Trong bối cảnh hội nhập kinh tế sâu rộng năm 2026, việc thu hút chuyên gia và lao động kỹ thuật cao từ quốc tế đóng vai trò then chốt trong sự phát triển của nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, để đưa được nhân sự nước ngoài về làm việc, bước đầu tiên và quan trọng nhất chính là thực hiện thủ tục đăng ký nhu cầu sử dụng lao động. Vậy quy trình này có gì mới và doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì để hồ sơ được duyệt nhanh chóng?

1. Quy trình đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài 2026

Theo quy định hiện hành, trước khi tiến hành tuyển dụng, người sử dụng lao động phải xác định và báo cáo giải trình về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đối với từng vị trí công việc mà người lao động Việt Nam chưa đáp ứng được. Thời gian thực hiện báo cáo này phải trước ít nhất 15 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng lao động.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ giải trình

Doanh nghiệp cần chuẩn bị báo cáo giải trình theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP.

Nội dung giải trình phải làm rõ các yếu tố: Tình hình sử dụng lao động hiện tại, mô tả chi tiết vị trí công việc, chức danh, yêu cầu về trình độ chuyên môn và đặc biệt là lý do vì sao không thể tuyển dụng lao động trong nước vào vị trí này.

Bước 2: Nộp hồ sơ và chờ kết quả

Căn cứ theo quy định tại Điều 1 Nghị định 70/2023/NĐ-CP, doanh nghiệp nộp hồ sơ đến Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi người lao động dự kiến làm việc. Trong thời hạn 10 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận.

2. Tại sao doanh nghiệp bắt buộc phải giải trình nhu cầu?

Đây không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần mà là yêu cầu bắt buộc được quy định tại khoản 2 Điều 152 Bộ luật Lao động 2019:

“2. Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân trước khi tuyển dụng người lao động nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam phải giải trình nhu cầu sử dụng lao động và được sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.”

Quy định này nhằm đảm bảo ưu tiên cơ hội việc làm cho lao động trong nước, đồng thời kiểm soát chất lượng nguồn nhân lực quốc tế vào Việt Nam làm việc, tránh tình trạng sử dụng lao động nước ngoài tràn lan ở những vị trí mà người Việt Nam hoàn toàn có thể đảm nhiệm.

3. Kinh nghiệm "vàng" để hồ sơ giải trình được duyệt nhanh

Để tránh việc bị trả hồ sơ hoặc yêu cầu sửa đổi nhiều lần, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Tính hợp lý: Lý do tuyển dụng lao động nước ngoài phải thực sự thuyết phục. Ví dụ: Vị trí đòi hỏi kỹ năng vận hành máy móc công nghệ mới mà Việt Nam chưa có cơ sở đào tạo, hoặc yêu cầu ngôn ngữ hiếm, am hiểu sâu sắc về thị trường quốc tế cụ thể.
• Sự nhất quán: Thông tin về chức danh công việc phải phù hợp với mô tả nhiệm vụ và yêu cầu bằng cấp.
• Tuân thủ thời gian: Đừng để sát ngày mới nộp hồ sơ. Việc nộp sớm giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch nhân sự nếu có yêu cầu bổ sung từ cơ quan chức năng.

Nếu cơ quan có thẩm quyền không chấp thuận, họ sẽ trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do. Doanh nghiệp dựa vào đó để điều chỉnh phương án tuyển dụng hoặc bổ sung các căn cứ thực tế mạnh mẽ hơn.

Việc nắm vững quy định tại Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn như Nghị định 70/2023/NĐ-CP sẽ giúp doanh nghiệp tự tin hơn trong quá trình vận hành và sử dụng nguồn lực quốc tế hiệu quả.