Trong hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2019, việc quản lý và sử dụng hóa đơn là một trong những nghiệp vụ quan trọng nhất của kế toán. Đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc các đơn vị thuộc diện rủi ro cao về thuế, việc nắm vững cách lập Đơn đề nghị mua hóa đơn là điều bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

1. Căn cứ pháp lý và đối tượng phải mua hóa đơn từ cơ quan thuế

Tại thời điểm tháng 08/2019, các quy định về hóa đơn vẫn được điều chỉnh chủ yếu bởi Nghị định 51/2010/NĐ-CP và hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Theo quy định tại Điều 11 Thông tư 39/2014/TT-BTC, các đối tượng sau đây phải thực hiện mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành:

• Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh (bao gồm cả các chi nhánh của doanh nghiệp nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản có địa bàn tại các huyện có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn).
• Hộ, cá nhân kinh doanh.
• Doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % trên doanh thu.
• Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử lý vi phạm hành chính hoặc có rủi ro cao về thuế.

2. Mẫu Đơn đề nghị mua hóa đơn (Mẫu số 3.3)

Dưới đây là nội dung chi tiết của mẫu đơn đề nghị mua hóa đơn mà doanh nghiệp cần chuẩn bị:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ………, ngày……… tháng……… năm………

ĐƠN ĐỀ NGHỊ MUA HÓA ĐƠN Kính gửi: (Cơ quan thuế quản lý trực tiếp) ……………………………………………… I. Tổ chức, cá nhân đề nghị mua hóa đơn: 1. Tên tổ chức, cá nhân: ……………………………………………………………………………… 2. Mã số thuế: ……………………………………………………………………………………………… 3. Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………………………………………… 4. Số điện thoại liên hệ: ……………………………………………………………………………… 5. Người đại diện theo pháp luật: …………………………………………………………………… 6. Tên người mua hóa đơn: …………………………………………………………………………… Số CMND người đi mua: ……………………………………………………………………………… II. Số lượng hóa đơn, chứng từ đề nghị mua: Đề nghị cơ quan thuế bán hóa đơn, chứng từ theo số lượng và loại như sau: STT Loại hóa đơn Tồn đầu kỳ Số lượng mua kỳ trước Số lượng mua kỳ này 1 Hóa đơn bán hàng … … … Tôi xin cam kết quản lý và sử dụng hóa đơn đúng quy định của pháp luật. NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

Việc ký kết và đóng dấu trên đơn đề nghị mua hóa đơn phải được thực hiện bởi người đại diện theo pháp luật (ảnh minh họa)

3. Hướng dẫn chi tiết cách điền thông tin trong đơn

Để đơn đề nghị được cơ quan thuế chấp nhận nhanh chóng, kế toán cần lưu ý các điểm sau:

• Thông tin tổ chức: Phải ghi chính xác theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và đăng ký thuế.
• Vốn điều lệ: Ghi theo số vốn thực tế đã góp đủ tính đến thời điểm làm đơn.
• Số lượng lao động: Phải khớp với danh sách lao động đang đóng bảo hiểm xã hội hoặc hợp đồng lao động tại đơn vị.
• Người đi mua hóa đơn: Nếu không phải là người đại diện theo pháp luật thì phải có Giấy ủy quyền hợp lệ kèm theo chứng minh nhân dân/thẻ căn cước.

4. Hồ sơ kèm theo khi đi mua hóa đơn năm 2019

Căn cứ Điều 12 Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi đến mua hóa đơn lần đầu, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

1. Đơn đề nghị mua hóa đơn (02 bản).
2. Giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật (nếu ủy quyền cho nhân viên).
3. Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân của người trực tiếp đi mua (xuất trình bản chính).
4. Văn bản cam kết về địa điểm sản xuất, kinh doanh (đối với một số trường hợp đặc thù).

5. Lưu ý về lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử

Mặc dù trong năm 2019, nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng hóa đơn giấy mua từ cơ quan thuế, tuy nhiên theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, lộ trình bắt buộc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đang đến gần (hạn chót là ngày 01/11/2020). Do đó, các doanh nghiệp nên chủ động tìm hiểu và chuyển đổi sớm để tránh ùn tắc thủ tục vào giai đoạn cuối.

Việc mua hóa đơn từ cơ quan thuế trong giai đoạn này thường được giải quyết trong ngày nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Số lượng hóa đơn bán cho tổ chức, cá nhân lần đầu không quá 01 quyển (50 số) cho mỗi loại hóa đơn.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho quý doanh nghiệp trong việc thực hiện thủ tục mua hóa đơn tại cơ quan thuế vào năm 2019. Mọi thắc mắc về pháp luật thuế, quý khách vui lòng liên hệ để được tư vấn chi tiết.