Trong hoạt động kinh doanh, việc tặng quà, khuyến mại cho khách hàng là chiến lược phổ biến để tăng doanh số. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty TNHH, vẫn lúng túng trong việc lập hóa đơn hàng khuyến mại. Sai sót trong khâu này không chỉ dẫn đến rủi ro bị xử phạt hành chính mà còn có thể khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế giá trị gia tăng (GTGT) một cách đáng tiếc.

Quy định bắt buộc về lập hóa đơn đối với hàng hóa khuyến mại

Nhiều kế toán vẫn lầm tưởng rằng hàng tặng không thu tiền thì không cần xuất hóa đơn. Đây là một quan niệm sai lầm nghiêm trọng. Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn để giao cho người mua.

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ...)

Như vậy, dù là hàng mẫu hay quà tặng không thu tiền, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử theo đúng định dạng chuẩn của cơ quan thuế.

Điều kiện để áp dụng giá tính thuế bằng không (0)

Một trong những ưu đãi lớn nhất đối với hàng khuyến mại là về thuế GTGT. Căn cứ theo khoản 5 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC, đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại theo đúng quy định của pháp luật về thương mại, giá tính thuế được xác định bằng không (0).

Tuy nhiên, để được hưởng mức thuế suất này, doanh nghiệp phải đảm bảo hai nguyên tắc "vàng":

• Thứ nhất: Chương trình khuyến mại phải được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục quy định tại Nghị định 81/2018/NĐ-CP. Cụ thể là phải thực hiện thông báo hoặc đăng ký với Sở Công thương theo quy định tại Điều 17 Nghị định 81/2018/NĐ-CP.
• Thứ hai: Trên hóa đơn phải ghi rõ tên, số lượng hàng hóa và dòng chữ "Hàng khuyến mại không thu tiền" với giá tính thuế bằng 0.

Hệ lụy khi không tuân thủ thủ tục thương mại

Đây là "cái bẫy" mà nhiều doanh nghiệp mắc phải. Nếu doanh nghiệp thực hiện khuyến mại nhưng không thông báo với Sở Công thương (trừ các trường hợp được miễn thông báo theo quy định), thì số hàng hóa đó sẽ bị coi là hàng biếu, tặng hoặc tiêu dùng nội bộ.

Khi đó, doanh nghiệp sẽ không được áp dụng giá tính thuế bằng 0 mà phải kê khai, tính nộp thuế GTGT như hàng hóa bán ra thông thường. Việc này dẫn đến gánh nặng tài chính bất ngờ khi cơ quan thuế thực hiện thanh kiểm tra và truy thu thuế kèm theo tiền chậm nộp.

Lời khuyên cho doanh nghiệp: Trước khi triển khai bất kỳ chương trình tặng quà hay giảm giá nào, hãy rà soát kỹ các quy định tại Nghị định 81/2018/NĐ-CP để thực hiện thông báo đúng hạn. Đồng thời, bộ phận kế toán cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận kinh doanh để đảm bảo mọi hóa đơn xuất ra đều chuẩn chỉnh về mặt nội dung và thời điểm.