Sử dụng chữ ký số an toàn là yêu cầu cấp thiết đối với doanh nghiệp trong kỷ nguyên số (ảnh minh họa)

Tại sao doanh nghiệp cần thay đổi cặp khóa thuê bao chứng thư số?

Trong hoạt động của một công ty cổ phần, chữ ký số không chỉ là công cụ ký kết hợp đồng mà còn là "con dấu điện tử" có giá trị pháp lý cao nhất. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, có nhiều tình huống bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện thay đổi cặp khóa (bao gồm khóa bí mật và khóa công khai) để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

Theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP, việc thay đổi cặp khóa thường diễn ra khi:

• Nghi ngờ lộ khóa bí mật: Đây là trường hợp nguy hiểm nhất, khi có dấu hiệu bên thứ ba không có thẩm quyền đã tiếp cận được thiết bị lưu khóa (USB Token).
• Thiết bị lưu khóa bị hỏng hoặc thất lạc: Doanh nghiệp không thể thực hiện ký số và cần cấp lại cặp khóa mới trên thiết bị mới.
• Thay đổi thông tin định danh: Khi doanh nghiệp thay đổi tên gọi, mã số thuế hoặc người đại diện theo pháp luật gắn liền với chứng thư số đó.
• Nâng cao tiêu chuẩn bảo mật: Doanh nghiệp muốn chuyển đổi sang các thuật toán mã hóa mạnh hơn theo khuyến nghị của nhà cung cấp dịch vụ.

Thiết bị USB Token chứa cặp khóa bảo mật của doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý và quy định hiện hành năm 2020

Tính đến thời điểm tháng 01/2020, mọi hoạt động về chữ ký số đều phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2005 và văn bản hướng dẫn mới nhất là Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

Cụ thể, tại Điều 10 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về nghĩa vụ của thuê bao:

"1. Thuê bao có nghĩa vụ: a) Kiểm soát các thiết bị tạo chữ ký số của mình; b) Thông báo ngay cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nếu nghi ngờ hoặc biết khóa bí mật của mình đã bị lộ, bị mất hoặc bị sử dụng trái phép để thực hiện các biện pháp xử lý..."

Hướng dẫn chi tiết mẫu Giấy đề nghị thay đổi cặp khóa

Để thực hiện thay đổi, người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần cần hoàn thiện Giấy đề nghị và gửi tới Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số (CA). Dưới đây là cấu trúc mẫu đơn chuẩn hóa:

1. Thông tin chủ thuê bao

Doanh nghiệp cần cung cấp chính xác các thông tin đã đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bao gồm: Tên công ty, Mã số thuế, Địa chỉ trụ sở và thông tin của Người đại diện theo pháp luật.

2. Thông tin chứng thư số hiện tại

Cần ghi rõ số Serial của chứng thư số đang sử dụng, ngày cấp và ngày hết hạn để nhà cung cấp đối soát trên hệ thống.

3. Lý do thay đổi

Đây là phần quan trọng để nhà cung cấp đưa ra phương án hỗ trợ kỹ thuật phù hợp (ví dụ: thu hồi chứng thư cũ trước khi cấp mới nếu bị lộ khóa).

Quy trình thực hiện tại các tổ chức cung cấp dịch vụ (CA)

Sau khi tiếp nhận Giấy đề nghị hợp lệ, quy trình thường diễn ra như sau:

1. Xác minh danh tính: CA kiểm tra hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.
2. Thu hồi chứng thư cũ: Nếu lý do là lộ khóa, CA sẽ đưa chứng thư cũ vào danh sách thu hồi (CRL).
3. Tạo cặp khóa mới: Hệ thống sẽ sinh ra một cặp khóa mới (Private Key và Public Key).
4. Cấp chứng thư số mới: CA ký xác nhận vào khóa công khai mới và nạp vào thiết bị cho doanh nghiệp.

Lời khuyên pháp lý: Doanh nghiệp nên thực hiện kiểm tra định kỳ tình trạng thiết bị lưu khóa và tuyệt đối không chia sẻ mật khẩu (PIN) của USB Token cho những người không có thẩm quyền để tránh các rủi ro pháp lý đáng tiếc.