không lo rách hỏng hay quên thẻ giấy ở nhà.

Sổ giấy và thẻ BHYT cũ có còn hiệu lực không?

Nhiều người lao động băn khoăn về giá trị của sổ giấy đã được cấp trước đây. Cơ quan BHXH TP Hà Nội đã làm rõ: Đối với người đang tham gia BHXH, BHYT hoặc đã bảo lưu thời gian đóng trước ngày 01/10/2026 mà chưa hoàn tất thủ tục cấp sổ, thẻ điện tử đồng bộ theo số CCCD/định danh thì vẫn tiếp tục sử dụng sổ BHXH, tờ rời bản giấy và thẻ BHYT hiện có để thực hiện các giao dịch bình thường.

Quá trình chuyển đổi diễn ra liên tục, từng bước nhằm đảm bảo không làm gián đoạn bất kỳ quyền lợi an sinh nào của người dân. Trong quá trình thực hiện kê khai, nếu gặp vướng mắc về mã hồ sơ 600 hoặc điền biểu mẫu D02-LT, các đơn vị sử dụng lao động có thể trực tiếp liên hệ với cán bộ chuyên quản thu tại cơ quan BHXH quận, huyện nơi đang quản lý thu để được hướng dẫn chi tiết và giải quyết kịp thời.