Trong bối cảnh nền kinh tế số đang phát triển mạnh mẽ, việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử không chỉ là xu thế mà còn là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật. Để tháo gỡ những vướng mắc cho doanh nghiệp trong giai đoạn đầu triển khai Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Tổng cục Thuế đã có những hướng dẫn cụ thể về lộ trình và phương thức thực hiện.

Giai đoạn chuyển tiếp: Doanh nghiệp được dùng song song nhiều loại hóa đơn?

Một trong những vấn đề được cộng đồng doanh nghiệp quan tâm nhất hiện nay chính là thời hạn bắt buộc và việc sử dụng các loại hóa đơn cũ. Theo hướng dẫn từ cơ quan thuế, lộ trình được xác định rõ ràng như sau:

• Trước ngày 31/10/2020: Đây là khoảng thời gian chuyển tiếp quan trọng. Các doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng và phát hành hóa đơn điện tử trước đó vẫn được tiếp tục sử dụng bình thường.
• Đa dạng hình thức hóa đơn: Trong giai đoạn này, doanh nghiệp có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau như hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in hoặc hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, điều kiện bắt buộc là phải thực hiện thông báo phát hành cho từng hình thức hóa đơn theo đúng quy định hiện hành.

Việc cho phép sử dụng song song này nhằm giúp doanh nghiệp có đủ thời gian để chuẩn bị hạ tầng công nghệ thông tin, đào tạo nhân sự và tiêu thụ hết lượng hóa đơn giấy đã đặt in trước đó, tránh gây lãng phí nguồn lực.

Quy định bắt buộc về hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch

Khi chính thức triển khai hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, các đơn vị kinh doanh cần lưu ý những điểm mới mang tính đột phá:

1. Không phân biệt giá trị giao dịch

Khác với một số quy định trước đây, hướng dẫn mới nhấn mạnh doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua đối với tất cả các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Quy định này áp dụng cho mọi lần bán hàng, không phân biệt giá trị từng lần lớn hay nhỏ.

2. Hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế

Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp và mức độ rủi ro về thuế, doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Việc phân loại này giúp cơ quan quản lý kiểm soát chặt chẽ hơn các giao dịch kinh tế, đồng thời tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp có ý thức chấp hành tốt pháp luật thuế.

Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định: "Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Nghị định này, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ."

Chờ đợi Thông tư hướng dẫn chi tiết từ Bộ Tài chính

Mặc dù Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã có hiệu lực, nhưng để triển khai đồng bộ và chi tiết trên phạm vi cả nước, Tổng cục Thuế cho biết Bộ Tài chính đang tích cực nghiên cứu để ban hành Thông tư hướng dẫn thực hiện. Thông tư này dự kiến sẽ quy định chi tiết về định dạng dữ liệu, quy trình đăng ký, sử dụng và các trường hợp đặc thù khác.

Lời khuyên cho doanh nghiệp: Trong thời gian chờ đợi Thông tư hướng dẫn chính thức, các doanh nghiệp nên chủ động tìm hiểu các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, rà soát lại hệ thống kế toán và chuẩn bị sẵn sàng các điều kiện cần thiết để việc chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, tránh dồn ứ vào thời điểm sát hạn chót 01/11/2020.

Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp minh bạch hóa hoạt động tài chính mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn, bảo quản và vận chuyển hóa đơn, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh trong thời đại công nghệ số.