Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, việc tuân thủ các quy định về thuế và hóa đơn không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố then chốt để đảm bảo sự minh bạch và uy tín của đơn vị. Đối với loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đúng hạn và chính xác là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của bộ phận kế toán.

Đối tượng nào bắt buộc phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn?

Theo quy định hiện hành, không phải mọi doanh nghiệp đều phải nộp báo cáo này định kỳ. Căn cứ vào Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối tượng có trách nhiệm nộp báo cáo bao gồm:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế mua hóa đơn của cơ quan thuế.
• Các đơn vị đang sử dụng hóa đơn đặt in hoặc tự in theo các quy định cũ nhưng vẫn còn tồn kho và được phép tiếp tục sử dụng.

Đáng chú ý, ngay cả khi trong kỳ doanh nghiệp không phát sinh việc xuất hóa đơn, nghĩa vụ báo cáo vẫn phải được thực hiện với số lượng sử dụng ghi bằng không (=0).

"Hàng quý, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp."

Thời hạn nộp báo cáo: Những mốc thời gian "vàng" cần ghi nhớ

Việc chậm trễ trong khâu nộp báo cáo có thể dẫn đến những khoản phạt hành chính không đáng có theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019. Cụ thể, thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được quy định như sau:

1. Thời hạn nộp báo cáo theo quý

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được nộp theo quý, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn. Cụ thể:

• Quý I: Chậm nhất là ngày 30/04.
• Quý II: Chậm nhất là ngày 31/07.
• Quý III: Chậm nhất là ngày 31/10.
• Quý IV: Chậm nhất là ngày 31/01 của năm sau.

2. Các trường hợp đặc biệt

Trong các tình huống biến động về cấu trúc doanh nghiệp như chia, tách, sáp nhập, giải thể hoặc chuyển đổi sở hữu, doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.

Thành phần hồ sơ và phương thức nộp báo cáo

Để hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau:

• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ: Đi kèm với báo cáo để chi tiết hóa các số hóa đơn đã sử dụng, xóa bỏ hoặc mất, cháy, hỏng.
• Văn bản ủy quyền: Nếu người thực hiện thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty.

Hiện nay, hầu hết các Chi cục Thuế đều khuyến khích và áp dụng phương thức nộp báo cáo qua mạng thông qua các phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) hoặc cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Lưu ý quan trọng để tránh rủi ro pháp lý

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau để đảm bảo hồ sơ luôn hợp lệ:

1. Kiểm tra tính liên tục: Đảm bảo số tồn đầu kỳ của báo cáo hiện tại khớp với số tồn cuối kỳ của báo cáo trước đó.
2. Xử lý hóa đơn hỏng: Các hóa đơn viết sai, hỏng phải được gạch chéo và báo cáo đúng cột "Xóa bỏ" trong mẫu BC26/HĐG.
3. Trường hợp không phải báo cáo: Nếu kỳ trước đã sử dụng hết hóa đơn, số tồn bằng không và trong kỳ này không mua thêm, không sử dụng thì doanh nghiệp không phải nộp báo cáo.

Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn như Thông tư 78/2021/TT-BTC sẽ giúp Công ty TNHH hai thành viên trở lên vận hành trơn tru, tránh được các rủi ro về thuế và tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.