Trong hoạt động quản lý tài chính của doanh nghiệp, việc lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là một trong những nghĩa vụ thuế quan trọng và bắt buộc. Đặc biệt, trong bối cảnh năm 2019, khi lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đang được đẩy mạnh, các kế toán viên cần nắm vững các quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC để đảm bảo tính chính xác và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

1. Đối tượng và thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn năm 2019

Theo quy định hiện hành, hầu hết các doanh nghiệp đang hoạt động đều phải thực hiện nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý. Cụ thể, căn cứ vào Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC, thời hạn nộp báo cáo chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.

• Quý I: Chậm nhất là ngày 30/4.
• Quý II: Chậm nhất là ngày 30/7.
• Quý III: Chậm nhất là ngày 30/10.
• Quý IV: Chậm nhất là ngày 30/01 năm sau.

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc các doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế, cơ quan thuế có thể yêu cầu nộp báo cáo theo tháng. Việc tuân thủ thời hạn này là cực kỳ quan trọng, bởi chỉ cần chậm trễ một ngày, doanh nghiệp cũng có thể phải đối mặt với các mức xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật về thuế.

2. Hướng dẫn chi tiết cách lập mẫu báo cáo BC26/AC

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC) yêu cầu doanh nghiệp phải kê khai đầy đủ các thông tin về số lượng hóa đơn tồn đầu kỳ, số mua/phát hành trong kỳ, số đã sử dụng, xóa bỏ, mất hoặc hủy. Dưới đây là các bước cơ bản để hoàn thiện biểu mẫu này:

Bước 1: Xác định loại hóa đơn và ký hiệu

Doanh nghiệp cần phân loại rõ ràng các loại hóa đơn đang sử dụng như Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), Hóa đơn bán hàng, hoặc các loại chứng từ đặc thù khác. Mỗi loại hóa đơn sẽ có ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn riêng biệt cần được ghi chính xác vào cột (2), (3) và (4) của báo cáo.

Bước 2: Kê khai số lượng hóa đơn

Đây là phần quan trọng nhất của báo cáo. Kế toán cần đối soát kỹ lưỡng:

• Số tồn đầu kỳ: Lấy từ số tồn cuối kỳ của báo cáo quý trước.
• Số mua/phát hành trong kỳ: Các hóa đơn mới mua từ cơ quan thuế hoặc tự in/đặt in đã làm thông báo phát hành.
• Số đã sử dụng: Tổng số hóa đơn đã xuất cho khách hàng (không bao gồm các số bị xóa bỏ, mất, hủy).
• Số xóa bỏ, mất, hủy: Phải liệt kê chi tiết từng số hóa đơn cụ thể để cơ quan thuế dễ dàng kiểm soát.

"Người nộp thuế có trách nhiệm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn (tại báo cáo ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0))."

3. Lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Một điểm đáng lưu ý trong năm 2019 là sự ra đời của Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Theo đó, Chính phủ khuyến khích các doanh nghiệp sớm chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử trước thời hạn bắt buộc là ngày 01/11/2020.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ mà còn đơn giản hóa thủ tục báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp sẽ không phải nộp báo cáo BC26/AC định kỳ như đối với hóa đơn giấy, giúp giảm bớt gánh nặng thủ tục hành chính cho bộ phận kế toán.

4. Rủi ro và mức xử phạt khi vi phạm quy định về báo cáo hóa đơn

Nếu doanh nghiệp không nộp hoặc nộp chậm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, mức phạt có thể dao động từ nhắc nhở đến phạt tiền hàng triệu đồng, tùy thuộc vào số ngày chậm nộp. Ngoài ra, việc khai sai hoặc thiếu sót các thông tin trên báo cáo cũng dẫn đến những rắc rối khi quyết toán thuế sau này.

Vì vậy, các doanh nghiệp tư nhân cần thiết lập một quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, đảm bảo mọi hóa đơn đều được ghi chép và báo cáo đúng thời hạn. Trong giai đoạn chuyển tiếp này, việc cập nhật thường xuyên các văn bản pháp luật mới là chìa khóa để doanh nghiệp vận hành ổn định và tuân thủ đúng quy định của Nhà nước.