Trong hoạt động kinh doanh hàng ngày, không phải lúc nào người đại diện theo pháp luật (Giám đốc) cũng có mặt tại trụ sở để ký trực tiếp trên từng tờ hóa đơn xuất cho khách hàng. Vậy trong trường hợp này, ai là người được phép ký thay? Thủ tục ủy quyền cần những gì để đảm bảo tính pháp lý và tránh bị cơ quan thuế bác bỏ chi phí? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết dựa trên quy định pháp luật hiện hành năm 2019.

Giám đốc thực hiện ký văn bản ủy quyền cho nhân viên (ảnh minh họa)

1. Căn cứ pháp lý về việc ký thay trên hóa đơn

Theo quy định tại khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, tiêu thức "người bán hàng" trên hóa đơn được quy định như sau:

"Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán hàng ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn."

Như vậy, pháp luật cho phép Giám đốc ủy quyền cho nhân viên (thường là kế toán hoặc trưởng bộ phận) ký thay trên hóa đơn. Tuy nhiên, việc này phải đi kèm với văn bản ủy quyền hợp lệ và thực hiện đóng dấu treo của doanh nghiệp.

2. Điều kiện để việc ủy quyền ký hóa đơn có hiệu lực

Để hóa đơn có chữ ký của người được ủy quyền được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện sau:

• Về hình thức: Phải có Giấy ủy quyền hoặc Quyết định ủy quyền bằng văn bản do người đại diện theo pháp luật ký tên và đóng dấu.
• Về nội dung: Ghi rõ phạm vi ủy quyền (ký hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng), thời hạn ủy quyền và thông tin chi tiết của người được ủy quyền.
• Về cách đóng dấu: Người được ủy quyền ký tên vào tiêu thức "Người bán hàng", sau đó doanh nghiệp thực hiện đóng dấu treo (đấu đóng vào phía trên bên trái tờ hóa đơn).

3. Mẫu Giấy ủy quyền ký hóa đơn chuẩn năm 2019

Dưới đây là mẫu Giấy ủy quyền được xây dựng dựa trên các quy định của Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC:

4. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng giấy ủy quyền

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, việc ủy quyền này chỉ áp dụng cho tiêu thức "Người bán hàng". Đối với các tiêu thức khác như chữ ký của Giám đốc tại phần cuối hóa đơn (nếu có quy định riêng), cần tuân thủ nghiêm ngặt điều lệ công ty và quy định về quản lý con dấu.

Ngoài ra, theo Điều 16 Nghị định 51/2010/NĐ-CP, việc lập hóa đơn phải đảm bảo tính trung thực và đầy đủ các nội dung bắt buộc. Việc thiếu giấy ủy quyền khi có người ký thay có thể dẫn đến rủi ro hóa đơn bị coi là không hợp lệ, gây khó khăn trong việc quyết toán thuế sau này.

Hy vọng mẫu giấy ủy quyền và những phân tích trên sẽ giúp quý doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật trong năm 2019.