Các tổ chức phi chính phủ nước ngoài (iNGO) khi hoạt động tại Việt Nam luôn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về đăng ký và quản lý hoạt động. Một trong những thủ tục hành chính quan trọng nhất quyết định sự hiện diện hợp pháp liên tục của tổ chức chính là gia hạn Giấy đăng ký hoạt động. Kể từ khi Thông tư 13/2025/TT-BNG chính thức có hiệu lực thi hành, thẩm quyền và quy trình thực hiện thủ tục này đã có những thay đổi mang tính phân cấp mạnh mẽ mà các tổ chức cần đặc biệt lưu ý để tránh rủi ro bị gián đoạn hoạt động.

Phân cấp thẩm quyền mới: Cục Ngoại vụ và Ngoại giao văn hóa trực tiếp thực hiện

Trước đây, các thủ tục liên quan đến Giấy đăng ký hoạt động của tổ chức phi chính phủ nước ngoài thường do các cơ quan cấp Bộ trực tiếp xử lý. Tuy nhiên, căn cứ theo quy định tại Điều 2 Thông tư 13/2025/TT-BNG, Bộ Ngoại giao đã thực hiện phân cấp toàn diện thẩm quyền này.

Theo đó, việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung, cấp lại, đình chỉ, chấm dứt hoạt động và thu hồi Giấy đăng ký hoạt động cũng như Giấy đăng ký lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam của các tổ chức phi chính phủ nước ngoài hiện nay do Cục Ngoại vụ và Ngoại giao văn hóa trực tiếp thực hiện. Cục Ngoại vụ và Ngoại giao văn hóa chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Bộ Ngoại giao về kết quả thực hiện nhiệm vụ được phân cấp này, đồng thời không được phân cấp tiếp cho cơ quan cấp dưới.

Sự thay đổi này giúp tinh gọn quy trình hành chính, tạo điều kiện cho việc thẩm định hồ sơ được diễn ra nhanh chóng, chuyên nghiệp và sát với thực tế hoạt động của các tổ chức tại từng địa phương hơn.

Cột mốc 60 ngày: Thời hạn "sống còn" để nộp hồ sơ gia hạn

Một trong những quy định nghiêm ngặt nhất mà các tổ chức phi chính phủ nước ngoài thường xuyên gặp sơ suất là thời điểm nộp hồ sơ gia hạn. Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 13/2025/TT-BNG, hồ sơ đề nghị gia hạn phải được nộp đến Ủy ban Công tác về các tổ chức phi chính phủ nước ngoài trước thời điểm Giấy đăng ký hoạt động hết hạn ít nhất 60 ngày.

Việc chậm trễ dù chỉ một ngày so với thời hạn 60 ngày nêu trên có thể dẫn đến việc hồ sơ không được tiếp nhận hoặc tổ chức buộc phải thực hiện lại thủ tục cấp mới từ đầu. Điều này không chỉ làm phát sinh thêm nhiều chi phí, thời gian mà còn trực tiếp ảnh hưởng đến tính pháp lý của các dự án, chương trình viện trợ nhân đạo đang trong quá trình triển khai tại Việt Nam.

Thành phần hồ sơ gia hạn Giấy đăng ký hoạt động gồm những gì?

Để đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận và xử lý thuận lợi, tổ chức phi chính phủ nước ngoài cần chuẩn bị đầy đủ 01 bộ hồ sơ đề nghị gia hạn nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến. Các văn bản bắt buộc bao gồm:

• Đơn đề nghị gia hạn Giấy đăng ký hoạt động: Thực hiện theo Mẫu số 03a quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 13/2025/TT-BNG.
• Bản chính Giấy đăng ký hoạt động: Tổ chức phải nộp lại bản chính đang sử dụng để cơ quan thẩm quyền thu hồi và cấp giấy mới sau khi gia hạn thành công.
• Báo cáo tóm tắt hoạt động và kế hoạch tương lai: Báo cáo chi tiết về các hoạt động đã triển khai tại Việt Nam trong 03 năm gần nhất, đồng thời xây dựng kế hoạch hoạt động cụ thể dự kiến sẽ triển khai trong 03 năm tiếp theo.

Lưu ý đặc biệt về ngôn ngữ và chứng thực: Theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 13/2025/TT-BNG, các văn bản bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ phải kèm theo bản dịch tiếng Việt và được chứng thực theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam.

Quy trình liên ngành thẩm định hồ sơ gia hạn

Quy trình gia hạn Giấy đăng ký hoạt động không chỉ do một cơ quan đơn lẻ quyết định mà có sự phối hợp chặt chẽ của nhiều bộ, ngành liên quan nhằm đảm bảo an ninh, trật tự và hiệu quả viện trợ. Trình tự thực hiện được áp dụng theo quy định tại Điều 3 Thông tư 13/2025/TT-BNG:

1. Kiểm tra hồ sơ (02 ngày làm việc): Ủy ban Công tác về các tổ chức phi chính phủ nước ngoài kiểm tra thành phần hồ sơ và yêu cầu bổ sung nếu cần thiết.
2. Lấy ý kiến liên ngành (02 ngày làm việc): Sau khi nhận đủ hồ sơ, Ủy ban gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ Công an, Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, bộ quản lý chuyên ngành và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi tổ chức hoạt động.
3. Trả lời ý kiến (10 ngày làm việc): Các cơ quan được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản về tính phù hợp và an ninh của tổ chức.
4. Chuyển hồ sơ thẩm định (02 ngày làm việc): Ủy ban tổng hợp ý kiến và chuyển toàn bộ hồ sơ sang Cục Ngoại vụ và Ngoại giao văn hóa.
5. Thẩm định và quyết định (10 ngày làm việc): Cục Ngoại vụ và Ngoại giao văn hóa tiến hành thẩm định sâu về tính hợp pháp, nhân thân người đại diện, hiệu quả kinh tế - xã hội và ra quyết định cấp gia hạn.
6. Trả kết quả (Tổng cộng không quá 30 ngày làm việc): Ủy ban Công tác chuyển Giấy đăng ký hoạt động đã được gia hạn đến tổ chức phi chính phủ nước ngoài.

Như vậy, tổng thời gian xử lý hồ sơ theo luật định là khoảng 30 ngày làm việc. Đây cũng chính là lý do vì sao pháp luật yêu cầu các tổ chức phải nộp hồ sơ trước ít nhất 60 ngày để đảm bảo có đủ thời gian dự phòng cho các bước thẩm định liên ngành phức tạp.

Khuyến nghị thiết thực cho các tổ chức phi chính phủ nước ngoài

Để quá trình gia hạn diễn ra suôn sẻ, các tổ chức phi chính phủ nước ngoài cần chủ động thực hiện các bước sau:

• Thiết lập hệ thống cảnh báo thời hạn: Ghi nhớ mốc thời gian hết hạn của Giấy đăng ký hoạt động và lên kế hoạch chuẩn bị hồ sơ trước ít nhất 03 đến 04 tháng.
• Chuẩn bị báo cáo 03 năm chất lượng: Số liệu trong báo cáo hoạt động 03 năm gần nhất phải chính xác, minh bạch và khớp với các báo cáo định kỳ đã nộp trước đó cho các cơ quan quản lý Việt Nam.
• Xây dựng kế hoạch 03 năm tiếp theo khả thi: Kế hoạch hoạt động mới cần bám sát định hướng phát triển kinh tế - xã hội của địa phương và các lĩnh vực ưu tiên viện trợ của Việt Nam theo quy định tại Nghị định 58/2022/NĐ-CP.
• Lưu ý thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự: Đối với các văn bản pháp lý từ nước ngoài (như quyết định bổ nhiệm người đại diện mới nếu có thay đổi), cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự sớm để tránh kéo dài thời gian chuẩn bị hồ sơ.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định về thời hạn và thành phần hồ sơ gia hạn theo Thông tư 13/2025/TT-BNG không chỉ thể hiện sự tôn trọng pháp luật nước sở tại mà còn là nền tảng vững chắc để các tổ chức phi chính phủ nước ngoài tiếp tục đồng hành, đóng góp hiệu quả vào công cuộc phát triển bền vững và an sinh xã hội tại Việt Nam.