Tại sao công ty hợp danh vẫn phải lập bảng kê hóa đơn mua vào dù không phải nộp?

Trong bối cảnh cải cách thủ tục hành chính thuế, kể từ khi Thông tư 26/2015/TT-BTC có hiệu lực, các doanh nghiệp nói chung và công ty hợp danh nói riêng đã được giảm bớt gánh nặng khi không còn phải nộp bảng kê hóa đơn mua vào (mẫu 01-2/GTGT) kèm theo tờ khai thuế GTGT hàng tháng hoặc hàng quý.

Tuy nhiên, đây không phải là tấm vé để kế toán lơ là việc quản lý chứng từ. Thực tế, bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào vẫn đóng vai trò là "xương sống" trong hệ thống sổ sách kế toán. Nó giúp doanh nghiệp tự kiểm soát số thuế được khấu trừ, đối chiếu công nợ và đặc biệt là tài liệu bắt buộc phải xuất trình khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế theo quy định tại Thông tư 156/2013/TT-BTC.

Cấu trúc chi tiết của bảng kê hóa đơn mua vào năm 2019

Một bảng kê chuẩn chỉnh cần phân loại rõ ràng các nhóm hàng hóa, dịch vụ để đảm bảo tính chính xác khi lên tờ khai 01/GTGT. Cụ thể, bảng kê thường được chia thành 5 nhóm chính:

• Nhóm 1: Hàng hóa, dịch vụ dùng riêng cho sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT và đủ điều kiện khấu trừ.
• Nhóm 2: Hàng hóa, dịch vụ không đủ điều kiện khấu trừ (ví dụ: hóa đơn không mang tên, mã số thuế công ty hoặc vượt định mức quy định).
• Nhóm 3: Hàng hóa, dịch vụ dùng chung cho sản xuất kinh doanh chịu thuế và không chịu thuế.
• Nhóm 4: Hàng hóa, dịch vụ dùng cho dự án đầu tư đủ điều kiện hoàn thuế.
• Nhóm 5: Hàng hóa, dịch vụ không phải tổng hợp trên tờ khai (như các hóa đơn không chịu thuế GTGT).

Mẫu bảng kê hóa đơn, chứng từ mua vào (Tham khảo)

Dưới đây là mẫu bảng kê chi tiết mà các công ty hợp danh nên áp dụng để quản lý nội bộ:

Lời khuyên cho kế toán công ty hợp danh

Để tránh những rủi ro pháp lý không đáng có, kế toán cần lưu ý:

1. Kiểm tra tính hợp lệ: Luôn đối chiếu thông tin trên hóa đơn với giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty hợp danh.
2. Thời điểm kê khai: Theo Thông tư 119/2014/TT-BTC, hóa đơn đầu vào bị bỏ sót vẫn được kê khai bổ sung vào kỳ phát hiện sai sót trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra.
3. Lưu trữ điện tử: Năm 2019 là giai đoạn chuyển giao sang hóa đơn điện tử, hãy đảm bảo lưu trữ cả file XML và bản PDF để đối chiếu dễ dàng.

Việc duy trì bảng kê hóa đơn mua vào một cách khoa học không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch về tài chính mà còn là bằng chứng thép bảo vệ quyền lợi khấu trừ thuế của công ty trước các đợt thanh tra.